Как сократить недостачи: оптимизация товарного учета в 3 шага

Эффективный товарный учет – основа стабильной работы любой торговой компании. Организация учета должна быть продуманной и четкой, чтобы минимизировать недостачи. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы подробно рассмотрим, как оптимизировать учет и снизить потери на складе.

Оптимизация товарного учета включает три ключевых этапа:

• организация бизнес-процессов;
• автоматизация;
• контроль.

Прежде чем переходить к конкретным шагам, важно понять, что такое недостачи и какие факторы их вызывают.

Виды недостач

Недостачи – это расхождения между фактическим наличием товаров и данными учета. Они бывают нескольких типов:

• Естественная убыль. Некоторые товары и запасы теряют массу или объем при хранении. Закон разрешает учитывать такие потери в составе расходов, признаваемых для налогообложения (подп. 7 п. 2 ст. 254 НК РФ). Нормы устанавливаются профильными ведомствами.
• Недопоставка товаров. Возникает, если количество, указанное в товарной накладной (УПД), отличается от фактического. Проблема касается как поступления, так и выдачи товаров.
• Некомплектность товара. Похожа на недопоставку, но касается комплектов изделий, когда при приемке или проверке отсутствуют отдельные элементы.
• Кражи. Недостача квалифицируется как кража, если органы правопорядка приняли заявление и провели расследование. Если виновник установлен, он возмещает ущерб; если нет – стоимость списывается в расходы для налогообложения (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Особое внимание уделяется кражам из торговых залов самообслуживания.
• Отпуск без учета или потеря документов. Отгрузка без правильной документации может стать причиной споров с клиентами. Электронный документооборот помогает снизить такие риски.
• Ошибки в учете. Двойной ввод документа или неверная цена товара создают расхождения.
• Форс-мажор. Пожары, наводнения, войны, забастовки и другие обстоятельства могут сделать товар непригодным для использования или продажи.

Причины возникновения недостач

Недостачи возникают по трем основным причинам:

1. Человеческий фактор – ошибки сотрудников, недосмотр, невнимательность.
2. Нарушения бизнес-процессов – слабая организация приемки, хранения и отпуска товаров.
3. Умышленные действия – мошенничество, кражи.

При этом концепция «бриллиант мошенничества», предложенная Дэвидом Вульфом и Даной Хермансон, выделяет четыре элемента:

• Мотив (давление) – желание или необходимость совершить мошенничество.
• Возможность – наличие слабого места в системе, которое можно использовать.
• Логическое оправдание – внутреннее убеждение, что риск оправдан.
• Способность – личные качества и возможности для реализации мошенничества.

Цель бизнеса – построить учет так, чтобы минимизировать ошибки сотрудников и лишить возможности для злоупотреблений.

Автоматизация товарного учета

При приемке товаров важно пересчитывать все позиции. Если есть расхождения с накладной, составляется акт по форме ТОРГ-2. Если пересчет невозможен, условия прописываются в договоре поставки. Дополнительно используют видеонаблюдение для фиксации спорных ситуаций.

Автоматизация позволяет упростить прием и пересчет:

• накладные можно загружать в учетную систему через сервис FASTA или выгружать из ЭДО;
• при заведении товаров в 1С используется штрихкодирование, а сотрудники работают с терминалами сбора данных (ТСД) или сканерами;
• мобильное приложение DataMobile для Android облегчает работу с 1С, в том числе с маркированными товарами.

Приложение позволяет:

• автоматически принимать товары и проверять расхождения при сканировании штрихкодов;
• корректно отгружать товары по заказам;
• проводить инвентаризацию с использованием ТСД.

Также поддерживается работа с RFID-метками, которые проще считываются и не требуют прямой видимости, но дороже в использовании.

Поддержка и контроль программного обеспечения – обязательны. Рекомендуется резервное копирование, лучше в облако, с шифрованием и защитой данных.

Организация бизнес-процессов

Для эффективного склада нужно:

• описать процессы в рабочих инструкциях;
• разделить полномочия сотрудников, чтобы снизить риск краж;
• разделить склад на зоны с ограниченным доступом;
• установить видеонаблюдение, сигнализацию и системы оповещения;
• разместить товары удобно и логично, особенно популярные позиции.

Этапы работы с товаром:

• приемка;
• хранение;
• передача для внутренних нужд;
• отпуск клиентам;
• перемещение между складами;
• списание неликвидных запасов.

Проблемы внедрения новых процессов

Даже автоматизация и инструкции не гарантируют снижение недостач. Сотрудники могут сопротивляться изменениям. Поэтому внедрение должно быть постепенным.

Повысить лояльность можно через бонусы за соблюдение процедур. Одновременно необходимо проводить контроль: внезапные проверки помогают выявлять нарушения и вводить санкции.

Контрольные мероприятия

Главная проверка – инвентаризация. Ее проводят:

• при составлении годового отчета;
• при передаче или возврате активов;
• при смене материально ответственного;
• при смене руководителя или массовом увольнении;
• при утрате или порче имущества;
• при форс-мажоре;
• при реорганизации (кроме преобразования);
• при ликвидации организации (п. 15 ФСБУ 28/2023).

Инвентаризацию можно делать чаще, частично или по товарным группам. Важно анализировать причины недостач и корректировать процессы.

Видеонаблюдение

После установки камер проверяют:

• нет ли слепых зон;
• качество изображения;
• сохранение записей на диске или в облаке.

Ошибки при установке могут привести к пропаже имущества. Например:

• из кассы пропали деньги, так как пересчет не попадал в обзор камеры;
• кассир сообщил о краже с оружием, но видеозапись оказалась неполной, полиция отказалась принимать заявление.

Регулярный контроль оборудования обязателен.

Кражи из торговых залов самообслуживания

Эти кражи полностью предотвратить невозможно. Закон позволяет учитывать такие расходы для целей налогообложения, если их экономическая целесообразность документально подтверждена.

ФНС подтверждает возможность учета таких расходов, но конкретные документы не указаны. Налогоплательщик берет на себя риск и должен быть готов отстаивать позицию в суде.

Важно также:

• документировать списание по любой причине;
• разделять списание из-за недостач и порчи товаров;
• понимать финансовый и налоговый риск.

Сокращение недостач напрямую влияет на прибыльность бизнеса, поэтому к этой задаче нужно относиться серьезно.