Площадка — половина успеха. Там решается всё: настроение, логистика, комфорт гостей и ваш бюджет. Вот последовательность, которая сэкономит время и нервы.
1) Сформулируйте цель и формат
Зачем собираетесь? Запуск продукта, обучение, свадьба, концерт, выставка — разные задачи требуют разных условий.
Формат тоже важен: камерная встреча, крупный ивент, деловая повестка, вечеринка, open air. От этого зависят свет, звук, рассадка, даже район города.
2) Проверьте вместимость с запасом
Берите зал так, чтобы всем было свободно, без толкотни у сцены и очередей к бару. Нормальный зазор — примерно на десять–пятнадцать процентов от ожидаемого числа гостей. Тесно — душно и шумно. Слишком просторно — ощущение «не собрали людей».
3) Локация и путь гостя
Смотрим на транспорт и парковку, читаемость навигации, удобство входа. Если загород, заранее планируйте трансфер и время в пути с учётом пробок и часа пик. Проверьте, как добираться вечером и как уезжать ночью.
4) Техника без сюрпризов
Сцена, звук, свет, экраны, микрофоны, стабильный Wi-Fi, нормальная электрическая мощность. Наличие резервного питания — большой плюс.
Часто «родного» оборудования не хватает или оно не подходит под концепцию. В таких случаях подключайте технического руководителя, берите недостающее в аренду и закладывайте время на монтаж, отстройку и саундчек. Без репетиции волшебства не бывает.
5) Интерьер и атмосфера
Стиль площадки должен поддерживать идею: современный минимализм, классика, лофт, винтаж, open air. Посмотрите, можно ли брендировать пространство и что запрещено. Обратите внимание на высоту потолков, акустику, наличие дневного света и штор блэкаут. Чем меньше «ломать» под вас — тем спокойнее смета и гармоничнее картинка.
6) Условия аренды и скрытые пункты
Изучите, за что платите: аренда зала, уборка, охрана, гардероб, мебель, базовый свет и звук. Уточните:
- тарифы за переработку по часу;
- штрафы за шум после 22:00;
- пробковый сбор и ограничения по алкоголю;
- можно ли приводить своих подрядчиков и на каких условиях;
- график платежей и правила возврата.
7) Кейтеринг без компромиссов
Если кухня своя — договаривайтесь о дегустации. Если приглашаете сторонних, проверьте условия допуска, мощность на кухонное оборудование, доступ к воде и зоне подготовки. Учтите вегетарианские и диетические запросы. Продумайте сервировку: фуршет, банкет, шведская линия — разные требования к пространству и персоналу.
8) Безопасность и санитария
Сколько санузлов и в каком состоянии. Есть ли доступный туалет. План эвакуации, рабочие выходы, огнетушители и допуски. Хорошо, если есть медпункт или хотя бы выделенная зона для врача. Для детских и семейных событий это критично.
9) Кому уже доверяли площадку
Смотрите реальные фото и видео с мероприятий, а не только рекламные кадры. Читайте отзывы на картах и сторонних сайтах, обратите внимание, как отвечают на критику. Попросите кейсы с цифрами: формат, тайминг, количество гостей, задачи и результат.
10) План Б на случай «а вдруг»
Резерв по дате и залам, крытая зона для дождливого дня, сценарий на случай болезни ключевого спикера, дублирующие микрофоны и проектор, запас по интернету. Пропишите, что происходит при форс-мажоре и кто за что платит.
Бонус: съездите и проверьте сами
Фотографии не передают звук, запахи и маршрут. Пройдите путь гостя: вход, гардероб, зал, бар, санузлы. Хлопните в ладоши — поймёте, как «летит» звук. Посмотрите освещение вечером. Оцените парковку, погрузочную зону для подрядчиков, лифты и ограничения по высоте.
С уважением команда RUSAKOV TEAM
Источник статьи: https://rusakovteam.ru/blog/tpost/tc1e4ehdd1-10-sovetov-kak-vibrat-idealnoe-mesto-dly