Кейс нового склада производственной компании: совместить товары разных категорий и режимов хранения с нескольких складов на новом РЦ

Общая информация

Компания занимается производством продуктов питания. В периметре проекта автоматизации – склады сырья и готовой продукции.

На складе сырья используется несколько разных температурных режимов. Продукция подлежит контролю на качество. Часть продукции необходимо хранить отдельно от остальных товаров на складе (специи). Сырье отгружается на собственное производство. На складе ГП обрабатывается готовая продукция, произведенная на собственных производственных площадках (заводах), в моно-паллетах на европоддонах. В отношении всего сырья и ГП применяется учет партий и учет сроков годности.

Компания открывает новый распределительный центр. Задача – перенести все сырье и готовую продукцию на новый склад, выбрать и внедрить систему WMS, обеспечив условия хранения и обработки всех товарных групп.

Вопросы, с которыми пришел заказчик

• Как следует организовать бизнес-процессы на новом складе с учетом того, что он будет работать под управлением системы WMS?
• В каком объеме стандартный функционал системы управления складом (WMS) позволит обеспечить функциональные потребности нового склада с учетом необходимости соблюдения температурных режимов хранения и особенностей обработки товаров?
• Как организовать работу проектной команды для обеспечения эффективности проекта внедрения WMS?
• Потребуются ли изменения в смежных бизнес-процессах и если да, то какие конкретно?
• Как правильно подойти к вопросу выбора программного обеспечения и какую систему WMS внедрить?

Важные вводные

1. На действующих складах сырья и готовой продукции применяется только бумажная технология. Адресного хранения нет;
2. Бизнес-процессы для нового склада не смоделированы и не описаны, функционал систем WMS заказчику в полной мере не знаком;
3. Функциональные требования к системе WMS не сформулированы;
4. При выборе системы управления складом заказчик исходит из качества системы, опыта и подхода подрядчика к внедрению. Платформа, на которой разработана WMS, имеет второстепенное значение;
5. Руководство компании четко понимает потребности и готово принимать решения.

Задачи консультанта

1. Изучить бизнес-процессы и порядок взаимодействия действующих складов сырья и ГП с производством и коммерческим блоком;
2. Выполнить моделирование целевых бизнес-процессов для нового склада в условиях применения системы WMS;
3. Составить перечень функциональных требований к системе управления складом с учетом целевых бизнес-процессов;
4. Оказать содействие в формировании проектной команды на стороне заказчика и в распределении ролей между ее участниками;
5. Составить запрос предложений на внедрение WMS, выполнить анализ полученных коммерческих предложений., определить их преимущества и недостатки.

Работа в разгаре

Решение

По итогам изучения бизнес-процессов на действующих складах, а также физических особенностей и плана расстановки стеллажей на новом складе мною были предложены гипотезы (предложения) по организации целевых бизнес-процессов. При этом, были приняты во внимание требования по соблюдению температурного режима хранения, контролю качества, а также по раздельному хранению отдельных товарных групп.

После обсуждения и согласования предложений было выполнено моделирование целевых бизнес-процессов для нового склада. Важно отметить, что в обсуждении гипотез и целевых бизнес-процессов принимали участие представители производства, коммерческого блока, бухгалтерии. Такой подход заказчика к проекту позволил не только согласовать все внутренние спорные вопросы уже на этапе подготовки к внедрению системы управления складом, но и содействовал оптимизации смежных бизнес-процессов. В частности, в ходе обсуждения особенностей партионного учета готовой продукции было установлено, что генерирование идентификаторов партий на производстве выполняется разными сменами по-разному. Например, одна партия имеет в составе только цифры (15082025), другая – цифры и знаки препинания (15.08.2025) и т.д.

Данный недостаток был своевременно устранен, что позволило обеспечить единообразный учет партий готовой продукции.

