Добро пожаловать во вторую главу нашего путеводителя! Если в первой главе мы заглянули за кулисы мира электронных таблиц, поняв их суть и эволюцию, то теперь пришло время засучить рукава и начать творить. Представьте, что вы вошли в цифровую мастерскую. Прежде чем приступить к работе над шедевром, вам нужно знать, как взять чистый холст (создать файл), как зафиксировать свои наброски (сохранить) и как вернуться к своим творениям (открыть). Эта глава — ваш первый практический урок по управлению файлами, который станет фундаментом для всех последующих навыков. Также если сложные задачи с Excel, которые невозможно решить стандартными средствами, это можно сделать с помощью нашей платформы CognitiveAI, у нас есть инструмент работы с эксель таблицами с помощью ИИ
2.1. Чистый Холст и Готовые Эскизы: Создание Новой Книги/Таблицы
Каждый великий проект начинается с первого шага, с чистого листа. В мире электронных таблиц таким "чистым листом" является новая книга (в Excel) или таблица (в Google Sheets). Иногда вам нужен абсолютно пустой холст, а иногда — готовый эскиз, который можно быстро адаптировать.
2.1.1. Создание Пустой Книги/Таблицы: Ваш Чистый Холст
Это самый распространённый сценарий. Вы хотите начать с нуля.
В Microsoft Excel:
- Запуск Excel: Откройте программу Microsoft Excel на своём компьютере.
- Экран Приветствия (Backstage View): При запуске Excel вы, как правило, попадаете на экран "Главная" (Home) или "Создать" (New) в так называемом "Представлении Backstage". Здесь вам предложат различные варианты.
- Выбор "Новой Пустой Книги": Найдите и выберите опцию "Новая книга" (Blank workbook) или "Пустая книга". Обычно это самая первая и заметная опция.
- Готово!: Перед вами появится свежий, чистый рабочий лист, готовый принять ваши данные. По умолчанию он, скорее всего, будет называться "Книга1" (Book1).
- Горячая Клавиша "Молниеносное Создание": Если Excel уже открыт и вы находитесь в активной книге, самый быстрый способ создать новую пустую книгу — нажать Ctrl + N. Это универсальная горячая клавиша для "New" (Новый) в большинстве программ.
В Google Sheets:
- Доступ к Google Sheets: Откройте ваш веб-браузер (Chrome, Firefox, Edge и т.д.).
- Перейдите по адресу:
- Самый простой способ: введите в адресной строке sheets.new и нажмите Enter. Это магическая ссылка, которая мгновенно создаст новую пустую таблицу!
- Через Google Drive: Зайдите на drive.google.com, войдите в свой аккаунт Google. В левом верхнем углу нажмите кнопку "+ Создать" (New), затем выберите "Google Таблицы" (Google Sheets) и далее "Пустая таблица" (Blank spreadsheet).
- Через домашнюю страницу Google Sheets: Зайдите на sheets.google.com. В верхней части страницы под заголовком "Начать новую таблицу" (Start a new spreadsheet) вы увидите большой квадрат с символом "+" (Пустой файл). Нажмите на него.
- Готово!: Перед вами откроется новая, нетронутая таблица в вашем браузере. Она будет иметь название "Таблица без названия" (Untitled spreadsheet) до тех пор, пока вы не переименуете её.
2.1.2. Создание из Шаблона: Ваш Стартовый Набор Инструментов
Иногда вам нужен не просто чистый холст, а холст с уже нанесенным контуром. Шаблоны — это заранее разработанные файлы, которые содержат форматирование, некоторые данные, формулы или даже макросы, предназначенные для конкретных целей. Это значительно экономит время, если ваша задача типовая.
В Microsoft Excel:
- Открытие Excel: Запустите Excel.
- Выбор Шаблона: На экране "Главная" (Home) или "Создать" (New) (в Представлении Backstage) вы увидите не только опцию "Пустая книга", но и множество шаблонов.
- Просмотр и Поиск:
- Рекомендуемые Шаблоны: Сверху обычно отображаются популярные шаблоны (например, "Бюджет", "Календарь", "Счет-фактура").
- Категории: Справа вы можете увидеть категории шаблонов (Бизнес, Личное, Планировщики и трекеры и т.д.).
- Поиск: Если вы ищете что-то конкретное, используйте строку поиска вверху. Например, введите "бюджет" или "инвентаризация". Excel предложит шаблоны из обширной онлайн-библиотеки Microsoft.
