Работать с самозанятыми выгодно: компании экономят на налогах и страховых взносах, не тратят время на кадровый учет и получают больше гибкости. Но вместе с плюсами появляются и риски. Неправильное оформление или невнимательность могут привести к штрафам и доначислениям.
Ниже, перечислили самые частые ошибки, которых стоит избегать.
Ошибка 1. Подмена трудовых отношений
На бумаге заключен договор подряда, а по факту исполнитель сидит в офисе с 9 до 18, получает фиксированный оклад и выполняет обязанности как штатный сотрудник. Для инспекции это четкий сигнал: перед ними трудовые отношения.
Что будет: штрафы до 100 тыс. руб., доначисленные налоги и взносы.
Как правильно: брать самозанятого только под конкретный проект или задачу с результатом и сроками.
Ошибка 2. Договор написан «как для сотрудника»
Вместо задач – должность, должностные обязанности и зарплата. Такое описание делает договор похожим на трудовой, даже если работа реально проектная.
Что будет: договор легко переквалифицируют в трудовой.
Как правильно: фиксировать только задачи и результат. Оплата должна называться вознаграждением и зависеть от объема работы.
Ошибка 3. Привлекли бывшего сотрудника слишком рано
По закону самозанятый не может оказывать услуги своему бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения.
Что будет: налоговая обяжет компанию удержать НДФЛ и начислить взносы.
Как правильно: выдержать двухлетнюю паузу или работать с другим исполнителем.
Ошибка 4. Только чек без договора
Компании часто ограничиваются чеком из приложения «Мой налог». Но для налоговой этого мало.
Что будет: расходы не примут, налоги придется доплатить.
Как правильно: заключать письменный договор и подписывать акт выполненных работ. Чек – лишь дополнение.
Ошибка 5. Не проверили статус самозанятого
Статус можно потерять – например, если доход превысит лимит 2,4 млн руб. в год. Если выплатить деньги такому исполнителю, компания попадет под доначисления.
Что будет: удержание НДФЛ и начисление взносов.
Как правильно: проверять статус перед каждой выплатой и закрепить эту обязанность в договоре.
Как избежать проблем
Чтобы сотрудничество было безопасным, нужно:
- заключать договор под задачи, а не должность;
- фиксировать результат и сроки;
- хранить полный комплект документов;
- проверять статус перед каждой выплатой;
- помнить о запретных видах деятельности для НПД (перепродажа чужих товаров, акцизная продукция, посредничество).
Преимущества работы с самозанятыми через Solar Staff
- Документы формируются автоматически: вы сможете найти акты, счета и договоры в своем личном кабинете. У исполнителя тоже будет такая возможность;
- Solar Staff еженедельно автоматически проверяет актуальность статуса самозанятого у исполнителя – вы увидите, если что-то изменится;
- Самозанятый может подключить автоматическое формирование чеков. Если его доход превысит установленный законом лимит в 2,4 млн руб., выплата не пройдет, и мы поможем исполнителю отчитаться в новом статусе.
Итог
Работа с самозанятыми выгодна и удобна, если выстроить процесс правильно. Четкие договоры, акты и контроль статуса гарантируют прозрачность и соответствие требованиям закона.