План расстановки стеллажей на новом РЦ

Другим положительным опытом стало своевременное применение изменений в штате компании. Использование системы WMS требует наличия администратора и оператора WMS. Администратор отвечает за настройки и функционирование системы, оператор обеспечивает работу смены. Заказчиком было принято решение о приеме на работу администратора WMS уже на этапе поиска системы. Впоследствии этот сотрудник принимал активное участие в составлении проектного решения, настройках системы и составлении технических заданий на разработку.

В результате к началу этапа запуска системы в продуктивную эксплуатацию на складе администратор WMS мог решать более половины сложных вопросов, обычно решаемых подрядчиком. Впоследствии опыт администратора, полученный им при внедрении системы, позволил сократить количество платных обращений в техподдержку подрядчика. Таким образом, заказчик смог вырастить внутреннюю экспертизу, которая всегда является полезным вложением.

После согласования концепции целевых бизнес-процессов был составлен и согласован подробный перечень функциональных требований к системе WMS. При этом, мы не привязывались к конкретным системам, а исходили только из потребностей склада и целевых бизнес-процессов. Это – крайне важный момент, т.к. одна из причин неудач на многих проектах внедрения систем WMS – это игнорирование реальных потребностей бизнеса, внедрение только стандартного функционала системы либо подгонка бизнес-процессов под функционал внедряемого решения.

В качестве примера могу привести несколько важных требований, которые были учтены в перечне ФТ:

• настройка обязательности контроля качества для товарных групп и отдельных позиций – для обеспечения выполнения такого контроля и его отражения в системе, а также автоматического или ручного (на ТСД) изменения вида запаса для партии сырья, прошедшей контроль;
• автоматическое планирование размещения с учетом вида товарного запаса и режима хранения – для обеспечения раздельного хранения товаров с учетом их характеристик и требований по обработке;
• строгое закрепление отдельных товаров и товарных групп за конкретными участками склада – для обеспечения обособленного хранения специй;
• автоматический расчет остаточного срока годности для сырья и готовой продукции с настройками автоматического изменения вида товарного запаса по достижению заданного порога – для мониторинга срока годности и обеспечения принципа FEFO, а также своевременной организации маркетинговых акций по готовой продукции с истекающим сроком годности;
• закрепление ворот за определенными зонами склада с учетом температурного режима хранения, настройка ограничений для разных типов транспортных средств при назначении ворот отгрузки (например, ворота в зоне «Морозильник» могут использоваться только рефрижераторами).

Концепция целевых бизнес-процессов и подробный перечень функциональных требований были направлены потенциальным подрядчикам. Детализация, с которой были описаны целевые бизнес-процессы и функциональные требования, позволили потенциальным подрядчикам оценить не только внедрение стандарта, но и выполнять оценку количества и стоимости разработок в системе. В итоге мы получили стоимость проекта под ключ, т.е. со всеми настройками и разработками. Осталось только провести интервьюирование участников, изучить опыт работы с аналогичными складами, осуществить референс-визиты. Итогом проделанной работы стал объективный выбор системы и подрядчика, составление и утверждение ресурсного плана и своевременный старт проекта.

Пример сравнения систем

Что получил заказчик

• Выполнено моделирование эффективных целевых бизнес-процессов для нового склада с учетом всех требований по обработке товаров и тех функциональных возможностей, которые предоставляет использование системы управления складом (WMS);
• Составлен детальный перечень функциональных требований к системе WMS, который позволил не только осуществить объективный выбор системы, но и выполнить мониторинг полноты и соответствия настроенного функционала потребностям склада;
• Сформирована проектная команда с четким распределением и пониманием функций участников, налажена продуктивная работа с командой подрядчика в рамках проекта внедрения WMS;
• Выявлены и устранены узкие места в смежных бизнес-процессах;
• Система WMS внедрена в поставленные сроки и с соблюдением бюджета проекта.

Об успешности проекта говорит тот факт, что представители заказчика неоднократно выступали на профильных мероприятиях, в том числе международных, где делились опытом эффективного внедрения системы WMS на складах сырья и готовой продукции. Одним из факторов успешности проекта стало применение стратегии «Эффективное внедрение».