Почему всегда так? Разрабатываете предложение, находите партнёров, упаковываете идею, отправляете на почту – а никто не отвечает. Учредитель АНО «Институт развития фандрайзинга» Анастасия Ложкина считает: дело не в жадности и занятости спонсоров. Часто игнор – маркер, что НКО некорректно ведёт деловое общение с партнёрами в переписке. Готовы проверить вашу организацию? Чек-лист – в Добро.Медиа.
Пункт первый. Чёткая тема письма и ёмкое содержание
На почту к представителям бизнеса каждый день приходит десятки обращений за помощью. Тема письма «У нас просьба» ничего не скажет получателю. Скорее всего, такое послание не откроют.
Чтобы повысить шанс на прочтение, Анастасия Ложкина советует использовать формулировки с конкретикой. Например, «Предложение для партнёрства в рамках такого-то нацпроекта».
«Партнёр должен понять, зачем вы пишете, не прокручивая до конца. Первые два абзаца должны отражать суть. Деловое общение с партнёрами должно экономить их время», – советует эксперт.
Читайте также:
«Почему наши релизы никто не берёт?» Как попасть в СМИ – пошаговый алгоритм для НКО и не только
Чтобы получить ответ, используйте вопрос или чёткий призыв в финале письма. Например, «Можно ли созвониться до 5 сентября, чтобы обсудить детали?» вместо «Жду вашего решения».
Пункт второй. В подписи нет картинок и логотипа
Службы безопасности крупных компаний блокируют письма, которые визуально напоминают рекламу. По опыту Анастасии Ложкиной, из-за логотипа в подписи почты НКО регулярно попадают в спам.
«Этот технический фейл может стоить вам миллионных пожертвований», – делится специалист.
Чтобы обойти корпоративный фильтр, уберите лишние изображения и логотип из подписи.
Пункт третий. Минимум ссылок и файлов
Чем больше в письме ссылок, тем выше шанс попасть в спам или блокировку службы безопасности, замечает эксперт по фандрайзингу.
«Файлы – только нужные и без тяжёлого оформления. Не грузим партнёра 15-мегабайтным PDF с котиками и рамочками», – объясняет Анастасия Ложкина.
Когда устранили все технические неполадки, переходите к главному правилу, на котором строится деловое общение с партнёрами: обратная связь.
Пункт четвёртый. Вы уточнили, получил ли адресат письмо
Что делать, если на ваше послание не ответили? Выходить на общение снова.
«Частая ошибка НКО в том, что они «ждут чуда». Отправили письмо – и молятся, чтобы оно само сработало», – делится Анастасия.
Читайте также:
Чёрный список НКО существует: как взаимодействовать с бизнесом, чтобы получить помощь, а не «бан»
Чтобы добиться ответа, через пару часов после отправки уточните: «Дошло ли письмо? Всё ли открылось?».
Пункт пятый. На уточняющие вопросы вы отвечаете в течение часа
Если вам пишут: «Пришлите уточняющую информацию до 10 сентября. После этого закрываем бюджеты», а вы пропадаете на неделю, вероятнее всего, партнёры от вас отвернутся.
«Оперативность – мой личный секрет успеха в фандрайзинге. Хочешь деньги? Хочешь партнёров? Отвечай быстро. Выигрывает тот, кто отвечает в течение часа, максимум – суток», – считает Анастасия Ложкина.
Но что делать, если на деловое общение с партнёрами действительно нет времени? Выход – напишите, через сколько выйдете на связь. Например, «Получила письмо, вернусь с ответом завтра». В этом случае собеседник видит, что с ним говорит живой человек.
«Деньги не падают с неба, потому что вы классные. Их дают тем, кто умеет работать быстро и чётко. Оперативность, чистый текст, уважение к времени партнёра – на выходе получаются письма, которые не “тонут” и не бесят», – резюмирует эксперт.
Читайте также:
Актуальные формы согласий на обработку персональных данных для НКО: где скачать образцы?
Проверили себя? Чтобы получать больше полезных лайфхаков, подписывайтесь на телеграм-канал Добро.Медиа для НКО.
Ранее мы публиковали шпаргалку по всем налоговым льготам и чек-лист, как сдать отчётность по новым правилам.