Автоматизация документооборота между Битрикс24 и Saby Docs (СБИС) — востребованное решение для компаний, стремящихся сократить ручной труд и ускорить бизнес-процессы. В этой статье мы разберем, как настроить интеграцию через Пинкит для автоматической передачи согласованных документов из Битрикс24 в Saby Docs для подписания контрагентами. Вы узнаете, как минимизировать ошибки, сэкономить время и упростить работу с документами.
1. Автоматизация документооборота: проблема и решение
Многие компании, работающие с юридическими лицами, сталкиваются с необходимостью подготовки, согласования и подписания документов.
Например, договоры проходят внутреннее согласование в Битрикс24 через бизнес-процессы, где документ поэтапно утверждается и сохраняется на диск. Однако для подписания контрагентом его нужно вручную скачать из Битрикс24 и загрузить в Saby Docs (СБИС). Этот процесс усложняется, если доступ к Saby Docs есть только у бухгалтера, что создает дополнительные шаги и задержки.
Проблема
- Ручная загрузка документов в Saby Docs занимает время.
- Ограниченный доступ к Saby Docs (например, только у бухгалтера).
- Риск ошибок из-за человеческого фактора.
Решение
Настройка интеграции через Пинкит позволяет автоматически передавать утвержденные документы из Битрикс24 в Saby Docs, исключая ручной труд. Интеграция упрощает процесс, экономит время и снижает вероятность ошибок.
Готовый шаблон интеграции есть по ссылке, вы можете установить его и донастроить с учетом бизнес-процессов вашей компании или настроить интеграцию с нуля. Как это сделать, расскажем далее.
✔️ Если нет времени разбираться с настройками, то дайте знать, эксперты Пинкит настроят для вас первую интеграцию бесплатно.
2. Настройка интеграции Битрикс24 и Saby Docs (СБИС) для автоматической выгрузки документов
Интеграция Согласование документа "Утвержден и зарегистрирован" => Отправить в СБИС позволяет автоматически отправлять документы, утвержденные через бизнес-процесс в Битрикс24 (статус "Утвержден и зарегистрирован"), в Saby Docs. Ниже приведены шаги настройки интеграции через Пинкит.
2.1. Шаг 1: Откуда
На первом этапе данные забираются из Битрикс24 в момент обновления универсального списка, когда документ получает статус "Утвержден и зарегистрирован". Это обеспечивает запуск интеграции только для завершенных бизнес-процессов, что исключает передачу неподтвержденных документов.
2.2. Шаг 2: Инструменты
2.2.1. Проверка статуса
Для корректной обработки данных выполняются последовательные проверки, чтобы убедиться, что документ готов к передаче в Saby Docs.
- Проверка
Используем Поиск ID соответствующий сущности в поле source.ID.
- Если ранее выгрузка была, тогда прервать
Используем проверку в поле step17. Условие - (Логическое) Истина, Действие - Прервать, если проверка пройдена.
- "Утверждено и зарегистрировано" - достать из массива информацию о значении списка
Используем Фильтр элементов массива в поле source.PROPERTY_269. Условие - Не пустое значение.
- Если этап "В СБИСЕ"
Используем проверку в поле step1.0. Условие - (Текст) Содержит, Действие - Продолжить, если проверка пройдена, Сравниваемое значение - "В СБИСЕ".
- Тип документа = Договор (СБИС)
Используем Фильтр элементов массива в поле source.PROPERTY_271. Условие - (Текст) Содержит, Сравниваемое значение - 1029 (идентификатор договора).
- Если Договор (СБИС), тогда продолжить
Используем проверку в поле step15.0. Условие - (Текст) Содержит, Сравниваемое значение - 1029, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.
- Проверяем организацию
Используем Фильтр элементов массива в поле source.PROPERTY_267. Условие - Не пустое значение.
- Проверка ID организации Рога и Копыта
Используем проверку в поле step9.0. Условие - (Текст) Содержит, Сравниваемое значение - 1007 (идентификатор нужной организации), Действие - Продолжить, если проверка пройдена.
2.2.2. Преобразование файла и его скачивание
После проверок документ подготавливается для передачи в Saby Docs.
- "Файл" преобразовать к нужному виду
Используем Преобразование массива объектов в поле source.PROPERTY_273.
- "Файл" достать ID из преобразованного массива
Используем Фильтр элементов массива в поле step3. Условие - Не пустое значение.
- Получить информацию о прикрепленном файле
Используем API-запрос методом GET с указанием урла /disk.attachedObject.get?id={{step4.0}}.
- Обрезать URL в ссылке на скачивание
Преобразуем строку в массив в поле step5.result.DOWNLOAD_URL.
- Скачать файл по ссылке, чтобы дальше его закодировать и отправить в СБИС
Используем инструмент Скачать файл по ссылке {{step5.result.DOWNLOAD_URL}}.
2.3. Шаг 3: Куда
После подготовки файла он автоматически записывается в Saby Docs. На этом этапе интеграция передает документ в систему для дальнейшего подписания контрагентом.
Записываем документ в СБИС:
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Для корректной передачи данных между системами выполняется сопоставление полей Битрикс24 и Saby Docs. Сопоставление включает соответствие идентификаторов, типов документов и организаций, чтобы данные корректно отображались в Saby Docs.
2.5. Шаг 5: Запуск
После настройки всех шагов запускаем интеграцию. Пинкит автоматически выполняет процесс при каждом обновлении универсального списка в Битрикс24, соответствующего условиям, указанным в настройках.
3. Результаты и преимущества интеграции
Интеграция через Пинкит устраняет необходимость ручного переноса документов из Битрикс24 в Saby Docs. Утвержденные документы автоматически передаются в Saby Docs, что упрощает подписание контрагентами.
Преимущества интеграции
- Экономия времени: автоматизация исключает ручную загрузку файлов, сокращая время на обработку документов.
- Простота настройки: готовый шаблон интеграции не требует навыков программирования — достаточно донастроить его под ваши задачи.
- Надежность: автоматический обмен данными минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.
Благодаря описанной выше интеграции вы сможете убрать ручной перенос согласованного документа из Битрикс24 в СБИС. Утвержденный файл записывается автоматически.
Протестируйте интеграцию бесплатно
Скачайте готовый шаблон интеграции по ссылке или свяжитесь с нами через Telegram или WhatsApp, если нужна помощь.
Если ваш бизнес-сценарий требует интеграции с другими сервисами или специфическими действиями, Пинкитбилдер позволяет самостоятельно добавить необходимые события и авторизации без разработки.
Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #обмен #сбис #пинкит_сбис_битрикс24