- Создание из Шаблона: Выберите понравившийся шаблон, щелкните по нему и нажмите кнопку "Создать" (Create). Excel загрузит шаблон и откроет его как новую книгу, готовую к вашим данным.
- Важно: Когда вы открываете шаблон, вы создаете копию этого шаблона. Оригинальный шаблон остаётся неизменным.
- Пример использования шаблона: Вам нужно составить личный бюджет. Вместо того, чтобы вручную рисовать таблицы, придумывать категории и формулы, вы выбираете шаблон "Личный бюджет". Он уже содержит столбцы для доходов, расходов, формулы для подсчета итогов, даже цветовое кодирование. Вам остаётся только ввести свои цифры.
В Google Sheets:
- Доступ к Google Sheets: Откройте sheets.google.com.
- Галерея Шаблонов: На домашней странице Google Sheets прокрутите немного вниз до раздела "Галерея шаблонов" (Template gallery). Нажмите на стрелку "Вправо" или "Все шаблоны" (More) в правом верхнем углу, чтобы открыть полную галерею.
- Просмотр и Выбор: Google предлагает множество шаблонов, разделённых по категориям (Личное, Работа, Управление проектами и т.д.). Вы можете просмотреть их и выбрать подходящий.
- Создание из Шаблона: Щелкните по выбранному шаблону. Google Sheets немедленно откроет его как новую таблицу в вашем браузере.
- Важно: В Google Sheets, как и в Excel, при открытии шаблона создаётся копия, а не сам шаблон.
- Пример использования шаблона: Ваша команда начинает новый проект и вам нужен трекер задач. Вместо того, чтобы с нуля создавать колонки "Задача", "Ответственный", "Статус", "Срок", вы выбираете шаблон "Трекер проекта". Он уже настроен, и вы можете сразу начать вводить информацию.
Совет "Мудрого Архитектора": Используйте шаблоны для экономии времени и обеспечения профессионального вида. Но будьте готовы адаптировать их под свои нужды, так как они редко бывают идеальными.
2.2. Фиксация Творения: Сохранение Файлов
После того как вы начали создавать свою цифровую вселенную, крайне важно её сохранить. Помните: незакрытый файл – это неоконченная работа, которая может быть потеряна. Процесс сохранения различается для локального Excel и облачных Google Sheets.
2.2.1. Сохранение в Excel: Выбор Формата и Места
Excel — это локальное приложение (хотя есть и онлайн-версия, которая работает как Google Sheets). Это означает, что вы управляете местом хранения файла на вашем компьютере или сетевом диске.
- Первое Сохранение ("Сохранить как"):
- Когда вы создаете новую книгу и впервые её сохраняете, или когда вы хотите сохранить существующую книгу под новым именем/в новом месте/в новом формате, вы используете команду "Сохранить как" (Save As).
- Путь: Перейдите в меню "Файл" (File) и выберите "Сохранить как" (Save As).
- Место: Выберите, куда вы хотите сохранить файл: "Этот компьютер" (This PC), OneDrive (облачное хранилище Microsoft), или "Обзор" (Browse) для выбора папки на вашем компьютере.
- Имя Файла: Введите осмысленное имя для вашего файла (например, "Отчёт о продажах Q2").
- Тип Файла (Формат): Это очень важный момент!
- Популярные Форматы Файлов Excel:
- .xlsx (Книга Excel): Стандартный, рекомендуемый формат для большинства современных версий Excel (начиная с Excel 2007).
- Плюсы: Поддерживает все новые функции Excel, макросы (если макросы есть, сохраняются в .xlsm), современный, XML-основанный формат (более устойчив к повреждениям), меньше размер файла по сравнению с .xls.
- Когда использовать: Практически всегда, если вы работаете в Excel 2007 или новее.
- .xls (Книга Excel 97-2003): Старый, "до-ленточный" формат Excel.
- Плюсы: Совместим со старыми версиями Excel (Excel 97, 2000, 2003).
- Минусы: Не поддерживает многие новые функции Excel (например, большее количество строк/столбцов, новые функции, некоторые типы диаграмм), больший размер файла, более уязвим к повреждениям.
- Когда использовать: Только если вам нужно обмениваться файлами с людьми, у которых установлены очень старые версии Excel, или если старое ПО требует именно этот формат.
- .xlsm (Книга Excel с поддержкой макросов): Формат идентичен .xlsx, но специально предназначен для хранения макросов VBA.
- Когда использовать: Если ваша книга содержит макросы, вы ОБЯЗАТЕЛЬНО должны сохранять её в формате .xlsm, иначе макросы будут удалены!
