Аутсорсинг – это удобно и часто выгодно. Но передача части задач сторонним специалистам требует внимательного подхода к учету и оформлению документов. Иначе можно привлечь нежелательное внимание со стороны налоговых органов. Рассказываю, как правильно организовать учет операций по договору аутсорсинга и избежать проблем с проверяющими.
1. Договор
Аутсорсинг оформляется договором возмездного оказания услуг. На этапе его заключения нужно учесть несколько важных моментов:
• Четко определите перечень передаваемых функций и услуг.
Чем подробнее вы опишите, что именно должен делать аутсорсер, тем меньше шансов на разногласия в будущем.
• Пропишите порядок выполнения работ, сроки, стоимость, ответственность сторон и контрольные точки.
Например, как часто аутсорсер должен предоставлять отчеты о проделанной работе.
• Избегайте терминологии трудового договора, если работаете с физлицом.
Никаких "режимов рабочего времени", "гарантий и компенсаций", "оплаты труда" – только конкретные задачи и оплата за их выполнение.
2. Разделяй и властвуй: создаем отдельный объект учета
Все операции по договору аутсорсинга нужно учитывать отдельно от внутренних процессов компании. Это позволит вам:
• Четко отслеживать объем и стоимость переданных работ.
• Анализировать эффективность аутсорсинга и оптимизировать расходы.
• Обосновать необходимость этих расходов перед налоговой.
Важно помнить: функции, переданные на аутсорсинг, не должны дублировать
обязанности штатных сотрудников. Если у вас уже есть бухгалтер, зачем нанимать еще одного на аутсорсе? Аутсорсинг должен быть оправдан отсутствием необходимых специалистов в штате или нецелесообразностью их найма из-за небольшого объема работ.
3. Отчетность как гарантия вашей правоты
Регулярно требуйте от аутсорсера отчетность о проделанной работе. Это могут быть:
• Акты выполненных работ.
• Отчеты о достигнутых результатах.
• Любые другие документы, подтверждающие выполнение обязательств.
В этих документах должно быть подробное описание выполненных работ. Так вы сможете контролировать объем выполненных работ и обосновать необходимость этих расходов при проверках.
4. Главное – экономическая целесообразность
Налоговики пристально следят за договорами аутсорсинга, особенно если они заключены для экономии на зарплатных налогах. Чтобы избежать подозрений, докажите экономическую целесообразность аутсорсинга.
• Проведите расчет расходов для двух сценариев: выполнение задач силами аутсорсера и силами штатных сотрудников.
• Учтите все затраты: зарплата, социальные отчисления, обучение, оборудование рабочих мест.
Если аутсорсинг позволяет вам экономить, акцентируйте внимание на том, что экономия на расходах приводит к увеличению налогооблагаемой прибыли.
Аутсорсинг – это отличный инструмент для оптимизации бизнес-процессов, но он требует внимательного и ответственного подхода. Тщательное оформление документов, раздельный учет и обоснование экономической целесообразности помогут вам избежать проблем с налоговой и получить максимум выгоды от аутсорсинга.
Запишитесь на бесплатную консультацию, чтобы узнать, как мы можем помочь вашему бизнесу.
Подпишитесь на наш телеграмм-канал и в ВКонтакте, чтобы быть в курсе новых тенденций в сфере корпоративной безопасности и получать полезные советы от экспертов.