Наверняка многие кадровики, бухгалтера, юристы очень часто сталкиваются с необходимостью одномоментного оформления большого количества договоров ГПХ при осуществлении сезонных или иных работ.
Я думаю, такое практикуется на многих предприятиях и ИП.
Толпы исполнителей, которых необходимо оформить в срочном порядке, жесткие лимиты рабочего времени.
Когда сам оказался в подобной ситуации, то с целью снижения нагрузки и оптимизации этих процессов создал в Ексель небольшой и не очень сложный файл, ссылка на скачивание которого размещена в конце статьи.
Файл я назвал просто: ГПХ.
Суть этого файла в том, что он позволяет в считанные минуты оформить человека по договору ГПХ, а также, сформировать и выпустить на печать все договора и акты выполненных работ по договорам ГПХ по окончании работ. При этом файлом предусматривается оформление договоров и актов по нескольким фирмам и (или) ИП.
Итак, вот как это все выглядит:
Перво наперво в файл на лист "Должности" нужно внести информацию по организациям и ИП, которые будут выступать в роли заказчиков по договорам ГПХ:
Для этого на листе сформирована Таблица3, представленная на картинке выше.
В первой графе этой таблицы вносим краткие названия фирм и ИП, в следующей графе - полные названия. В графе Адрес - указываем населенный пункт, в котором осуществляется деятельность, который в дальнейшем будет указан как место заключения договора ГПХ. В графе Реквизиты заполняем реквизиты компаний и ИП, которые также в дальнейшем будут выводится в договора ГПХ. Если вносим данные организации, а не ИП, то обязательно указываем в графе "в лице" данные о лице и документе основании, на котором действует от имени организации это лицо, в ИП это не обязательно, если договора и акты от лица заказчика будет подписывать сам ИП. Далее указываем фамилию и инициалы подписанта от имени заказчика. В следующей графе указываем должность подписанта от имени заказчика. В случае, если заказчик и подписант это одно лицо - ИП,- то указывать должность не нужно. Ну и последняя графа - это окончание для договора и акта - именуем - ый, или ая, или ое.
Так как договором ГПХ обычно предусматривается выполнение определенного вида работ( услуг) за оговоренную цену, то нам необходимо внести эту информацию в файл. Для чего на этом же листе правее расположена Таблица6:
В эту таблицу заносим виды работ, расценки и единицы измерения, за которые в дальнейшем осуществляется расчет.
С основными справочными данными мы можно сказать разобрались, теперь рассмотрим алгоритм внесения в файл данных работников(исполнителей).
Для этого в файле присутствует лист "Сотрудники".
На этом листе одна таблица, в нее мы вносим персональные данные исполнителя, с которым заключается договор. При этом все графы обязательны для заполнения.
Всегда есть вероятность, что появятся исполнители с одинаковыми Фамилией и инициалами, поэтому при работе с файлом в дальнейшем этот момент нужно учитывать, чтобы не перепутать их. Я лично при возникновении такой ситуации, просто добавляю к первым буквам инициалов несколько последующих(то есть сокращенные имя и отчество).
После внесения данных исполнителя, переходим на лист "ГПХ"
На этом листе, помимо рабочей таблицы расположены еще и кнопки, каждой из которых назначен определенный макрос.
Кнопки макросов разного цвета. Красная кнопка с надписью "Редакт" отключает защиту листа, чтобы появилась возможность внесения данных в таблицу.
Зеленые кнопки позволяют сформировать Договор или Акт если перед их нажатием сделать активной ячейку в строке таблицы, которая будет содержать информацию для подстановки в документы.
Кнопки светло синего цвета по аналогии с зелеными позволяют сразу вывести на печать без предварительного просмотра Договор или Акт.
При этом печать идет на принтер, который последний раз использовался для печати. Я при этом активно использую эти кнопки как для непосредственной печати, так и для сохранения Договоров и Актов в PDF.
Аналогично работают кнопки светло синего цвета на листах Договор ГПХ и Акт ГПХ.
Кнопки с макросами работают только в случае, если макросы будут разрешены, если самостоятельно вы это сделать не знаете как, то можете выполнить действия, указанные на листе "ВАЖНО". Все должно получиться.
Личный опыт работы с договорами ГПХ позволил выработать определенный алгоритм.
При первом контакте с исполнителем, даю ему заполнить необходимые согласия на обработку персональных данных, затем после внесения данных Исполнителя в таблицу Сотрудники, перехожу на лист ГПХ, открываю его для редактирования, выбираю последнего внесенного сотрудника внизу выпадающего списка в графе "Фамилия И.О.", выбираю организацию по которой заключается договор, а также вид работ, для выполнения которых оформляется Исполнитель. После этого выпускаю договор на печать, причем в данный момент в 1 экземпляре. Затем возвращаюсь на лист Сотрудники и сортирую таблицу по графе "Фамилия И.О.", для упрощения последующей работы с файлом.
Заношу данные исполнителя в программу для учета кадров и заработной платы, далее здесь же регистрирую договор подряда, с присвоением ему номера и даты заключения, и формирую и отправляю ЕФС-1 с информацией о заключении договора ГПХ.
По выполнении работ (окончании договора), формирую в программе акт. Чаще всего это массовое мероприятие, поэтому актов обычно много. Долее формирую Отчет по договорам ГПХ. Копирую его, и вставляю в новый лист файла ГПХ. Обрабатываю его с помощью макроса который называется "ОтчетГПХ", и вызывается из раздела меню Разработчик, либо комбинацией клавиш "Ctrl"+"f" :
Далее сортирую по алфавиту, копирую, и вставляю на лист ГПХ в ячейку под графой "Фамилия И.О.", таблица автоматически увеличивается строками с заполненными данными для договоров и актов, и я последовательно вывожу на печать акты и договора в 2-х экземплярах. На печать договоров и актов обслуживаемых 5 фирм(ИП) в количестве нескольких десятков штук уходит не более 15 минут рабочего времени. Ну и соответственно если договор прекращается формирую и отправляю сведения по форме ЕФС-1.
На этом пока прощаюсь. Файл "ГПХ" - ссылка для скачивания.
Спасибо за прочтение и всего хорошего Вам.
P.s.
Мои контакты
телефон, WhatsApp: +79220043175
e-mail: agroapgreid@yandex.ru