- .csv (Текст с разделителями-запятыми): Это не формат Excel в чистом виде, а текстовый формат для хранения табличных данных, где значения в столбцах разделены запятыми (или другими разделителями, например, точкой с запятой или табуляцией), а строки — переходом на новую строку.
- Плюсы: Универсален! Может быть открыт практически в любой программе (блокнот, текстовые редакторы, базы данных, другие электронные таблицы, специализированное ПО). Очень малый размер файла.
- Минусы: Сохраняет только данные. Полностью теряет форматирование ячеек (цвета, шрифты, границы), формулы (сохраняются только их результаты), графики, макросы, несколько листов (сохраняет только активный лист).
- Когда использовать: Для импорта/экспорта данных между различными программами, базами данных; для передачи "чистых" данных без форматирования; для создания очень легких файлов.
- PDF (Portable Document Format): Не является форматом Excel, но часто используется для сохранения таблиц в виде нередактируемого документа.
- Когда использовать: Если вам нужно отправить отчет или документ, который должен выглядеть абсолютно одинаково на любом устройстве и не должен быть изменен получателем.
- Нажмите "Сохранить": После выбора имени, места и типа файла, нажмите кнопку "Сохранить" (Save).
- Последующие Сохранения ("Сохранить"):
- После того как вы сохранили файл первый раз, для сохранения всех последующих изменений просто нажмите кнопку "Сохранить" (Save) на панели быстрого доступа (значок дискеты), или нажмите Ctrl + S.
- Excel быстро сохранит изменения в том же файле, под тем же именем и в том же формате, что и при первом сохранении.
Важно: Сохраняйтесь регулярно! В случае сбоя программы или отключения электричества, вы потеряете все несохраненные данные. Включите автосохранение (если у вас есть подписка на Microsoft 365 и вы сохраняете файл в OneDrive).
2.2.2. Сохранение в Google Sheets: Магия Автосохранения и Экспорт
В Google Sheets концепция сохранения кардинально отличается благодаря облачной природе сервиса.
- Автосохранение: Забудьте о кнопке "Сохранить"!
- Google Sheets автоматически сохраняет каждое изменение в режиме реального времени на Google Drive.
- Вы видите это в верхней части окна: когда вы печатаете, появляется надпись "Сохранение..." (Saving...), а затем "Все изменения сохранены на Диске" (All changes saved in Drive).
- Это одна из самых больших преимуществ Google Sheets, устраняющая риск потери данных из-за забывчивости или сбоев.
- Переименование Файла:
- Так как нет отдельной команды "Сохранить как", для переименования новой (или существующей) таблицы просто щелкните по названию файла в левом верхнем углу (где написано "Таблица без названия").
- Введите новое имя и нажмите Enter.
- Экспорт Файлов: Когда нужно "Вынести" Таблицу из Облака:
- Хотя Google Sheets всегда хранит вашу работу в облаке, иногда вам может понадобиться локальная копия файла в определённом формате (например, для отправки кому-то, у кого нет аккаунта Google, или для открытия в Excel). Для этого используется функция "Экспорт" (Download).
- Путь: Перейдите в меню "Файл" (File), затем выберите "Скачать" (Download).
- Доступные Форматы Экспорта:
- Microsoft Excel (.xlsx): Самый частый выбор. Сохраняет вашу таблицу в формате, полностью совместимом с Excel. Большинство формул, форматирования и данные будут сохранены.
- OpenDocument Spreadsheet (.ods): Открытый стандарт для электронных таблиц, используемый в LibreOffice Calc, OpenOffice Calc и других.
- PDF Document (.pdf): Для нередактируемого, печатного вида.
- Веб-страница (.html): Сохраняет таблицу как HTML-страницу.
- Значения, разделённые запятыми (.csv): Аналогично Excel, экспортирует только чистые данные.
- Значения, разделённые табуляцией (.tsv): То же, что и CSV, но с табуляцией в качестве разделителя.
- Нажмите на нужный формат, и ваш браузер загрузит файл на ваш компьютер.
Практический Совет: Google Sheets идеально подходит для черновиков, быстрых расчётов и совместной работы. Для финальных отчётов, которые нужно отправить клиенту или распечатать, часто используют экспорт в .xlsx или .pdf.
2.3. Возвращение к Творению: Открытие Существующих Файлов
Ваши файлы — это ваши цифровые сокровища. Умение их находить и открывать так же важно, как и умение создавать.
