С 2025 года бухгалтеры и работодатели столкнутся с ужесточением требований к обработке персональных данных. Нарушения могут привести к значительным штрафам. В этой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, что должен знать бухгалтер, чтобы избежать штрафных санкций, и какие практические шаги необходимо предпринять для соблюдения законодательства.
Обновления в законодательстве: что меняется с 2025 года
С 30 мая 2025 года вступили в силу обновленные требования к обработке персональных данных (ПДн), которые касаются всех — от индивидуальных предпринимателей до крупных организаций. Обработка даже базовых данных, таких как резюме или информация о сотрудниках, теперь требует выполнения множества формальностей и регистрации в соответствующих реестрах.
Роскомнадзор получил новые полномочия, включая возможность автоматического контроля за обработкой персональных данных, что существенно упрощает мониторинг. Нарушения могут быть зафиксированы в информационных системах, и штрафы за ошибки выросли в несколько раз. Повторные случаи несоответствий грозят более серьезными санкциями, а системные нарушения могут привести к административным расследованиям.
Новые правила от Роскомнадзора
Теперь все организации, работающие с персональными данными, обязаны:
- Уведомить Роскомнадзор и получить разрешение на обработку данных.
- Зарегистрироваться в реестре операторов персональных данных.
- Защищать данные с помощью специализированных систем.
- Проводить регулярные аудиты информационной безопасности (ИБ).
Даже если компания обрабатывает только ограниченное количество данных, это все равно требует официального оформления и соблюдения множества процедур.
Регистрация в Роскомнадзоре: пошаговая инструкция
Каждая организация, которая начинает работу с персональными данными, обязана зарегистрироваться в Роскомнадзоре. Вот как это сделать:
- Перейдите на сайт rkn.gov.ru.
- Найдите раздел «Операторы персональных данных».
- Заполните форму уведомления.
- Прикрепите приказ о назначении ответственного.
- Получите номер регистрации в реестре.
Процесс регистрации занимает не более 15 минут, а приказ можно составить в свободной форме.
Персональные данные: что должно делать руководство бухгалтерии?
Обработка персональных данных включает сбор, хранение, передачу и удаление информации. Бухгалтер в этом процессе играет ключевую роль. Вот основные обязанности бухгалтера:
- Начисление и выплата зарплаты.
- Работа с первичными документами, включая контрагентов.
- Формирование и сдача отчетности.
Бухгалтер взаимодействует с конфиденциальной информацией, поэтому должен следить за тем, как данные обрабатываются и обеспечивать их защиту.
6 шагов, чтобы избежать штрафов
- Проверьте наличие согласий
Прежде чем работать с персональными данными, получите письменное согласие от сотрудников, клиентов и контрагентов. Убедитесь, что согласия актуальны, используйте стандартные формы и регулярно обновляйте документы. - Контролируйте срок хранения данных
Персональные данные нельзя хранить дольше, чем позволяет законодательство. Установите графики для уничтожения документов и соблюдайте архивные сроки. - Обеспечьте безопасность хранения информации
Работая в 1С, важно защитить данные. Используйте ЭДО, настройте двухфакторную аутентификацию, не передавайте данные через мессенджеры и ограничьте доступ к информации. - Поддерживайте актуальность политики обработки ПДн
Политика по обработке персональных данных должна быть опубликована на сайте и отражать текущие процессы в компании. Убедитесь, что она обновлена и актуальна. - Сообщайте о нарушениях
Если вы заметили нарушение или риски, связанные с хранением данных, зафиксируйте это и проинформируйте руководство. Предложите решения для улучшения ситуации. - Проверьте подрядчиков
При обработке данных внешними компаниями убедитесь, что они соблюдают все требования законодательства. Заключите с ними договоры, уточните, как они хранят и передают данные, и запрашивайте аудит информационной безопасности.
Штрафы за нарушение закона: что изменилось?
С 2025 года за нарушение правил обработки персональных данных вводятся повышенные штрафы. Вот что изменилось:
1. Обработка данных без уведомления Роскомнадзора
- До 30 мая 2025: штраф от 3 000 до 30 000 рублей.
- После 30 мая 2025: штраф от 50 000 до 300 000 рублей.
2. Утечка персональных данных
- До 30 мая 2025: до 100 000 рублей.
- После 30 мая 2025: до 15 млн рублей.
3. Утечка биометрических данных
- Ранее не выделялась.
- Теперь штраф от 15 до 20 млн рублей.
4. Обработка данных без согласия
- До 30 мая 2025: до 75 000 рублей.
- После 30 мая 2025: до 700 000 рублей.
5. Повторное нарушение
- До 30 мая 2025: повышенные штрафы.
- После 30 мая 2025: штрафы могут составить до 3% выручки, но не менее 20 млн рублей.
Введение таких санкций значительно увеличивает риски для компаний. Чтобы избежать штрафов, важно тщательно следить за соблюдением всех норм и сроков.
Пример: реальный случай штрафа за передачу данных через WhatsApp
В одном случае Роскомнадзор наложил штраф на банк в размере 200 000 рублей за нарушение правил обработки данных. Сотрудники банка передавали персональные данные клиентов через WhatsApp, что является нарушением законодательства, так как данные передавались в незащищенном канале. Это нарушение было квалифицировано по части 13.11.2 КоАП РФ — пересылка данных в незащищенные каналы связи без уведомления или согласия.
Бухгалтерам важно помнить, что такие ошибки, как передача данных в мессенджерах, оставление документов без защиты или неполное соблюдение инструкций, могут привести к серьезным последствиям.
Чек-лист для бухгалтера: как обезопасить себя и бизнес
- Убедитесь, что компания зарегистрирована в реестре Роскомнадзора.
- Подготовьте и отправьте уведомление в Роскомнадзор.
- Назначьте ответственного за обработку данных.
- Проверьте наличие актуальных согласий на обработку данных.
- Проведите аудит информационной безопасности.
- Используйте системы защиты данных (антивирусы, шифрование, контроль доступа).
- Храните документы в защищенных местах с двухфакторной аутентификацией.
- Заключайте договоры с подрядчиками, регулирующие использование персональных данных.
- Обучите сотрудников правилам работы с данными.
Вывод
Правильное соблюдение законодательства о персональных данных — это не только обязанность бухгалтера, но и всей компании в целом. Чтобы избежать штрафов и обеспечить безопасность данных, необходимо соблюдать все требования, своевременно реагировать на изменения законодательства и принимать меры для защиты информации.