тз для поставщика: как задать правила игры и пройти приемку на фулфилменте без штрафов
Вы сталкивались с ситуацией, когда поставка подходит к слоту, а приемка на фулфилмент стопорится из-за мелочей в упаковке или маркировке? Часто корень проблемы один — слабое тз для поставщика. В нём не прописали допуски по габаритам упаковки, не зафиксировали требования к качеству, не задали формат фотоотчета. В итоге растет процент брака, летят штрафы, горят сроки. Давайте разбираться, как составить понятное и рабочее ТЗ, чтобы товар принимали с первого раза.
Мы в БН-Логистик видим это каждый день: где есть четкие правила и чек-лист, там нет пересорта и хаоса. Ниже — готовая инструкция, с которой удобно работать и новичку, и производителю из региона, и тем, кто везет партии из Китая.
Этапы подготовки тз для поставщика
1. Зафиксируйте цель: поставка без доработок на складе и ноль спорных моментов. Это и станет измеримым результатом ТЗ.
2. Опишите товар: назначение, материалы, цветовые коды, размеры и вес. Добавьте допуски, чтобы не спорить о миллиметрах.
3. Установите требования к качеству: что считается браком, допустимый процент брака на партию, как отбраковывать на месте.
4. Пропишите упаковку: тип потребительской и транспортной, габариты упаковки, плотность пакета или коробки, усиление углов, пломбы.
5. Уточните маркировку: какой штрихкод, где клеить, размер наклейки, контраст, дубли на каждой единице и на коробе.
6. Добавьте фотоэталон: 3-5 ракурсов готового изделия и упаковки. Это снимает 80 процентов споров.
7. Определите отчеты: формат фотоотчета, видео распаковки выборки, замеры, акт внутренней приемки у поставщика.
8. Назначьте контрольные точки: дата готовности, дата инспекции, дата отгрузки, отправка документов.
Структура технического задания на товар
Что должно быть в документе, чтобы поставщик понял вас без созвона.
1. Паспорт позиции: артикул, наименование, SKU производителя, состав, размерная сетка или габариты.
2. Требования к качеству: отсутствие запаха, пятен, кривых швов, люфта в креплениях. Сразу перечислите критерии брака.
3. Процент брака: порог на партию и правило действий при его превышении — пересбор, доработка, замена.
4. Упаковка: материал, толщина, схема вложения, фиксация, проверка на сдавливание, тест на падение с рабочей высоты.
5. Габариты упаковки: минимальные и максимальные, чтобы уложиться в лимиты склада маркетплейса и тарификации.
6. Маркировка: тип штрихкода маркетплейса, размер, место, требование не перекрывать швы, пупырку или скотч.
7. Транспортные короба: единица отгрузки, количество штук в коробе, паллетизация при крупной партии, схема укладки.
8. Документы: инвойс или накладная, упаковочный лист, сертификация при необходимости, акт внутренней приемки у поставщика.
9. Фото и видеоотчет: чек-лист кадров — общий вид, маркировка крупно, вес на весах, линейка на габаритах, контроль вскрытия.
10. Обратная связь: контакт лица для уточнений, дедлайны на ответы, способ связи — обычно чат.
Как сделать проверку товара из китая перед отправкой
Зачем это нужно? Потому что исправлять на складе фулфила дороже и дольше, а иногда физически невозможно. Предварительная инспекция вшита в ТЗ — и снимает риски до погрузки.
1. Тип проверки: pre-production, mid-production или pre-shipment. Для первых партий рекомендуем pre-shipment.
2. Объем выборки: правило AQL — на практике это выборка из коробов по таблице. Укажите уровень и дефекты критичности.
3. Контрольный лист: под каждую позицию — чек-лист с критериями качества, размерами, укомплектованностью и фотоэталоном.
4. Измерения: линейка на фото, вес на весах, проверка габаритов упаковки и соответствия допускам.
5. Тест упаковки: встряхивание, падение с высоты стола, следы деформации. Если мнется — усилить.
6. Маркировка: читаемость штрихкода, отсутствие бликов, расположение по ТЗ, дубли на коробах.
7. Отчет: ссылка на фотоархив, короткое видео распаковки выборки, сводная таблица дефектов, процент брака.
Требования к упаковке и маркировке под приемку на фулфилмент
1. Потребительская упаковка: защищает товар и выглядит аккуратно. Никаких открытых степлеров и торчащих нитей.
2. Транспортная упаковка: короб выдерживает нагрузку, не продавливается в штабеле, проклеен по всем швам.
3. Габариты упаковки: заранее заложите лимиты хранения и тарификации вашего склада. Снимайте размер с упаковкой, а не с голого товара.
4. Маркировка: наклейку размещаем на ровной поверхности, не на сгибах. Клеим после финальной сборки, чтобы ее не порвать.
5. Читаемость: штрихкод должен сканироваться с первого раза. Глянец, пыль, пленка и скотч не закрывают код.
6. Единица учета: что сканируется на приемке — штука, набор, размерная группа. Это обязательно прописываем в ТЗ.
Документы и фотоотчеты, которые спасают от споров
1. Акт внутренней приемки у поставщика: выборка, найденные дефекты, решения по доработке.
2. Пак-лист по коробам: сколько единиц, артикулы, вес и габариты каждого короба.
3. Фотоархив: единица товара, маркировка, общий вид паллеты или коробов, пломбы, запечатанная коробка.
4. Эталонный образец: храним у себя и у поставщика. На него ссылаемся при споре.
Типовые ошибки и как их убрать регламентом
1. Размытые формулировки: слова вроде красиво, аккуратно. Заменяем на измеримые параметры и фотоэталоны.
2. Нет допусков: спор из-за 2-3 мм. Решение — прописать диапазон и правила измерений.
3. Маркировка клеится куда угодно: добавьте схему размещения и запреты — не на шов, не на пленку, не на ребро.
4. Пересорт в коробах: задайте схему комплектации и цветовые стикеры на размерные группы.
5. Отсутствует контроль: без фотоотчета любая претензия превращается в переписку на эмоциях. Включайте отчет в ТЗ.
Готовый чек-лист для быстрого старта
1. Паспорт позиции и допуски по размерам.
2. Требования к качеству и процент брака.
3. Габариты упаковки и тест на сдавливание.
4. Схема маркировки: тип кода, размер, место.
5. Пак-лист по коробам и единица учета.
6. Фотоэталон изделия и упаковки.
7. Формат фотоотчета, AQL и видео распаковки.
8. Контрольные даты и контакт для связи.
В БН-Логистик мы на этапе подготовки вместе с селлером проходим этот чек-лист, под конкретные требования маркетплейса и склада. Это экономит часы, а главное — сохраняет рейтинг карточки и нервы.
Итоги
Хорошо оформленное техническое задание на товар — это ваш страховочный трос. Пропишите измеримые требования к качеству, габариты упаковки и правила маркировки, заложите проверку товара из Китая и фотоотчет. Тогда приемка на фулфилмент пройдет спокойно, без доработок и штрафов. Если нужна независимая оценка вашего документа, мы можем подсветить узкие места и подсказать, что добавить в тз для поставщика.
Хотите, чтобы ваш документ прошел проверку на практике до первой поставки и мы подсказали, где поставят блок на приемке? Закажите бесплатный разбор ТЗ по чек-листу на https://bn-logistics.ru, а расчет стоимости работ для партии — на https://bn-logistics.ru/page2.
