На вопрос отвечает М.В. Бельдова, заместитель заведующего отделом документоведения ВНИИДАД
Вопрос
Какие дела считать архивными, то есть для каких дел проводить
полную архивную обработку?
Ответ
В п. 12 Правил 2023 введено положение о том, что документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. При этом не уточняется, какие именно дела. Получается, что архивными документы, законченные делопроизводством, сразу, минуя стадию документального фонда организации, становятся архивными, причем абсолютно все, в том числе имеющие срок хранения 1 год, 3 года, 5 лет.
Архивные документы подлежат хранению в архиве. В сложившейся практике документ признается архивным, то есть подлежащим хранению в архиве, после проведения ЭЦ в процессе подготовки документов к сдаче в архив организации, а не 1 января года, следующего за годом его исполнения. Архивисты всегда придерживались определенных этапов жизни дела (Алгоритм).
Как примирить эти нормы? Работник архива организации может, например, поступить следующим образом. Готовя документы к передаче в архив организации, он может основываться на положениях п. 34 и 47 Правил 2023, где сказано, что в архив поступают только документы постоянного хранения, по личному составу и со сроками хранения свыше 10 лет, и передает на хранение только такие документы.
То есть период времени, определяемый Правилами 2023 как «не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве» (то есть 3 календарных года), как и ранее, отводится организации на проведение ЭЦ и упорядочение архивных документов, то есть и на второй, и третий шаги Алгоритма.