Ключевой элемент автоматизации документооборота в компании — включение в оборот юридически значимой электронной подписи. Но традиционные USB-токены часто создают больше проблем, чем решают: их легко потерять, они требуют установки ПО и не подходят для удалённой работы.
На смену им приходит мобильное приложение «Госключ» от Минцифры России. Это не просто ещё один способ подписать документ, а потенциальный стандарт для всего корпоративного электронного документооборота (ЭДО).
Что такое Госключ и какие возможности он открывает?
Госключ — это бесплатное государственное приложение, которое превращает ваш смартфон в универсальный инструмент для подписи документов. По своей юридической силе подпись через Госключ полностью приравнивается к собственноручной.
Основные возможности сервиса:
- Подписание любых юридически значимых документов: от кадровых приказов и договоров до отчётности.
- Использование двух типов подписи: Усиленная неквалифицированная (УНЭП): подходит для большей части внутреннего и внешнего документооборота.
Усиленная квалифицированная (УКЭП): полноценная замена «токенной» подписи для сдачи отчётности в госорганы. - Быстрый и бесплатный выпуск ЭП: ключи создаются и хранятся прямо в приложении.
- Идеальное решение для удалённых сотрудников: можно принимать на работу и оформлять кадровые документы с сотрудниками из любого города или страны, не отправляя им токены курьером.
Как начать работать с Госключом? Пошаговая инструкция
Для физического лица всё максимально просто:
- Скачайте приложение «Госключ» в одном из магазинов приложений.
- Войдите через учётную запись Госуслуг. Она должна быть подтверждённой.
- Выпустите подпись. Для УНЭП достаточно данных с Госуслуг. Для полноценной УКЭП дополнительно понадобится подтвердить свою личность с помощью одного из вариантов:Загранпаспорт нового поколения (биометрический) и смартфон с NFC-модулем для его считывания.
Биометрия (должна быть подтвержденной)
В Многофункциональном центре или банке (не в любом, список, где доступна услуга по 👉ссылке)
Весь процесс занимает от нескольких минут. Больше не нужны токены, карты ридеры и СМС-пароли — всё в вашем телефоне.
Госключ в работе: пример интеграции с 1С:Кабинет сотрудника
Самый наглядный пример того, как будущее становится настоящим — это интеграция Госключа с популярными HR-сервисами. Рассмотрим на примере 1С:Кабинет сотрудника.
Как это работает:
- Сотруднику в личном кабинете доступна настройка "Подписывать в приложении Госключ", после включения которой документы из 1С:ЗУП (или другой интегрированной с сервисом учетной системой) отправляются непосредственно на подпись в указанное приложение.
3. Сотрудник одним кликом переходит в приложение Госключ, подтверждает подпись. Весь процесс занимает минуты.
Выгода для бизнеса:
- Сокращение сроков документооборота с недель до нескольких минут.
- Удобство для сотрудников.
- Повышение безопасности: работодатель уверен, что документы подписывает реальный человек с подтверждённой личностью.
Плюсы и минусы работы с Госключом
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Насколько безопасна интеграция Госключа с 1С:Кабинет сотрудника?
Ответ: Интеграция проходит через официальное API Госключа, которое обеспечивает защищённый обмен данными. Для пользователя процесс выглядит как авторизация через Госуслуги на любом другом сайте — это безопасный и отработанный механизм. Компаниям, использующим сертифицированные продукты, как 1С, переживать не о чем — вендоры следят за соответствием всем стандартам безопасности.
Вопрос: Может ли сотрудник подписать документ без интернета?
Ответ: Нет, для подписания необходимо подключение к сети.
Вопрос: Что делать, если сотрудник потерял телефон с Госключом?
Ответ: Сертификат электронной подписи можно моментально отозвать через приложение или личный кабинет на Госуслугах с другого устройства. Это гораздо быстрее и проще, чем блокировать утерянный токен.
Будущее уже здесь!
Госключ — это не просто «ещё одно приложение». Это фундамент для перехода на полностью цифровой, бесшовный и безопасный документооборот. Для кадровых процессов — это уже настоящее, которое позволяет бизнесу работать быстрее, дешевле и эффективнее.
Уже сегодня тысячи сотрудников по всей России удалённо подписывают трудовые договоры и заявления, а компании экономят сотни тысяч рублей на организационных расходах. За этим будущее, и начинать его тестировать стоит уже сейчас.
👉Запишитесь на бесплатную демонстрацию функционала сервиса 1С:Кабинет сотрудника от НЭП, системного интегратора и официального партнера фирмы 1С!