Нужно ли платить НДФЛ с подотчетных средств, использованных работником в личных целях

Минфин разъяснил, нужно ли уплачивать НДФЛ с суммы представительских расходов, использованных работником в личных целях, не связанных с деятельностью организации-работодателя.

В письме от 14.08.2025 №03-03-06/1/79115 финансовое ведомство напомнило, что при определении налоговой базы по НДФЛ нужно учитывать все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п.1 ст.210 НК РФ).

Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателя, установлен в соответствии с п.6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У. Согласно данному порядку, работник – подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случае, если денежные средства, выданные организацией работнику, были использованы им в личных целях, а не по целевому назначению, то сумма таких денежных средств приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Следовательно, у работника, присвоившего подотчетные средства, возникает доход, подлежащий обложению НДФЛ.

Ранее Минфин признал, что на неизрасходованную работником в производственных целях часть подотчетных сумм также следует начислять и страховые взносы.

Судебный вердикт

• Когда с подотчетных средств нужно платить НДФЛ
• Когда на подотчетные суммы могут начислить НДФЛ и страховые взносы
• Когда вам не вернут деньги, потраченные на нужды компании

Если бухгалтерия - то в 1С, если бухгалтерские новости - то на БУХ.1С, если следить за новостями в телефоне - то в нашем Telegram-канале.

В материале использованы фото: GaudiLab / Shutterstock / Fotodom.