Изменения в законодательстве коснулись электронных форматов УПД, книг продаж и покупок. Новые требования затрагивают всех участников электронного документооборота. В новой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, что именно изменилось и как подготовиться к новым правилам.
Новый формат книги покупок и книги продаж
С 1 июля 2025 года ФНС России обновила форматы книги покупок и книги продаж. Для отчетности по НДС за 3 квартал налогоплательщики обязаны использовать книгу продаж формата 5.07 и книгу покупок формата 5.06. Формат книги продаж был впервые изменен с 1 января 2025 года из-за введения новых ставок НДС — 5% и 7%. В течение первого полугодия были внесены доработки.
Изменения в книге продаж
Книга продаж включает следующие разделы:
- стоимость товаров, работ, услуг с НДС;
- стоимость товаров, работ, услуг без НДС;
- сумма НДС.
В версии книги продаж формата 5.07 в строке «Всего» появились новые поля:
- стоимость продаж товаров без НДС по ставкам 5% и 7% — графы 15а и 15б;
- сумма НДС по ставкам 5% и 7% — графы 18а и 18б.
В предыдущем формате эти итоговые суммы отсутствовали. Графу 12 «Код валюты» можно оставлять пустой.
Аналогичные изменения коснулись дополнительного листа к книге продаж. Они введены Приказом ФНС России от 3 февраля 2025 года № ЕД-7-26/69@ и уже реализованы в программе 1С.
Изменения в книге покупок
В новом формате книги покупок 5.06 и дополнительном листе к ней налогоплательщики заметят лишь одно важное изменение. Так же, как и в книге продаж, графа 13 «Наименование и код валюты» стала необязательной. Остальные изменения носят технический характер.
Изменения в УПД и счете-фактуре с 1 августа 2025 года
Формат электронного УПД и счета-фактуры остается прежним — 5.03. Однако ФНС в письме от 30 июня 2025 года № ЕА-4-26/6254@ уточнила правила заполнения документа:
- с 1 августа 2025 года продавец не может писать в строке 5а «тот же», необходимо дублировать наименование УПД, его дату и номер;
- при реализации услуг графу 3 «Количество» можно оставлять пустой, а графа 4 «Цена» также не заполняется;
- для прослеживаемых товаров заполнение кода страны и регистрационного номера декларации не обязательно.
Формат 5.03 также получил технические изменения: расширены поля для банковских реквизитов и наименования региона. Поскольку с 3 квартала 2025 года налогоплательщики сдают книги покупок и продаж в новых форматах, важно убедиться, что программа 1С обновлена до актуальной версии.
Изменения в применении УПД с 1 января 2026 года
С 1 января 2026 года вступает в силу приказ ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@. Он отменяет электронные формы актов о передаче работ, услуг и товарных накладных. С этого момента единственным документом для электронного документооборота остается универсальный передаточный документ (УПД).
Приказ не отменяет использование товарных накладных и актов на бумажных носителях, но в электронном виде их передавать будет нельзя.
ФНС России опубликовала информацию на официальном сайте 19 августа и рекомендовала заранее подготовиться к изменениям. Чтобы перейти на электронный УПД, необходимо:
- уведомить поставщиков и клиентов об изменениях с 1 января 2026 года;
- проверить договоры и при необходимости заключить дополнительные соглашения для корректного электронного обмена документами.
Бизнес, работающий с маркированной продукцией, уже использует УПД в системе ЭДО. С 1 января 2026 года эта обязанность распространяется на всех участников электронного документооборота.
Электронный документооборот в 1С
Для работы с УПД и другими документами удобно использовать электронный документооборот. Сервис 1С-ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами прямо из программы 1С. Партнер получает уведомление о новом документе мгновенно. После подписания обеими сторонами документ автоматически архивируется.
Сервис снижает количество ошибок, проверяя заполнение всех граф и строк в накладных, УПД, актах и счетах-фактурах. Например, партнер не получит документ без даты или с некорректным ИНН. Содержание проверяется только на наличие — текст согласовывают стороны.
1С-ЭДО сокращает время на подготовку ответов на запросы налоговых органов. Налогоплательщик может быстро выгружать необходимые документы из программы 1С вместо ручного поиска и копирования.
Операторы ЭДО и банки также предлагают сервисы электронного обмена. Однако некоторые ЭДО банков совместимы не со всеми конфигурациями 1С и требуют дополнительной настройки, включая выгрузку и загрузку документов.
Сервисы распознавания документов
Для ускорения работы с документами и минимизации ошибок можно использовать сервисы 1С:РПД и Fasta. Они автоматически распознают первичные документы и создают электронный архив.
- 1С:РПД уже встроен в программу 1С и подходит для небольшого бизнеса.
- Fasta требует отдельной установки и больше подходит для компаний с большим документооборотом.
Вывод
Бизнес должен постоянно следить за развитием ИТ, обновлять программы, соблюдать актуальные требования законодательства и применять новые технологии для автоматизации процессов. Это помогает снизить ошибки, минимизировать риски, экономить ресурсы и избежать штрафов.