Современный бизнес сталкивается с необходимостью оптимизации всех процессов, и электронный документооборот (ЭДО) играет в этом ключевую роль. Однако, многие компании ограничиваются стандартным функционалом ЭДО, упуская возможности интеллектуального управления, которое может значительно повысить эффективность работы с документами.
В этой статье мы рассмотрим, как внедрение дополнительных параметров и функций в систему электронного документооборота может положительно повлиять на ваш бизнес.
📣 Почему стоит расширить функциональность электронного документооборота?
В большинстве случаев, при внедрении системы ЭДО предприятие получает базовый функционал: хранение электронных версий документов, согласование, контроль и реализация процессов. Это, безусловно, полезно, но не раскрывает весь потенциал современных систем. Представьте, что ваша система ЭДО может не просто хранить документы, но и активно участвовать в бизнес-процессах, минимизируя ручной труд и ускоряя выполнение задач. Это возможно благодаря интеллектуальному управлению бизнес-процессами.
"Современный рынок ИТ-решений все же может предложить разработки с уникальными опциями, которые оптимизируют бизнес-процессы посредством, в том числе интеллектуального управления."
📣 Интеллектуальное управление бизнес-процессами: что это и как работает?
Интеллектуальное управление бизнес-процессами предполагает автоматический запуск операций при минимальном участии пользователя. Система самостоятельно выполняет необходимые функции при наступлении определенного события, как внутри системы, так и за ее пределами. Это позволяет:
- Сократить трудозатраты:Автоматизация рутинных операций освобождает ресурсы для более важных задач.
- Повысить лояльность пользователей: Удобство и простота использования системы повышает удовлетворенность сотрудников.
- Ускорить выполнение операций:Автоматический запуск процессов сокращает время на обработку документов.
Пример от Dialogforce:
Вместо ручного поиска документов по базе, систему можно настроить на автоматический поиск с использованием штрихкодов или QR-кодов. Пользователь сканирует код, и система мгновенно поднимает карточку документа. Более того, после идентификации документа, Dialogforce может автоматически запустить связанный бизнес-процесс. Например, при сканировании входящего письма система автоматически направит его сотрудникам, ответственным за обработку.
Как это работает:
- Классификация документов:Определите типы документов и связанные с ними бизнес-процессы.
- Штрихкодирование: Защитите документы штрихкодами для последующего хранения в архиве и создания электронных версий.
- Поточный ввод: Используйте офисные сканеры для быстрого распознавания штрихкодов и категоризации документов.
Преимущества интеллектуального управления:
- Автоматизация рутинных операций: Например, автоматическая отправка уведомлений, создание задач, пересылка документов.
- Минимизация ошибок:Исключение человеческого фактора при выполнении операций.
- Ускорение бизнес-процессов:Сокращение времени на обработку документов и выполнение задач.
- Повышение прозрачности:Отслеживание статуса документов и бизнес-процессов в режиме реального времени.
Заключение
Внедрение расширенных возможностей электронного документооборота, включая интеллектуальное управление бизнес-процессами, – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. Автоматизация рутинных операций, повышение эффективности и сокращение затрат позволяют компаниям сосредоточиться на развитии и достижении новых высот.
Dialogforce предлагает современные и гибкие решения для электронного документооборота, которые помогут вам раскрыть весь потенциал вашего бизнеса.