Клиент: компания — IT-разработчик с командой из 30 сотрудников.
Тип предприятия: организация с кадровым и бухгалтерским учетом, переходящая на электронный документооборот.
Ситуация до внедрения:
Компания столкнулась с рядом трудностей в кадровом документообороте и взаимодействии с сотрудниками:
- Потеря заявлений и срыв сроков. Заявления на отпуск оформлялись на бумаге, часто терялись или задерживались при согласовании. В результате возникали риски несвоевременной выплаты отпускных и нарушения требований трудового законодательства.
- Дублирование бумажных документов. Несмотря на внедрение электронных заявок, приказы продолжали оформляться на бумаге, что приводило к дублированию процессов и перегрузке.
- Неудобства для удаленных сотрудников. Бухгалтер работала вне офиса, и передача заявлений и приказов требовала дополнительных усилий, занимала время.
- Отсутствие прозрачности. Сотрудники не всегда получали расчетные листы и не имели удобного доступа к остаткам отпусков и справкам.
- Невозможность быстрого оповещения. Регламенты и приказы доводились до сотрудников вручную, без фиксирования факта ознакомления.
- Руководитель не имел оперативного доступа к актуальной информации о местонахождении и статусе сотрудников (например, об отпусках).
- Существующие процедуры не соответствуют бизнес-требованиям, требуют значительных ручных трудозатрат и времени.
- Нехватка автоматизации препятствует быстрому решению вопросов сотрудников и эффективному выполнению кадровых функций.
Запрос клиента:
автоматизировать кадровый документооборот, чтобы:
- ускорить подачу и обработку заявлений;
- исключить потерю документов;
- перейти на юридически значимый электронный документооборот;
- обеспечить сотрудников удобным доступом к расчетным листам, отпускам и справкам;
- снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию.
Решение:
Мы внедрили сервис «1С Кабинет сотрудника», интегрированный с «1С: Зарплата и управление персоналом».
Ожидаемый результат:
1.Упрощение и автоматизация кадрового документооборота. Электронные заявления и приказы. Сотрудники отправляют заявления (отпуск, справки, изменение персональных данных) из личного кабинета с мобильного телефона. Документы автоматически попадают в 1С и формируют приказы без ручного ввода данных.
2. Сокращение времени согласования документов.
3. Мгновенный контроль присутствия сотрудников. Чтобы руководитель в два клика мог посмотреть в телефоне, кто сегодня на работе, а кто в отпуске или на больничном.
4. Единая панель управления в веб-интерфейсе и мобильном приложении, который отображает статус всех документов и ознакомлений.
5. Юридическая значимость. Для подписания документов используются:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя,
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) сотрудника, которая выпускается бесплатно прямо в кабинете.
6. Расчетные листки онлайн. Автоматическая публикация расчетных листков в приложении с push-уведомлениями и подтверждением факта ознакомления.
7. Прозрачность отпусков. Сотрудники видят остатки отпусков и могут заранее планировать график.
8. Доступ к справкам и регламентам. Возможность заказать справку (например, 2-НДФЛ), а также подписывать обязательные для ознакомления документы (регламенты, приказы).
9. Сокращение бумажного документооборота. Экономия на бумаге, папках, места в шкафах, на чернилах, принтерах, технических специалистах и т.д.
10. Доступность данных из любой точки. Есть сотрудники, которые работают территориально и за 200км и 4000км.
11. Универсальность внедрения. Сервис работает как в облаке (минимум нагрузки на IT), так и в локальной версии для компаний с повышенными требованиями к безопасности.
“До” и “после” (ожидаемые результаты):
До: бумажные процессы, потеря заявлений, несоблюдение сроков; отсутствие системы рассылки расчетных листков; высокая нагрузка на кадровиков и бухгалтерию; недовольство сотрудников из-за отсутствия прозрачности.
После: все кадровые документы доступны онлайн, юридически значимы и подписаны ЭЦП; сокращение времени обработки заявлений с нескольких дней до часов; исключены риски штрафов за несвоевременные выплаты отпускных; автоматическая рассылка расчетных листков и уведомлений; сотрудники получили прозрачность по отпускам и расчетам, руководство — полный контроль; экономия на бумажном документообороте (печать, хранение, доставка).
Кому особенно полезен «1С Кабинет сотрудника»:
- Компаниям с распределенным штатом или удаленными сотрудниками;
- Компаниям, которые не хотят быть зависимы от бухгалтера или своей памяти;
- Работодателям, которые хотят быть в тренде;
- Организациям с любым кадровым документооборотом;
- Работодателям, которые хотят снизить риск штрафов и конфликтов с трудовой инспекцией;
- Компаниям на 1С: ЗУП, ERP или Бухгалтерии 3.0, которые хотят встроенный, привычный инструмент без сторонних сервисов.
Почему это важно:
- Переход на КЭДО снижает риски простоев и штрафов.
- «1С Кабинет сотрудника» встроен в привычный интерфейс 1С — не требует перестройки процессов и длительного обучения.
- Сервис даёт полный контроль за кадровыми документами, экономит время и деньги, а также делает взаимодействие с сотрудниками прозрачным и современным.
Свяжитесь с нами для консультации и получите индивидуальный план внедрения под ключ для вашего бизнеса!
ИстЛайн: Ваш экспертный партнер в автоматизации HR и кадрового учета на базе «1С». Мы создаем прозрачную среду для HR и бухгалтерии, освобождая вас от рутины и позволяя сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса.
Контакты для связи:
- Телефон: +7 (383) 235-92-32
- Email: nsk@1cistline.ru