Н.В. Артонкина, документовед, архивист
Программа MS Project из пакета MS Office – необходимый инструмент для любого руководителя проектов. В ней можно создавать удобный и эффективный сценарий и отслеживать прогресс, анализировать этапы работ. Однако мнение, что MS Project нужна только специалистам из сферы проектного менеджмента, ошибочно. Программа подходит для планирования и выполнения любой задачи. Узнаем настройки и ключевые возможности MS Project.
Для работы с файлом стоит задать некоторые параметры. Обратитесь к диалоговому окну Параметры Project . В разделе Общие установите формат даты, вид представления Диаграмма Ганта (их четыре) и другие (рис. 1).
Не всегда удобно корректировать данные непосредственно в ячейке. Можно вызывать диалоговое окно для редактирования сразу всех параметров задачи. Для этого в разделе Отображение в группе Показывать эти элементы установите флажок (рис. 2).
При попытке редактировать задачу будет открываться диалоговое окно Сведения о задаче (рис. 3).
В разделе Расписание есть подраздел Параметры календаря для этого проекта (рис. 4). С помощью настроек, которые в нем содержатся, можно задать время проекта по умолчанию: с какого дня начинается неделя, с какого месяца – финансовый год (это необязательно январь!), когда пользователь приступил к выполнению задачи и закончил (по факту – рабочего дня), сколько часов в дне/неделе, дней в месяце.
Как правильно сохранять файл в MS Project?
При сохранении файла (автоматическом либо принудительном – с помощью команды Сохранение (рис. 5)) ни одно из последних действий нельзя отменить. Согласитесь, это определенное неудобство. Чтобы иметь возможность вносить какие-либо изменения, стоит установить большой интервал времени в частоте автосохранения файла.
Крайний срок
Крайний срок – это дата, к которой задача должна быть обязательно выполнена. Его не обязательно указывать, но желательно. Если крайний срок прошел, а задача не завершена, программа напомнит об этом в поле Индикаторы (первый столбец) (рис. 6).
Чтобы указать крайний срок, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. В нем выберите команду Сведения (рис. 7).
Появится диалоговое окно Сведения о задаче, в котором нажмите вкладку Дополнительно и заполните поле Крайний срок (рис. 8).
Сдвиг проекта
Эта команда полезна, если нужно изменить дату начала проекта, а следовательно, и его план.
Откройте вкладку Проект и нажмите команду Сдвинуть (рис. 9). В появившемся диалоговом окне Перемещение проекта в поле Новая дата начала проекта укажите нужную дату (рис. 10). Если нужно изменить крайние даты, установите флажок в поле Перемещение крайних сроков. Нажмите ОК (см. рис. 10).
Добавление, изменение и удаление задач
Чтобы выполнять необходимые действия с задачами (повышать или понижать их уровень, выстраивать связи между ними и пр.), дважды кликните левой кнопкой мыши по первой строке программы MS Project. Откроется диалоговое окно Сведения о задаче, в котором заполните только данные на вкладке Общие (рис. 11).
Основные данные – это название задачи, режим планирования, длительность, даты выполнения. (Остальные параметры на этапе освоения MS Project не будем рассматривать, чтобы не запутаться.)
Автоматическое и ручное планирование
MS Project позволяет планировать задачи в двух режимах: автоматическом и ручном. В чем заключается работа в каждом из них?
При автоматическом планировании программа выполняет расчет начала, окончания и длительности задачи на основе их предшественников, ограничений, календаря, единиц ресурсов и других характеристик. При ручном (впервые появился в версии 2010 года) введенные значения не обновляются.
Применяемый режим планирования отображается в строке состояния. Изменить его можно в любой момент работы в программе. Для этого есть два способа. Первый: обратитесь к диалоговому окну Сведения о задаче и в поле Режим планирования укажите нужный режим. Второй: перенесите курсор в строку с той задачей, для которой надо изменить режим планирования. Затем перейдите на вкладку Задача, далее выберите группу Задачи (рис. 12). Кликните по нужной пиктограмме – и режим планирования поменяется.
Последний способ удобен, если необходимо изменить режим сразу в нескольких задачах. Просто переместите курсор по файлу.
Как правильно планировать задачи в MS Project?
Большую часть задач удобнее планировать в автоматическом режиме. Вручную следует устанавливать те, чьи даты исполнения не должны меняться. Например, когда известен только период планируемой поставки, а не точное время поставки оборудования.
Заключение
MS Project – хороший планировщик, который помогает держать под контролем сложные процессы с множеством задач. Чтобы убедиться, насколько качественно отслеживать их в программе, в следующий раз построим в ней план проекта внедрения системы электронного документооборота.
