Что случится, если забросить процесс закупок? Вы не сможете контролировать запасы, будете переплачивать поставщикам, а какие-то блюда постоянно будут в стоп-листе. Этому не обрадуется ни один бухгалтер, менеджер и гость. Давайте разбираться, на что обратить внимание, чтобы закупки приносили вам максимум пользы.
Анализируем текущую ситуацию
Прежде чем приступить к оптимизации закупок, конечно же, нужно провести анализ текущей ситуации. Что делать:
- оцените объем и частоту закупок;
- проанализируйте затраты на закупки;
- определите ключевых поставщиков;
- оцените надежность поставщиков;
- проанализируйте частоту недостач и излишков на складе.
Здесь подробнее рассказываем о том, как проверить состояние склада.
В учетных системах, как правило, есть информация о том, что, где и сколько стоит. Если в накладной есть расхождения цен, система выделит эту информацию. Отчет о закупках можно найти в разделе УС с настраиваемыми отчетами. Там содержится следующая информация:
- поставщик;
- группа товаров и сам товар;
- количество накладных;
- сумма с НДС и без;
- объем средней закупки.
В разных системах отчеты отличаются. Кроме того, их можно настраивать, чтобы получить больше информации: например, отфильтровать по складам или выделить цветом отклонения цен.
Планируем закупки
Планирование закупок — один из самых важных этапов. И тут в первую очередь необходимо спрогнозировать спрос на основе исторических данных, сезонности и ваших маркетинговых акций. Другими словами, закупки будут отличаться от месяца к месяцу, и за этим нужно следить.
Установите минимальные и максимальные уровни запасов для каждой категории продуктов. Это позволит избежать дефицита и излишков на складе.
Теперь можно приступать к созданию плана закупок. Зная, сколько продукции у вас есть и сколько вам может понадобиться, и учитывая все отклонения, вы можете выстроить оптимальный план.
Когда план готов, составьте график регулярных заказов у поставщиков. Это необходимо, чтобы не искать каждый раз, что и у кого заказывать: просто регулярно обращаться в одни и те же места, при этом иногда корректируя заказы.
Выбираем поставщиков
Не менее важный этап — вдумчивый выбор поставщиков и налаживание с ними эффективных отношений. Оценивайте поставщиков по соотношению важных для вас факторов:
- цена;
- качество;
- надежность;
- условия оплаты;
- отзывы и т. д.
Регулярно пересматривайте условия договоров и при необходимости обновляйте их, чтобы закупаться максимально выгодно.
Автоматизируем заказы
Конечно, автоматизация закупок значительно упрощает процесс. Она позволит вам тратить гораздо меньше времени на учет запасов, формирование заказов и анализ данных.
В DocsInBox можно установить график заказов, который избавит вас от отказов от поставщиков и переносов сроков. Система сама спрогнозирует нужный объем заказов. Более того, в едином интерфейсе вы сможете отправить заказ всем поставщикам по всем номенклатурам.
Что еще:
- многоуровневое подтверждение не даст заказать ключевые позиции без подтверждения;
- матрица товаров обновляется автоматически;
- цены поставщиков всегда актуальны, не нужно ничего запрашивать.
Что еще нужно сделать
- Оптимизируйте склад. Сделайте пространство удобным, подпишите полки, следите за сроком годности продуктов и регулярно проводите инвентаризации.
- Обучите сотрудников работать с товарами и закупками. Пусть каждый, кто работает в вашем ресторане, понимает, как строится этот процесс и за чем следит каждый сотрудник.
- Не забывайте про регулярный анализ данных. Ведите отчетность по закупкам, оценивайте эффект от каждого действия, проводите аудиты и следите за удовлетворенностью гостей.
DocsInBox будет еженедельно отправлять вам на почту отчет о закупках, чтобы вам было проще их контролировать.
Если срок действия патента или разрешения истек — договор подлежит расторжению.
Потратьте время и силы, чтобы привести закупки в порядок. И ждите результат: это снижение затрат, повышение качества процессов и продукции, а значит, увеличение прибыли и удовлетворенность гостей.