Для IT-отделов: как автоматизировать учет компьютерного оборудования

Учет компьютерной техники — зачастую большая проблема для IT-отдела. Разрозненные Excel-таблицы, потерянные серийные номера, несоответствие данных «по бумагам» и в бухгалтерии — все это следствие отсутствия системы. Выход есть: специализированное ПО для инвентаризации решает эти проблемы за счет автоматизации учета компьютеров и интеграции с «1С». Как именно — расскажем в этом материале.

Почему компьютеры и ноутбуки в компаниях вечно теряются

IT-оборудование не пропадает само по себе — его теряют из-за хаотичного учета. Проблема кроется не в кражах, а в неотлаженных бизнес-процессах. Без автоматизированной системы, которая объединяет всю информацию об активах в единой базе, техника буквально «растворяется» в офисном пространстве. Основные причины потерь:

1. Разрозненные данные вместо единой системы. IT-отдел, административно-хозяйственная служба и бухгалтерия ведут параллельный учет компьютеров в разных Excel-файлах или даже бумажных журналах. В результате информация быстро устаревает, перемещения техники не отслеживаются, а смена материально ответственных лиц (МОЛ) остается незадокументированной.
2. «Временные» перемещения без фиксации. Сотрудники берут мониторы «на тестирование», ноутбуки — «для презентации» или комплектующие — «на замену». Как правило, такие операции не отражаются в системе. Во время инвентаризации выясняется, что устройство числится за IT-отделом, а фактически используется в другом подразделении.
3. «Мертвые души» в реестре активов. В учетной системе остаются компьютеры, которые уже списаны, но физически есть в офисе; переданы новым сотрудникам без обновления данных; брошены после увольнения персонала. Это создает путаницу в фонде оборудования и мешает планировать IT-бюджет.
4. Ошибки ручного ввода данных. Опечатки в серийных номерах, некорректные даты списания, привязка к неактуальным материально ответственным лицам. В итоге техника есть физически, но не отражается в учете. Бухгалтерия не может корректно начислять амортизацию, а руководство — принимать решения по обновлению парка оборудования.

Как видим, проблема «исчезновения» техники — следствие бессистемного учета и отсутствия синхронизации между отделами.

Как программа для инвентаризации компьютеров DM.Invent помогает сохранить контроль над оборудованием в IT-отделе

Представьте типичный IT-отдел: десятки, а то и сотни компьютеров, мониторов, ноутбуков, принтеров и другой техники. Поддерживать порядок во всем этом поможет наша программа для инвентаризации основных фондов — DM.Invent. Это мобильное приложение для Android-устройств (работает на смартфонах, планшетах, терминалах сбора данных) из линейки программного обеспечения DataMobile. ПО помогает автоматизировать учет имущества компаний, легко интегрируется с «1С», что позволяет синхронизировать работу IT-отдела, бухгалтерии и АХО.

Сначала всю технику маркируют: на каждое устройство наносят стикер с уникальным штрих-кодом. В нем «зашита» информация об объекте — серийный и инвентарный номер, наименование, срок эксплуатации. Этикетки с кодами создают прямо в интерфейсе мобильного приложения по готовым шаблонам.

Инвентаризация проводится быстро и без бумажной волокиты. Все, что нужно, — смартфон, планшет или терминал сбора данных на Android с установленным приложением DM.Invent. Когда сотрудник сканирует штрих-код с оборудования, сведения автоматически подтягиваются из учетной системы и программа сразу показывает, где оно должно находиться, кто за него отвечает, есть ли расхождения с учетной базой. При желании можно сразу сменить материально ответственное лицо, указать новое местоположение, оставить комментарий или прикрепить фото.

Как выглядит приложение DM.Invent

После инвентаризации данные передаются в «1С»: факты списания, перемещения и другие изменения вносятся в базу автоматически. Больше не нужно переписывать ничего вручную или сводить итоги в Excel-таблицах — все работает быстро и без ошибок. DM.Invent позволяет взять под контроль учет имущества в компании, сэкономить время на инвентаризацию и получить полную прозрачность данных по основным фондам.