2.3.1. Открытие Файлов в Microsoft Excel
- Изнутри Excel:
- Путь: Перейдите в меню "Файл" (File) и выберите "Открыть" (Open).
- Место: Вам будут предложены различные варианты: "Последние" (Recent) — список файлов, с которыми вы недавно работали; "OneDrive"; "Этот компьютер" (This PC) — для поиска на вашем локальном диске или сетевых папках; "Обзор" (Browse) — для более детального поиска.
- Выбор Файла: Найдите нужный файл, выберите его и нажмите "Открыть" (Open).
- С помощью Проводника Windows (File Explorer) / Finder (macOS):
- Самый распространённый способ: Откройте Проводник (для Windows) или Finder (для macOS).
- Перейдите в папку, где хранится ваш файл Excel.
- Дважды щелкните по файлу .xlsx, .xls или .xlsm. Он автоматически откроется в установленной версии Excel.
- Из списка последних документов: В Windows (или macOS) вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по значку Excel на панели задач или в меню "Пуск" (или Dock на Mac), и вам будет предложен список последних открытых файлов.
2.3.2. Открытие Файлов в Google Sheets
В Google Sheets всё связано с облаком Google Drive.
- Через Веб-Браузер (Google Sheets Home):
- Перейдите на sheets.google.com.
- Вы увидите список последних открытых таблиц в нижней части страницы. Просто щелкните по нужной.
- Вы также можете использовать строку поиска в верхней части страницы, чтобы найти таблицу по имени.
- Через Google Drive:
- Перейдите на drive.google.com.
- Поиск: Используйте строку поиска в верхней части Google Drive, чтобы найти нужный файл по имени.
- Навигация: Перейдите в папку, где хранится ваша таблица Google Sheets.
- Дважды щелкните по файлу. Он откроется в новой вкладке вашего браузера.
- Открытие Локальных Файлов Excel в Google Sheets:
- Вы можете загрузить файл Excel (.xlsx, .xls, .csv) в Google Drive, а затем открыть его в Google Sheets.
- Процесс: Зайдите на drive.google.com. Нажмите "+ Создать" (New) -> "Загрузить файл" (File upload). Выберите файл Excel на своём компьютере.
- После загрузки дважды щелкните по загруженному файлу в Google Drive. Google Drive предложит открыть его с помощью Google Sheets.
- Важно: При открытии файла Excel в Google Sheets, Google Sheets создаёт его копию в своём формате (по сути, он "конвертирует" его в свою внутреннюю структуру, сохраняя оригинал Excel-файла на Диске). Оригинальный Excel-файл остаётся на Диске нетронутым, а вы работаете с его версией в Google Sheets. Это важно помнить, если вы хотите сохранить изменения в исходном Excel-файле — вам нужно будет экспортировать его обратно.
Совет "Организатора": Держите свои файлы в порядке! Используйте логичные имена файлов и организуйте их по папкам. Это сэкономит вам массу времени в будущем.
2.4. Практикум: Создание Простой Таблицы с Данными — Ваш Первый Мини-Проект
Теория — это хорошо, но практика — это ключ к мастерству. Давайте создадим нашу первую простую таблицу, чтобы закрепить материал этой главы. Мы сделаем простой список покупок или небольшой бюджет.
Цель практикума:
- Создать новую таблицу.
- Ввести различные типы данных (текст, числа).
- Переименовать файл.
- Сохранить/экспортировать его.
Сценарий: Список Покупок на Неделю
Предположим, вы хотите составить список покупок на следующую неделю и оценить бюджет.
Шаг 1: Создание Новой Таблицы
- Если вы используете Excel:
- Откройте Excel.
- Выберите "Новая книга" / "Пустая книга".
- Если вы используете Google Sheets:
- Перейдите на sheets.new в вашем браузере.
Перед вами чистый лист. Отлично!
Шаг 2: Ввод Заголовков (Наши "Несущие Стены")
Мы сделаем 4 столбца: "№", "Наименование товара", "Количество", "Примерная цена (руб.)".
- В ячейке A1 (первая ячейка в верхнем левом углу) введите: №
- Нажмите Tab, чтобы перейти к ячейке B1. Введите: Наименование товара
- Нажмите Tab, чтобы перейти к ячейке C1. Введите: Количество
- Нажмите Tab, чтобы перейти к ячейке D1. Введите: Примерная цена (руб.)
- Нажмите Enter. Курсор вернётся в ячейку A2.
Шаг 3: Ввод Данных (Наши "Кирпичики")
Теперь заполним список реальными данными.
