Учет денег в бизнесе — как предпринимателю вести учет доходов и расходов

Учет доходов и расходов позволяет предпринимателю видеть реальную картину бизнеса‚ анализировать финансы и принимать решения. Рассказываем‚ как наладить систему учета.

Зачем предпринимателю вести учет доходов и расходов

Учет доходов и расходов — это системная фиксация всех денежных поступлений и затрат компании. Он нужен, чтобы предприниматель видел реальную картину бизнеса, принимал управленческие решения и понимал, сколько денег можно инвестировать или вывести на себя.

Ниже разберем, зачем вести учет, как правильно рассчитать точку безубыточности и какие инструменты помогают контролировать финансы.

Многие начинающие предприниматели считают, что вести учет достаточно только для налоговой. Но реальность другая: грамотный учет — это не формальность, а инструмент управления бизнесом.

Основные задачи учета:

Контролировать доходы и расходы. Понимать, какие направления приносят прибыль, а какие «съедают» деньги.

Избегать кассовых разрывов. Когда денег на счете достаточно для налогов и обязательных платежей.

Оценивать эффективность. Управленческий учет помогает принимать решения о расширении, найме сотрудников или изменении стратегии.

Привлекать инвестиции. Прозрачные отчеты делают компанию понятной для банков и партнеров.

Планировать развитие бизнеса. Без понимания, сколько денег приносит бизнес, невозможно масштабироваться.

Даже малый бизнес, где работает один человек, должен вести управленческий учет. Это позволит предпринимателю управлять финансами, а не просто спонтанно реагировать на проблемы.

Как правильно учитывать доходы и расходы

Есть три уровня учета:

1. Бухгалтерский учет — для государства. Это обязательная фиксация всех операций, формирование бухгалтерской отчетности и сдача данных в налоговую.
2. Налоговый учет — для расчета налогов. Здесь важна корректная классификация доходов и расходов, чтобы не переплачивать.
3. Управленческий учет — для собственника. Он показывает реальную картину бизнеса: где вы зарабатываете, а где теряете.

❗️ Важно: вести управленческую отчетность нужно отдельно от налоговой. Управленческий учет гибкий, его можно подстраивать под конкретный бизнес.

Пример: в бухгалтерской отчетности затраты на рекламу фиксируются одной суммой. Но в управленческом учете их можно разделить по каналам (например, 50% — таргетированная реклама в соцсетях, 30% — контекстная реклама, 20% — офлайн). Тогда предприниматель видит, какой канал приносит больше клиентов и где расходы неэффективны.

Нужна помощь с бухучетом?

Передача отчетности, налоговые декларации, платежные документы — мы поможем подобрать проверенный сервис.

Сравнить стоимость онлайн-бухгалтерии

За какой период вести учет

Лучший вариант — вести учет ежемесячно, но для разных целей используют разные горизонты:

Ежедневный учет — контроль кассы и онлайн-продаж.

Еженедельный учет — для малого бизнеса и стартапов. Позволяет быстро видеть динамику.

Ежемесячный учет — стандарт для большинства компаний.

Ежеквартальный и годовой — для анализа стратегии, переговоров с банками, поиска инвесторов.

Совет

Используйте принцип «от мелкого к крупному». Сначала фиксируйте ежедневные операции, затем собирайте их в ежемесячный отчет.

Источники данных для учета

Чтобы учет велся корректно, данные нужно собирать из разных источников:

Банковский счет компании — основа учета. Все поступления и расходы должны проходить через него.

Бухгалтерские программы (1С, «Контур») — помогают формировать официальную отчетность.

CRM и кассы — фиксируют продажи и возвраты.

Сервисы автоматизации — позволяют интегрировать данные из банка, CRM и кассы.

Ручной учет — по чекам, договорам, квитанциям (если нет автоматизации).

Совет

Используйте отдельный банковский счет для бизнеса. Это дисциплинирует и облегчает ведение учета.

Точка безубыточности — что это такое

Точка безубыточности — это объем продаж, при котором компания покрывает все расходы, но еще не получает прибыли.

