Предпринимателям на упрощенке, которые принимают оплату в интернете, важно правильно оформить расчеты с клиентами и выдавать чек. Любая ошибка в кассовом документе может обернуться штрафом от ФНС. Решение — облачная касса для ИП на УСН: автоматически формирует чеки с обязательными реквизитами и помогает соблюдать закон 54-ФЗ и работать без штрафов.
В статье расскажем, когда облачная касса обязательна и как ее подключить, чтобы работать без штрафов.
Когда ИП на УСН нужна облачная касса
Облачная онлайн-касса для ИП на УСН требуется, когда платежи с клиентами проходят онлайн, например, при оплате товаров в интернет-магазине.
ИП на УСН также обязаны использовать кассу при продаже продукции собственного производства, даже без наличия наемных сотрудников.
Предприниматель может арендовать облачную кассу у компании-провайдера. Поставщик размещает ККТ в дата-центре, а также обеспечивает все технические работы и поддержку.
Можно ли ИП на УСН работать без кассы
Облачная касса для ООО и ИП на УСН не нужна в случаях, предусмотренных законом 54-ФЗ.
Например, если:
- Услуга предоставляется напрямую для населения.
- Все расчеты с контрагентами производятся безналично через банковские счета.
- Деятельность ведется в труднодоступных или отдаленных регионах и т.д.
Во всех остальных случаях, включая продажу товаров и предоставление онлайн-услуг, ИП на УСН без ККТ работать не может.
Важно! Если касса не требуется, продавец обязан оформить документ, подтверждающий оплату.
Преимущества облачной онлайн-кассы
Облачная касса имеет ряд преимуществ:
- снижает расходы на оборудование, так как нет необходимости покупать физическое оборудование;
- включает круглосуточную техподдержку и обслуживание со стороны провайдера;
- интегрируется с разными платежными сервисами и поддерживает несколько способов оплат (карта, СБП, ссылка, электронный кошелек, pay-сервисы и т.д.)
- автоматически фискализирует все виды онлайн-оплат;
- поддерживает работу с НДС по ставке 20% для УСН «Доходы минус расходы».
Как подключить облачную кассу ИП на УСН
Для подключения облачной кассы надо пройти несколько этапов:
1. Выбор провайдера и заключение договора
Сначала необходимо выбрать поставщика облачных касс и оформить с ним договор аренды. В этом поможет статья: Рейтинг облачных касс.
2. Приобретение фискального накопителя
Для корректной работы кассы требуется отдельный фискальный накопитель (ФН), который хранит данные о продажах. Он приобретается отдельно. Для ИП на упрощенке подходит ФН на 36 месяцев.
3. Регистрация кассового аппарата в ФНС
Следующий шаг — официальная регистрация ККТ в налоговой. Это обязательное требование 54-ФЗ для законного учета продаж.
4. Заключение договора с ОФД
Для отправки электронных чеков клиентам и в налоговую нужен договор с ОФД. При аренде облачной кассы услуги оператора обычно уже включены в тариф.
5. Подключение интернет-эквайринга
Для приема онлайн-платежей кассу интегрируют с эквайрингом. Он позволяет принимать оплату разными способами: картой, по СБП, QR-код и др.
6. Тестирование системы
На финальном этапе проверяют корректность работы всей цепочки: касса, проведение онлайн-платежа и отправка чеков.
Требования к чекам для ИП на УСН
В 2025 году электронные кассовые чеки должны содержать обязательные реквизиты, утвержденные законом 54-ФЗ. Подробнее про них рассказали в статье: Обязательные теги в кассовых чеках.
Кроме обязательных реквизитов, ИП на УСН могут включать дополнительные сведения по желанию:
- код товара при обязательной маркировке продукции;
- маркетинговые данные: скидки, акции, специальные предложения;
- агентские теги, если товар продается по агентскому договору;
- фискальный признак некорректного чека.
Штрафы за работу без кассы
ИП на УСН могут получить штрафы за нарушения требований 54-ФЗ:
- отсутствие онлайн-кассы для ИП на УСН — 10 000 ₽;
- несоответствие ККТ установленным требованиям — 3 000 ₽;
- невыдача чека покупателю — 2 000 ₽;
- непредоставление фискальных данных в ФНС — 3 000 ₽.
При повторных нарушениях, если сумма операций без чека превышает 1 млн ₽, предусмотрены дополнительные меры:
- для руководителей организаций — дисквалификация на срок до 2 лет;
- для организации или ИП — приостановка деятельности на срок до 90 дней.
Вывод
- ИП на УСН, продающие товары онлайн, обязаны применять облачную кассу по 54-ФЗ.
- Некоторые предприниматели на упрощенной системе освобождены от применения ККТ.
- За ИП на УСН без онлайн-кассы или за неправильное использование, например, если в чеке указаны не все обязательные реквизиты, ИП могут быть привлечены к административной ответственности.
- Наиболее удобный вариант — аренда облачной кассы у поставщиков.
- Регистрация ККТ для ИП на УСН проходит поэтапно, строгое соблюдение последовательности действий позволяет избежать штрафов.