- В ячейке A2 введите: 1
- Нажмите Tab. В ячейке B2 введите: Молоко 3.2%
- Нажмите Tab. В ячейке C2 введите: 2 (количество пакетов/литров)
- Нажмите Tab. В ячейке D2 введите: 120 (примерная цена за 1 пакет/литр)
- Нажмите Enter. Курсор в A3.
Продолжим для нескольких товаров:
- A3: 2
- B3: Хлеб белый
- C3: 1
- D3: 55
- Enter
- A4: 3
- B4: Яблоки (кг)
- C4: 1.5 (обратите внимание на дробное число, используем запятую!)
- D4: 90
- Enter
- A5: 4
- B5: Куриное филе (кг)
- C5: 0.8
- D5: 400
- Enter
Шаг 4: Подгонка Ширины Столбцов для Читабельности (Наводим Порядок)
Обратите внимание, что столбец "Наименование товара" (B) скорее всего обрезает текст. Давайте это исправим.
- Для Excel или Google Sheets:
- Наведите курсор мыши на границу между заголовками столбцов B и C (буквы B и C вверху). Курсор превратится в двойную стрелку.
- Дважды щелкните левой кнопкой мыши. Столбец B автоматически подстроится под самую длинную запись.
- Повторите то же самое для столбца D (между D и E), если текст "Примерная цена (руб.)" не помещается.
Шаг 5: Переименование и Сохранение Вашего Файла (Фиксируем Творение)
Теперь, когда наши данные введены и таблица выглядит аккуратно, давайте сохраним нашу работу.
- Если вы используете Excel:
- Перейдите в меню "Файл" (File) и выберите "Сохранить как" (Save As).
- Выберите место для сохранения, например, "Рабочий стол" или "Документы".
- В поле "Имя файла" (File name) введите: Мой Список Покупок
- Убедитесь, что в поле "Тип файла" (Save as type) выбрано "Книга Excel (*.xlsx)".
- Нажмите "Сохранить" (Save).
- Теперь, если вы внесёте какие-либо изменения (например, добавите ещё один товар), просто нажмите Ctrl + S (или значок дискеты), чтобы сохранить эти изменения.
- Если вы используете Google Sheets:
- Перейдите в верхний левый угол экрана. Вы увидите "Таблица без названия".
- Щелкните по этой надписи.
- Введите новое название: Мой Список Покупок
- Нажмите Enter.
- Посмотрите чуть правее: вы увидите надпись "Все изменения сохранены на Диске". Вам ничего больше не нужно делать! Google Sheets позаботился обо всём.
- Чтобы получить копию на компьютер: Перейдите в меню "Файл" (File) -> "Скачать" (Download) -> "Microsoft Excel (.xlsx)". Файл Мой Список Покупок.xlsx будет загружен в вашу папку загрузок.
Шаг 6: Закрытие и Открытие Файла (Проверка Мастерства)
- Закройте вашу таблицу (закройте окно Excel или вкладку браузера Google Sheets).
- Теперь откройте её снова, чтобы убедиться, что всё сохранилось:
- Для Excel: Откройте Excel. Перейдите в "Файл" -> "Открыть" и найдите ваш файл в списке "Последние" или в папке, куда вы его сохранили. Или просто найдите его в Проводнике и дважды щелкните.
- Для Google Sheets: Перейдите на sheets.google.com. Ваш файл "Мой Список Покупок" должен быть виден в списке последних таблиц. Щелкните по нему.
Вы только что успешно создали, заполнили, переименовали и сохранили свой первый цифровой документ! Это кажется простым, но это основа всего, что вы будете делать в электронных таблицах.
Вы только что завершили свой первый практический мини-проект! Теперь вы уверенно управляете базовыми операциями с файлами:
- Вы умеете начинать работу с чистого листа или использовать готовые шаблоны.
- Вы знаете, как сохранять свои творения в различных форматах в Excel, понимая их назначение, и оценили удобство автосохранения в Google Sheets.
- И, конечно же, вы научились открывать свои и чужие файлы, возвращаясь к работе над ними в любой момент.
Эти, казалось бы, простые действия являются критически важной основой. Они формируют ваши привычки работы с данными и обеспечивают их сохранность. С этого момента каждый ваш "кирпичик" данных будет надёжно зафиксирован.
<- Глава 1. Работа с Excel. Что такое электронные таблицы и зачем они нужны
Глава 3. Работа с Excel. Работа с ячейками, строками и столбцами ->