Найти в Дзене

К какой статье по Перечню 2019 относятся программы спортивной школы по видам спорта?

Оглавление

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

При составлении номенклатуры дел не можем определить, к какой статье по Перечню 2019[1]отнести программы спортивной школы по видам спорта, чтобы установить срок хранения таких документов. Подскажите, пожалуйста.

Ответ

Из вопроса можно сделать вывод, что в делопроизводстве организации образуются документы, характерные для специализированного отраслевого учреждения, например, для школы спортивной подготовки, школы олимпийского резерва, спортивного центра и т.д. При этом подчиненность может быть как федеральная, так и региональная либо организация и вовсе имеет частную форму собственности.

Предлагаем следующую логику рассуждений.

В идеале срок хранения интересующих автора вопроса документов должен быть указан в соответствующем ведомственном перечне. Среди таких ведомств может быть:

  • Министерство спорта Российской Федерации;
  • Министерство просвещения Российской Федерации;
  • Министерство науки и высшего образования Российской Федерации.

По состоянию на ноябрь 2023 г. ЦЭК Росархива согласован лишь Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (28.09.2023). Но при этом пока в свободном доступе этого документа нет. Очевидно это будет возможно (как и с Перечнем Минздрава[1]) после утверждения его приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации.

С учетом вышеизложенного обратимся к Перечню 2019.

-2

Составление номенклатуры дел, определение сроков хранения, работа с перечнями – это всегда аналитическая работа. В условиях отсутствия действующих ведомственных (отраслевых) перечней ее важность и значимость высока. Поэтому предлагаем рассуждать так: если программы, о которых идет речь в вопросе, разработаны и утверждены самой организацией (а не присланы для сведения, не копии) и необходимы для осуществления основной (уставной) деятельности, а также являются основным (или одним из основных) документом, определяющим ее деятельность, то таким программам целесообразно установить длительный срок хранения, например, 10 лет (или свыше 10 лет), закрепив это в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Либо в соответствии со ст. 476 Перечня 2019 установить им срок хранения «Постоянно».

Вопрос об установлении постоянного срока хранения, а значит, и включения таких программ в состав Архивного фонда Российской Федерации особенно актуален, если организация является источником комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива.

В номенклатуре дел программы спортивной школы по видам спорта могут отражаться следующим образом (Пример 1).

-3

___________________________________

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минздрава России от 03.08.2023 № 408).

[3] Здесь и далее – выделено автором.

Журнал "Секретарь-референт"