5 причин выбрать DM.Invent для инвентаризации и учета IT-техники

DM.Invent — специализированная программа для инвентаризации основных средств предприятий. С ней учет имущества становится быстрым и точным. Наше решение подходит для разных сфер: от коммерческих организаций до государственных учреждений. Программа легко адаптируется под учет компьютеров, оргтехники, периферии, а также нестандартных объектов — от серверных стоек до комплектующих. Вот 5 причин, по которым компании выбирают наше ПО для автоматизации учета техники в организации:

1. Быстрая инвентаризация без бумажной волокиты. Можно проводить проверку оборудования в любой момент, не дожидаясь полной «ревизии». Имея смартфон или планшет на Android с установленным программным обеспечением DM.Invent, сотрудник легко может проверить наличие техники. Результаты выгружают в «1С».
2. Учет по серийным номерам. С DM.Invent учет имущества ведут на основе точных данных. Каждое устройство, будь то ноутбук или маршрутизатор — идентифицируют не только по инвентарному, но и по серийному номеру. Это важно для техобслуживания и ремонта.
3. Простая настройка приложения. Чтобы начать работу, не нужно обращаться к программистам. Все параметры учета можно задать самостоятельно прямо в интерфейсе.
4. Интеграция с учетными системами. Программное обеспечение без драйверов подключается к конфигурациям «1С». Интеграция с учетной системой позволяет моментально синхронизировать данные об оборудовании между IT-отделом, бухгалтерией и административно-хозяйственной службой.
5. Бесплатная техническая поддержка пользователей и регулярные обновления программного обеспечения.

Благодаря DM.Invent компании получают прозрачный контроль жизненного цикла техники — от ввода в эксплуатацию до списания. Наша программа для инвентаризации помогает отслеживать перемещения оборудования, учитывать комплектующие и своевременно обновлять данные для расчета амортизации. Это особенно актуально для организаций с развитой IT-инфраструктурой, распределенными сетями и сложной системой техобеспечения.

Как купить DM.Invent и начать работу с нашим ПО для инвентаризации и учета

Чтобы внедрить автоматизацию учета оборудования, достаточно установить мобильное приложение DM.Invent на Android-устройство и выбрать подходящий вариант лицензии. Скачать программу можно с нашего сайта или в RuStore. После установки откроется бесплатный демо-режим — можно познакомиться с интерфейсом и логикой работы программного обеспечения.

Мы предлагаем гибкую модель ценообразования, которая подойдет как для небольших организаций, так и для крупных компаний с распределенными сетями. Варианты лицензий:

1. Подписка в облачном сервисе DMcloud. Лицензия оплачивается на 1, 6 или 12 месяцев. Включает регулярные обновления. Предусматривает возможность переноса лицензии с одного устройства на другое.
2. Бессрочная LifeTime-лицензия. Подходит для тех, кто предпочитает один раз купить программу для учета оборудования и использовать ее без ограничений по времени. Привязывается к одному устройству.
3. Бесплатная пробная лицензия. Подходит для тестирования функций ПО без ограничений демо-режима, позволяет оценить работу софта в реальных условиях перед покупкой. Действует в течение 14 дней.

Активация лицензии происходит в личном кабинете DMcloud. Там также отслеживают активные подключения и контролируют использование программы. Управление лицензиями через DMcloud не требует установки дополнительного ПО — достаточно доступа к интернет-сети и браузера.

С приложением DM.Invent из линейки DataMobile компании перестают терять технику. Учет имущества и контроль над перемещениями доступны даже в сложных инфраструктурах и распределенных сетях. С нашим продуктом вы получаете учет по серийным номерам и местам хранения, интеграцию с «1С» без драйверов, бесплатную техническую поддержку и регулярные обновления софта.

Можно начать работу в ПО DM.Invent в демо-режиме или сразу протестировать возможности софта в реальных условиях с бесплатной облачной лицензией.

Подпишитесь на канал, здесь мы рассказываем об автоматизации бизнес-процессов, публикуем примеры внедрения и даем полезные инструкции. В следующей статье расскажем, как мобильные RFID-считыватели и ПО DataMobile меняют подход к складскому учету.