Не важно, большой бизнес или микро, всегда есть бизнес процессы, которые необходимо автоматизировать, чтобы повысить скорость выполнения или освободить ресурсы сотрудников.
Знаешь, я часто сравниваю автоматизацию с ремонтом в квартире. Не будешь же ты сразу всю квартиру ломать до бетона? Сначала меняешь самые старые обои, потом понимаешь, что люстра не подходит, а потом уже и до пола дело доходит. Так и тут — не надо пытаться объять необъятное.
Как найти тот самый процесс, который кричит о автоматизации?
Это почти всегда то, что тебя или твоих ребят бесит. Ну, вот честно. Рутина, от которой глаза на лоб лезут. Та самая задача, которую все откладывают до последнего, а потом делают впопыхах и с ошибками.
Помню, как мы в свое время вручную счеты выписывали в Excel. Кошмар! Вот это и есть главный кандидат. Просто спроси свою команду: «Ребята, какая задача у вас отнимает больше всего времени и при этом тупая как пробка?». Они тебе сразу покажут. Доверься им.
Я однажды автоматизировал процесс у клиента, который тратил 2 часа в день на создание одной таблички в Excel. Вдумайся! Целый рабочий день в неделю просто шел коту под хвост. Мы настроили простую интеграцию с CRM, которая делает это автоматически. Сам клиент сказал, что чувствует, будто ему подарили нового сотрудника, который никогда не ошибается и обходит в день, по цене чашки кофе.
Шаг 1: Аудит. Но не страшный, а дружелюбный
Не надо никаких сложных схем и диаграмм UML, которые потом никто не поймет. Возьми стикеры или просто листок бумаги. Выпиши шаги одного процесса. Кто что делает, куда тыкает, что получает в итоге.
Вот смотри. Процесс «привлечение клиента».
1. Человек оставил заявку на сайте.
2. Твой менеджер получает на почту письмо.
3. Он его копирует и вставляет в нашу общую табличку в Гугл-доках.
4. Потом он же вручную звонит клиенту.
5. И потом снова лезет в табличку, чтобы отметить результат.
Уже видишь, где лишние телодвижения? Почему заявка сразу не падает в ту самую табличку? Почему менеджер тратит время на копирование? Вот он, твой «больной» процесс. Мы нашли его за 2 минуты.
Составляем список всех бизнес-процессов, которые попали под автоматизацию. Это необходимо, чтобы не ошибиться при выборе инструмента.
Шаг 2: Выбираем инструменты. Без фанатизма!
Вот тут все обычно несутся покупать самое дорогое и «крутое» CRM или ERP решение, а через месяц понимают, что используют 5% его возможностей, а команда ненавидит его всей душой.
Секрет в том, чтобы начать с малого. Тебе не нужен «Терминатор» для того, чтобы включить свет в комнате.
Есть куча простых и недорогих (а часто и бесплатных) инструментов.
Чтобы не терять заявки, упорядочить задачи, навести порядок в клиентах — начинай с простых CRM: Битрикс24 (у него есть тарифы «почти даром»).
Мой главный совет: выбери ОДИН инструмент для ОДНОЙ самой болезненной проблемы. Освой его. А потом уже будешь масштабироваться.
Шаг 3: Внедряем. Тише едешь — дальше будешь
Самая большая ошибка — прийти в понедельник и сказать: «Так, все, с сегодняшнего дня работаем только через новую систему!». Заработаешь бунт на корабле и саботаж.
Поступаем мудрее.
1. Выбираем ОДИН бизнес-процесс который автоматизируем. Не надо пытаться использовать сразу всё и сразу! Ничего из этого не выйдет.
2. Находим добровольца. Всегда есть хотя бы один человек в команде, кто любит всё новое. Вот ему и отдай новый инструмент на тест-драйв.
3. Не давим. Пусть он покликает недельку, найдет баги, поймет, что неудобно.
4. Улучшаем. Исправляем всё, что он нашел.
5. Показываем выгоду. Когда этот один человек начнет делать в 2 раза больше всех остальных — остальные сами спросят: «А как так? Дай и мне такую штуку!». Вот это и есть момент истины.
6. Выбираем новый бизнес-процесс для автоматизации.
Главное — показать команде, что это инструмент для них, а не надсмотрщик с кнутом. Он должен облегчать жизнь, а не усложнять ее.
Кстати, если в процессе чтения у тебя прямо сейчас в голове крутятся вопросы в стиле «А вот у меня вот такая специфика, как бы это подружить?» или «С чего бы мне вообще начать в этом хаосе?» — не стесняйся, брось мне сообщение. Я с удовольствием погляжу на твою схему со стороны, подскажу точки роста и помогу составить пошаговый план, чтобы не наступать на те же грабли, на которые когда-то наступил я сам. Консультация — абсолютно бесплатная, просто чтобы помочь другу выйти на новый уровень.
Ну что, уже видишь свои процессы, которые можно улучшить? Дальше поговорим о том, как избежать главных ошибок и как измерить результат. Это не менее интересно!