На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
При составлении номенклатуры дел не можем определить, к какой статье по Перечню 2019[1]отнести программы спортивной школы по видам спорта, чтобы установить срок хранения таких документов. Подскажите, пожалуйста.
Ответ
Из вопроса можно сделать вывод, что в делопроизводстве организации образуются документы, характерные для специализированного отраслевого учреждения, например, для школы спортивной подготовки, школы олимпийского резерва, спортивного центра и т.д. При этом подчиненность может быть как федеральная, так и региональная либо организация и вовсе имеет частную форму собственности.
Предлагаем следующую логику рассуждений.
В идеале срок хранения интересующих автора вопроса документов должен быть указан в соответствующем ведомственном перечне. Среди таких ведомств может быть:
- Министерство спорта Российской Федерации;
- Министерство просвещения Российской Федерации;
- Министерство науки и высшего образования Российской Федерации.
По состоянию на ноябрь 2023 г. ЦЭК Росархива согласован лишь Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (28.09.2023). Но при этом пока в свободном доступе этого документа нет. Очевидно это будет возможно (как и с Перечнем Минздрава[1]) после утверждения его приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации.
С учетом вышеизложенного обратимся к Перечню 2019.
Составление номенклатуры дел, определение сроков хранения, работа с перечнями – это всегда аналитическая работа. В условиях отсутствия действующих ведомственных (отраслевых) перечней ее важность и значимость высока. Поэтому предлагаем рассуждать так: если программы, о которых идет речь в вопросе, разработаны и утверждены самой организацией (а не присланы для сведения, не копии) и необходимы для осуществления основной (уставной) деятельности, а также являются основным (или одним из основных) документом, определяющим ее деятельность, то таким программам целесообразно установить длительный срок хранения, например, 10 лет (или свыше 10 лет), закрепив это в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Либо в соответствии со ст. 476 Перечня 2019 установить им срок хранения «Постоянно».
Вопрос об установлении постоянного срока хранения, а значит, и включения таких программ в состав Архивного фонда Российской Федерации особенно актуален, если организация является источником комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива.
В номенклатуре дел программы спортивной школы по видам спорта могут отражаться следующим образом (Пример 1).
___________________________________
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минздрава России от 03.08.2023 № 408).
[3] Здесь и далее – выделено автором.