С 1 октября изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами и электронными документами

С 1 октября изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами и электронными документами 📅📧📊

С 1 октября 2025 года организации и ИП должны будут следовать новому порядку обмена электронными счетами-фактурами (ЭСФ) и прочими электронными документами (ЭД). Готовиться к такому переходу нужно начинать уже в сентябре. Посмотрим обзорно, что поменяется и что делать.

Новые правила

Новые правила разработал Минфин, основываясь на положениях ПП РФ от 16.08.2024 № 1096. Порядок касается выставления и получения ЭСФ по ТКС с применением УКЭП. Он вступит в силу с 1 октября 2025 года и станет обязательным для применения всеми участниками ЭДО, включая организации и ИП. Новые правила по задумке контролеров должны сократить количество документов, которыми обмениваются участники ЭДО, и упростить саму процедуру такого обмена.

В настоящее время покупатели при получении от продавцов ЭСФ должны формировать специальные извещения о получении (ИоП). Эти извещения необходимо подписывать электронной подписью и передавать своему оператору ЭДО. Получив от покупателя извещение, оператор ЭДО фиксирует дату получения извещения и не позднее следующего рабочего дня передает данное извещение оператору ЭДО продавца (п.20 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 №14н, утратит силу с 01.10.2025). Оператор ЭДО продавца также фиксирует дату и время поступления извещения и не позднее следующего рабочего дня передает его продавцу (п.21 уходящего Порядка).

Если в выставленном ЭСФ покупатель обнаруживает ошибку, он должен направить продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (УоУ). Данное уведомление также требует подтверждения дата и времени получения и подписания электронной подписью. Процесс передачи уведомлений аналогичен процессу передачи извещений и требует точно столько же времени (п.18 уходящего Порядка). Таким образом, процедура направления извещений и уведомлений по факту выставления электронных счетов-фактур может занимать несколько дней, а с учетом выходных и праздничных нерабочих дней – неделю и более.

С 1 октября 2025 года по новым правилам вместо указанных документов (извещений и уведомлений) компании в рамках ЭДО станут применять универсальные сообщения. Данные сообщения не потребуют подтверждения даты отправки и даты получения, а также обязательного использования электронной подписи.

Универсальные сообщения компании смогут передавать мгновенно после получения счетов-фактур непосредственно через операторов ЭДО своих контрагентов. Это сократит трудозатраты на обмен электронными документами и значительно ускорит данный процесс.

В решениях «1С:Предприятие» новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи поддерживается с выходом очередных версий.

Универсальные сообщения в сфере ЭДО

Универсальные сообщения представляют собой электронные документы, которые в максимально краткой и лаконичной форме информируют контрагентов о факте получения счета-фактуры, необходимости ее уточнения, исправления допущенных ошибок или представления дополнительных сведений к полученному счету-фактуре (п.21 проекта приказа Минфина).

Универсальные сообщения участники сделок станут формировать в электронной форме и передавать своим контрагентам по ТКС. Такие сообщения не нужно подписывать электронной подписью и подтверждать их дату и время отправления и получения. Причем сообщения можно будет направлять сразу через оператора ЭДО, через которого работает контрагент.

При необходимости универсальное сообщение сможет сформировать каждая сторона совершенной сделки. Сообщение можно будет формировать, начиная с момента отправки ЭСФ или иных дополнительных сведений к полученному ЭСФ. Количество формируемых и направляемых универсальных сообщений не ограничено.