Введение
В рамках работы строительной организации существует множество задач и бизнес-процессов, которые требуют координации различных участников проектирования. Согласование положения элементов (например, отверстий, закладных деталей, оборудования), отработка замечаний (коллизии или иные замечания), а также любые другие задачи, которые требуют взаимодействия различных участников.
На моей практике для организации подобных процессов я часто прибегаю к использованию облачных таблиц Google, так как они обладают несколькими ключевыми особенностями, превосходящими множество существующего софта и сервисов, существующих для решения подобных задач.
В рамках этой статьи я постараюсь сделать общий экскурс по особенностям таблиц Google, отдельные же ключевые аспекты подробнее распишу в других статьях.
Плюсы таблиц Google для интеграции в бизнес-процессы
- Совместная работа: Несколько пользователей могут одновременно работать в одной таблице. Не требуется создание учетных записей, получив доступ к таблице, сотрудник сразу приступает к работе.
- Доступность: Файлы хранятся в облаке, что позволяет получать к ним доступ с любого устройства с доступом к Интернету. Это удобно для сотрудников, работающих удаленно, а также позволяет интегрировать субподрядные организации во внутренние процессы без необходимости выдавать им доступ в закрытые сервисы организации.
- Интуитивное изучение: В отличие от офлайн-аналога таблиц - Excel, в таблицах Google в разы быстрее работать с формулами, так как при написании появляется подробная справка, а при ошибке в формуле - такое же подробное описание по устранению.
- Гибкость: Создав шаблон таблицы для типовых процессов, его можно быстро адаптировать под новые уникальные условия и нюансы в другом проекте.
- Автоматизация: Помимо основных формул, доступных в ячейках (математических и иных функций), таблицы Google позволяют расширять их функционал с помощью расширений, сторонних дополнений, макросов и, самое главное, с функционалом Apps Script, который позволяет писать код на JavaScript для создания новых функций, настраивать автоматический запуск операций и интегрировать таблицу с другими приложениями.
- Интеграция: Таблицы легко связываются с другими инструментами, например, аналитикой (DataLens.Yandex). Также на основе таблицы можно создавать ботов для Telegram, которые будут взаимодействовать с ними. С помощью использования вебхуков в Apps Script ограничений на интеграцию с другими сервисами практически нет.
- Стоимость: Коммерческое использование таблиц Google не требует покупки лицензий для пользователей.
Минусы
- Зависимость от доступа к сервису: В случае возникновения неполадок на стороне Google или проблем с доступом работа будет приостановлена до восстановления подключения.
- Ограниченная возможность настроек прав доступа: Хотя таблицы и позволяют настраивать различные варианты доступа к ним, а также защищать диапазоны данных, в работе иногда не хватает возможности создавать роли для заготовленных настроек прав доступа к различным частям таблицы.
- Отсутствие готовых решений: Таблица не является готовым инструментом для существующих бизнес-процессов, это конструктор, который позволяет создавать общую среду с нуля и адаптировать ее. Для ее использования необходимо как глубокое понимание процесса, в который она встраивается, так и навыки работы с таблицами (знание стандартных функций и, в идеале, программирования на JavaScript).
Пример использования
Ниже я покажу пример таблицы и сценарий ее использования для совместной отработки замечаний. Также в конце статьи я оставлю на нее ссылку.
Данная таблица содержит минимально необходимый набор данных для устранения замечания. Подобный формат удобен, так как не отображает излишней информации и позволяет очень быстро отработать полученные замечания.
Порядок работы
Первые 3 столбца заполняет специалист, выдающий замечание
- Раздел - назначенный исполнитель на исправление замечания.
- Замечание - текстовое описание с информацией для поиска элемента.
- Изображение - картинка для дополнительного контекста.
Статус ведется обоими участниками: как выдающим замечание специалистом, так и отрабатывающим. Он необходим для определения, на чьей стороне сейчас замечание, и имеет три типа:
- Ждет устранения - замечания на стороне исполнителя, еще не было отработано.
- В работе - исполнитель отработал замечание, но не исправил его, замечание возвращено обратно выдающему.
- Исправлено - замечание отработано и исправлено. В случае некорректной отработки может быть возвращено выдающим обратно.
Последний столбец "Ответ" использует только отрабатывающий специалист для оставления комментария, как правило, при невозможности отработать замечание в дополнение к статусу "В работе".
Указанный выше порядок позволяет разграничивать зоны ответственности в таблице между исполнителем и выдающим. Единственный общий для работы столбец "Статус" также разбит по ответственности на статусы "Ждет устранения" для выдающего и "В работе/Исправлено" для исполнителя. Благодаря этому разделению мы четко можем понять, кто в данный момент должен отработать какие замечания и в каком объеме.
Контроль работы
Выдать замечания - это только половина дела, для эффективной отработки нам необходимо обладать общей информацией и следить за результатами. Чтобы контролировать процесс, в таблицу также добавим еще одну вкладку, которая будет подсчитывать статистику по столбцам "Раздел" и "Статус". По этим данным будет видно, кто должен отработать замечания, в каком объеме и сколько уже отработано.
С помощью несложных формул сводим все данные в одно место. Так как таблица статистики связана с основной вкладкой замечаний, информация обновляется в реальном времени.
К примеру, мы сразу видим, что по разделу "Водопровод" есть четыре неотработанных замечания, можем направить на них письмо с просьбой отработать
На статусе "В работе" есть одно замечание по вентиляция, на него необходимо обратить внимание выдающему.
Также мы можем вывести процент готовности (количество исправленных от общего числа), по нему хорошо видно, как отдельные разделы работают с замечаниями и какой общий процент.
Заключение
В предыдущем блоке я показал самые основы принципов, по которым можно работать в таблице, они не содержат никаких сложных автоматизаций. При этом уже позволяют эффективно вести работу, замечания не теряются в бесконечных чатах, нет необходимости использовать сложные связки плагинов и баз данных.
Также я еще не показал другие полезные инструменты, которые позволяют удобно вести совместную работу, такие как "Временные фильтры" и "Срез" для фильтрации данных независимо для каждого отдельного пользователя в таблице. С помощью Apps Script можно настроить автоматический сбор истории и автоуведомления о ходе увязки, например, в Telegram-чат.
Как и обещал, прикладываю ссылку на показанную таблицу:
Спасибо, что дочитали! В дальнейшем постараюсь поделиться другими интересными возможностями, которые дают таблицы Google.