Подавляющее большинство компаний — 80% — увеличили инвестиции в ПО ради повышения производительности (в 2024 году показатель составлял 66%), но 59% сотрудников говорят, что быть продуктивными им стало только сложнее (плюс 6% в сравнении с прошлым годом). Таковы результаты исследования «2025 Gray Work Report», проведенного компанией Quickbase: в нем приняли участие почти 2,2 тысяч специалистов из 10 отраслей.
По сути, Gray Work — это скрытая цена неэффективности. Этим термином авторы исследования характеризуют текущую ситуацию, когда вложения в софт не только не повышают эффективность, но и дают обратный эффект.
Стоимость Gray Work для бизнеса
53% респондентов только половину рабочей недели проводят за действительно значимой работой, остальное же время уходит на задачи, которые не ведут к важным результатам. А 59% сотрудников тратят более 11 часов в неделю на поиск нужной информации по системам и у коллег. Это почти 1,5 рабочих дня каждую неделю.
Из-за разрозненных систем, несовместимых инструментов и отсутствия гибкости в корпоративных решениях люди вынуждены выполнять множество задач вручную — перенос данных, «связывание» разных приложений между собой, поиск актуальной информации, дублирование работы и т.д.
Так, 73% респондентов отмечают, использование нескольких систем мешает делиться релевантной проектной информацией. А 75% говорят, что они не позволяют видеть свежие данные в едином месте.
Такая «серая работа» приводит к задержкам проектов, ошибкам в коммуникации и перерасходам бюджета — за последние 12 месяцев с таким опытом столкнулась половина участников исследования. Скрытая потеря производительности в пересчете на зарплатный фонд влечет для компаний многомиллионные расходы. Ну и риски других финансовых потерь из-за срыва сроков проекта или ошибок в расчетах из-за задержек или дублирования показателей.
Почему софт не повышает продуктивность
Парадоксально, но ПО становится источником дополнительной нагрузки, а не облегчает работу. Сотрудники тонут в море приложений, процессов и заполняемых форм. Технологии только усложняют их деятельность.
Почему так происходит:
Растет количества инструментов, данные рассредоточены, проекты дробятся.
Отсутствуют интеграции — системы не связаны, приходится вручную переносить информацию.
Бизнес-процессы автоматизированы частично — люди выполняют работу за софт.
Слишком жесткие инструменты — корпоративные решения «не подогнаны» под реальные рабочие процессы и потребности.
Основные трудности сотрудников при работе с корпоративными системами:
- Разрозненность данных — информацию, «разбросанную» по множеству систем, 42% отмечают как проблему №1.
- Слишком много ручных задач — приходится копировать, дублировать, сверять (35%).
- Данные хранятся и обрабатываются разобщенно — разные отделы работают каждый со своей информацией своими инструментами, без общей картины (27%).
- Трудности в обмене актуальной информацией в реальном времени (25%).
- Недостаточная гибкость приложений (23%).
В полевых условиях (строительстве, производстве и т.д.) добавляются и другие барьеры: устаревшие данные из бэк-офиса (47%), плохое интернет-соединение, сложный и долгий ввод данных, ошибки в сборе информации и проблемы с загрузкой файлов.
Искусственный интеллект и Gray Work
Авторы исследования отмечают, что во всех отраслях искусственный интеллект (ИИ) может быть ключом к повышению продуктивности, но без устранения проблем с интеграцией систем его потенциал будет ограничен.
В частности, 72% опрошенных полагают, что их организации увеличат бюджеты на ИИ (в 2024 — 51%). А 85% респондентов доверяют ИИ в улучшении рабочих процессов (рост с 59% в 2024). Однако подавляющее большинство — 89% — обеспокоены вопросами безопасности данных, приватности и комплаенса (в 2024 — 93%).
Доверие к возможности ИИ повысить продуктивность разнится в зависимости от отрасли, в которой работают специалисты: максимальный показатель (90%) в секторе финансовых услуг/страхования, наиболее низкий — в индустрии здравоохранения (78%).
Чтобы сократить зону Grey work авторы исследования советуют руководителям компаний опросить команды, чтобы выявить зоны рутинной ручной работы. Зафиксировать, где именно инструменты и процессы тормозят процессы. Затем провести аудит технологического стека и отказаться от избыточных или дублирующих систем, отдав приоритет программам, обеспечивающим совместимость. Ввести правила и стандарты: кто отвечает за выбор инструментов, как они внедряются, какие политики безопасности и обмена данными действуют. Не забывать периодически собирать обратную связь от пользователей ПО (системы должны им помогать, а не мешать). А уже затем внедрять ИИ — в тех областях, где он дает явные преимущества. Важно убедиться, что сотрудники понимают, как и зачем они могут (и как — не должны) его использовать, а не набрасывать ИИ поверх корпоративного хаоса.
Для компаний, стремящихся сократить Gray Work и повысить продуктивность, важно не просто внедрять ИИ, а системно подходить к интеграции инструментов и автоматизации процессов. Решения вроде SL Soft AI помогают объединять разрозненные системы и автоматизировать рутинные задачи, поддерживая сотрудников в их основной работе. Если вы ищете способ оптимизировать процессы без лишней нагрузки на команду, имеет смысл ознакомиться с подобными платформами.