С переходом на электронный документооборот предприниматели часто задаются вопросом: нужно ли распечатывать документы для архива или предъявления контролирующим органам? Страх потерять важные бумаги или не признать электронные документы заставляет компании и индивидуальных предпринимателей дублировать их на бумаге. Это сводит на нет все преимущества цифровизации. В этой статье мы рассмотрим, когда печать документов действительно необходима, а когда достаточно их электронной версии. Также мы расскажем, как правильно организовать их хранение в системе ЭДО.
Переход на электронный документооборот: изменения в законодательстве.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» гласит: документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) имеют полную юридическую силу и равнозначны бумажным. Их можно использовать в бухгалтерии, налоговой отчетности, а также для взаимодействия с партнерами и госорганами.
Налоговый кодекс РФ (статья 169) и Гражданский кодекс РФ (статья 434) разрешают организациям использовать электронные документы при условии, что они подписаны электронной подписью. Например, электронные счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы (УПД) считаются оригиналами и не требуют дублирования на бумаге.
Когда печать документов не нужна.
Многие документы, создаваемые и подписываемые в сервисах ЭДО, не требуют распечатки:
- первичные документы: товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ, УПД и другие;
- счета-фактуры: ФНС России принимает электронные счета-фактуры, если они подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП);
- договоры и дополнительные соглашения к ним.
Эти документы признаются ИФНС, контрагентами и аудиторами в электронном виде. Например, во время налоговой проверки можно предоставить инспектору доступ к электронному архиву или передать документы через оператора ЭДО.
В каких ситуациях печать всё же оправдана?
Электронный документооборот удобен, но есть случаи, когда нужны бумажные документы:
1. Внутренние регламенты компании: если есть правила, требующие хранения бумажных копий.
2. Работа с контрагентами: некоторые компании или ИП могут не использовать ЭДО и настаивать на бумажных документах.
3. Судебные разбирательства: хотя электронные документы с КЭП имеют полную юридическую силу, суды могут запросить бумажный вариант.
Документы с простой электронной подписью также нужно распечатывать. Они не всегда считаются полноценными аналогами бумажных и требуют собственноручной подписи.
Как сохранить документы в электронном виде.
Электронные документы нужно хранить столько же, сколько бумажные. Сроки их хранения различаются и зависят от категории.
Например, документы, связанные со страховыми взносами, должны храниться шесть лет. Это указано в подпункте 6 пункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса РФ.
Электронные счета-фактуры хранятся пять лет, как и бумажные. При этом распечатывать копии не нужно, что подтверждает письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984.
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, нужно хранить весь срок действия договора на образовательные услуги и ещё год после окончания трудовых отношений. При этом общий срок не может быть менее четырёх лет (пункт 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ).
Для документов по безнадёжной дебиторской задолженности установлен особый срок хранения — пять лет после признания долга нереальным к взысканию (пункт 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ). Этот период может быть больше стандартного пятилетнего срока.
Документы, подтверждающие убытки, нужно хранить весь период, пока их сумма переносится на будущие периоды для уменьшения налоговой базы.
В сервисе Диадок вся документация моментально сохраняется в защищённом электронном архиве с резервным копированием. Это обеспечивает её безопасность и доступность в любое время. Архив отвечает всем требованиям законодательства, а документы внутри него имеют полную юридическую силу.