Ежегодный отпуск за второй и последующий год работы дается работнику по графику отпусков. До начала годы работодатель обязан спланировать, в какие даты он может отпустить работника отдыхать. При этом важным правилом является извещение работника о дате начала отпуска.
Обратите внимание! В процедуре оформления ежегодного отпуска отсутствует заявление работника. Так как заявлением работник оформляет свою просьбу, а ежегодный отпуск ему предоставляется на основании утвержденного графика отпусков, который является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. То есть, желание работника в это вопросе не учитывается (за исключением льготников), работник обязан уйти в отпуск в соответствии с графиком. Поэтому заявление для оформления приказа на отпуск не требуется.
Статья 123 Трудового кодекса РФ устанавливает:
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
В данной норме два правила извещения работника о начале отпуска:
- Срок – не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.
Если работника не предупредили или известили о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (статья 124 Трудового кодекса РФ).
2. Извещение должно быть вручено работнику под подпись.
При этом Трудовой кодекс РФ не устанавливает требование к содержанию и оформлению такого извещения. Работодатель может оформлять такое извещение на бумажном носителе или в электронном формате.
Варианты оформления извещения
На практике сложилось несколько подходов к оформлению извещения о начале отпуска:
1) Подпись работника в графике отпусков.
Простой и удобный способ.
Он предусматривает введение в график отпусков графы «Извещение о начале отпуска», в которой работник проставляет личную подпись и дату такого извещения. Но стоит иметь в виду, что подпись в ознакомлении с графиком отпусков не заменяет подпись об извещении о начале отпуска.
2) Вручение работнику отдельного документа «Извещение о начале отпуска».
Самый популярный на практике способ извещения работника.
Кадровик создает документ с указанием дат ежегодного отпуска и направляет его на подпись работнику на бумажном носителе или в электронной форме. Работник своей подписью фиксирует получение извещения. Недостаток этого способа в увеличении количества кадровых документов.
Если работодатель решит именно таким способом извещать работников об отпуске, то необходимо разработать отдельный документ извещения и утвердить его форму. Унифицированной или рекомендованной Минтруда формы нет (Письмо Роструда от 24.12.2020 N ПГ/59245-6-1).
3) Известить работника приказом на отпуск.
Этот вариант предусматривает издание приказа о предоставлении работнику ежегодного отпуска и ознакомление с ним работника не позднее чем за две недели.
Если работодатель применяет унифицированные формы документов по личному составу, утвержденные Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, то унифицированная форма приказа Т-6 содержит графу для подписи работника с проставлением даты.
При использовании этого варианта кадровик отслеживает у кого по графику отпусков запланирован отпуск и сразу оформляет приказ. Этот способ позволяет оптимизировать количество кадровых документов и исключить из документооборота лишние.
Таким образом, поскольку трудовое законодательство не закрепляет единого верного способа уведомления работника о начале ежегодного отпуска, работодатель вправе выбрать удобный для него способ и форму извещения.
Главное, чтобы были выполнены условия, предусмотренные статьей 123 Трудового кодекса РФ, – извещение работника под подпись за установленный срок.
Автор Елена Пономарева