Бумажный документооборот часто становится тем негативным фактором, который влияет на производительность предприятия. Работа с электронными документами, их учёт и хранение позволяет навести порядок в сфере документооборота, сделать его понятным и прозрачным и – что немаловажно – исключить потерю важных данных. Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» решает все эти задачи, она предназначена для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом, идеально подходит для крупных организаций и холдингов. Мы убедились в этом на собственном опыте.
Научно-производственное предприятие «СибБурМаш» было образовано в Тюмени в 1993 году. Все эти годы мы занимаемся разработкой и производством оборудования для бурения скважин с отбором керна и заканчивания скважин, осуществляем инженерное сопровождение этих работ на месторождениях. Сегодня «СибБурМаш» - один из лидеров отрасли. Наши эксперты умеют прогнозировать, определять и понимать потребности потенциальных заказчиков: нефтяников, газовиков и геологов. Предприятие гарантирует качество и надёжность поставляемого оборудования. Все продукция разрабатывается, изготавливается и испытывается на собственных производственных мощностях в г. Тюмени. Среди наших постоянных заказчиков ПАО «НК «Роснефть», ПАО «Газпром нефть», ПАО «ЛУКОЙЛ», ПАО «НОВАТЭК», ПАО «Сургутнефтегаз» и др.
Специфика нашей работы подразумевает большое количество документов, которые требуют внутреннего согласования, обработки, подписания и хранения. Изначально в нашей компании не было системы управления документами. Согласование документов происходило на бумаге, хранились подписанные документы в бумажном виде, отследить движение документации иногда было крайне сложно. Требовалось время, чтобы найти нужный документ в бумажном потоке. И, что уж говорить, случаи потери документа тоже бывали. Всё это сказывалось на сроках подписания и требовало устойчивой нервной системы у сотрудников, которые постоянно работают с договорами и документами.
Когда у нас началось внедрение информационной системы «1С: ERP Управление предприятием», мы поняли, что сейчас самое подходящее время, чтобы навести порядок в работе с информацией и уже пора перевести всё в электронный вид. Эксперты компании «Тюмень-Софт», которые занимались внедрением, оценили объём документации и предложили установить программу «1С:Документооборот 8 КОРП» для управления документами и бизнес- процессами. Они провели демонстрацию возможностей программного продукта, ответили на наши вопросы, и решение о внедрении было принято.
Во-первых, специалисты компании-внедренца проанализировали действующие бизнес-процессы на основании предоставленной методической информации. Потребовались также онлайн-встречи с участниками процессов, чтобы учесть все особенности работы с документами в нашей организации.
Далее была проделано следующее:
✔ Автоматизирована работа с производственными документами/заказами, позволяющие вести учет изготовления заказов в разрезе видов номенклатуры. Особенностью решения является возможность рассмотрения заказа при согласовании, а также учёта как планового (нормативного), так и фактического времени, затраченного на выполнение каждого этапа производства;
✔ Разработана возможность отслеживать ход выполнения заказов, контролировать сроки и анализировать эффективность производственных процессов;
✔ Разработан новый отчёт, предназначенный для мониторинга исполнения заказов на производство номенклатуры, он обеспечивает сравнение плановых сроков с фактическими датами завершения этапов производства и испытаний и выявляет заказы с отклонениями от плановых сроков;
✔ Разработана «Карта отклонений» - инструмент визуализации, позволяющий оперативно выявлять и анализировать отклонения в бизнес-процессах, отображая все ключевые параметры, проводить факторный анализ для определения причин отклонений, прогнозировать возможные последствия отклонений, принимать превентивные меры, выявлять закономерности и взаимосвязи между различными параметрами;
✔ Разработана ролевая модель адресации задач;
✔ Автоматизирована работа со служебными записками со сложными маршрутами обработки;
✔ Разработаны авто подстановки для дополнительных реквизитов;
✔ Настроена бесшовная интеграция между «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП» в части заявок на мерительный инструмент;
✔ Внедрены мероприятия, обсуждения;
✔ Пользователи и администратор системы прошли обучение по работе в программе.
В результате проделанной работы были полностью автоматизированы процессы подписания и согласования документов, учёта документов, а также учёта и контроля исполнения поручений.
Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило значительно ускорить обработку документов. Время на поиск нужного документа в системе теперь занимает несколько секунд и это существенно экономить рабочее время наших сотрудников. Работа с документами стала прозрачной, появилась возможность оперативно получать информацию о текущем статусе задач, выявлять и устранять задержки и сводить отклонение от сроков исполнения к минимуму. Результативность решения некоторых задач увеличилась на порядок. Ещё один важный момент – мы решили проблему потери данных.
Система принята в промышленную эксплуатацию 16 мая 2025 года. В ходе проекта автоматизировано 165 рабочих мест. После окончания работы мы подписали договор сопровождения с компанией «Тюмень-Софт», чтобы оперативно получать поддержу при работе с системой и современно вносить обновления разработчика.
Хотите так же?
Позвоните или напишите нам — расскажем, как внедрить электронный документооборот за 1 месяц!
Как с нами связаться
г. Тюмень, ул. Салтыкова-Щедрина, д. 44/4. Телефон: +7 (3452) 680-960. E-mail: info@tyumen-soft.ru, https://clck.ru/3Ny3FS