Зачем она нужна:

чтобы понимать, сколько нужно продавать каждый месяц;

чтобы оценить риски выхода на новый рынок;

чтобы планировать маркетинговый бюджет.

Если предприниматель не знает свою точку безубыточности, он может недооценить объем продаж, необходимый для выживания.

Как рассчитать точку безубыточности

Формула: точка безубыточности = постоянные расходы / (цена товара — переменные расходы на единицу товара).

• Постоянные расходы — аренда, зарплата сотрудников, коммунальные платежи.
• Переменные расходы — себестоимость товара, закупка сырья, доставка.

Пример 1 (услуги):

Постоянные расходы: 300 тысяч ₽.Цена услуги: 5000 ₽.Переменные расходы на одну услугу: 2000 ₽.

Точка безубыточности = 300 000 / (5000 — 2000) = 100 клиентов.

Пример 2 (продажи товаров):

Постоянные расходы: 500 тысяч ₽.Цена товара: 2000 ₽.Себестоимость товара: 1200 ₽.

Точка безубыточности = 500 000 / (2000 — 1200) = 625 продаж.

Зная точку безубыточности, предприниматель понимает, сколько клиентов или сделок нужно каждый месяц для выхода «в ноль».

Анализ полученных данных

После расчетов важно не просто хранить цифры, а анализировать их:

сравнивайте плановые и фактические показатели;

оценивайте прибыльность бизнеса по каждому направлению;

анализируйте финансовые показатели по статьям расходов;

ищите резервы для снижения затрат.

Совет

Если выручка регулярно ниже точки безубыточности — пора менять стратегию: пересматривать цены, искать новые каналы продаж или сокращать издержки.

Как правильно вести финансовый учет бизнеса — правила ведения Cashflow

Cashflow (отчет о движении денежных средств, ДДС) — центральный инструмент, который помогает собственнику управлять финансами, видеть реальное движение денежных средств и вовремя предотвращать кассовые разрывы. Он дополняет бухгалтерскую отчетность и налоговую отчетность, формируя основу для управленческой отчетности и качественных управленческих решений.

В отчете фиксируются три потока:

1. Операционный — продажи, аренда, зарплаты сотрудников.
2. Инвестиционный — покупка оборудования, вложения в развитие.
3. Финансовый — кредиты, займы, выплаты дивидендов.

Основные правила ведения:

• фиксировать все денежные поступления и расходы;
• планировать бюджеты на месяц и квартал;
• учитывать налоги и зарплаты заранее;
• анализировать кассовые разрывы и предотвращать их.

Как не работать в убыток

Чтобы бизнес был прибыльным:

Ведите управленческий баланс — свод всех активов и обязательств.

Используйте бюджет доходов и расходов (БДР).

Контролируйте финансовые результаты по каждому проекту.

Применяйте автоматизацию процессов — сервисы позволяют вести учет без лишних ошибок.

Отдельно остановимся на БДР (бюджете доходов и расходов) — это финансовый план, в котором компания заранее фиксирует, сколько денег она планирует заработать (доходы) и потратить (расходы) за определенный период — месяц, квартал или год.

Если отчеты ДДС показывают реальные движения денег («что пришло и ушло»), то БДР — это «карта будущего»: прогноз по прибыли, план развития и ориентир для управленческих решений.

Как собственнику понять, сколько денег можно выводить на себя

Ошибка многих предпринимателей — забирать все деньги из бизнеса. Это приводит к кассовым разрывам и невозможности платить налоги.

Рекомендации:

оставляйте минимум 20–30% прибыли в обороте;

формируйте резервный фонд;

выводите только «чистую» прибыль, а не оборотные средства.

Как собственнику легально вывести деньги на себя

Есть три варианта:

1. Зарплата — стабильный доход, облагается налогами и взносами.
2. Дивиденды — выплачиваются из прибыли, ставка налога — 13%.
3. Возврат займа — если предприниматель ранее давал компании деньги.

Выбор зависит от целей: для стабильного дохода удобнее зарплата, для налоговой оптимизации — дивиденды.

Больше полезных финансовых советов вы найдете в телеграм-канале журнала Сравни.

📷

Зарплата или дивиденды — что лучше для собственника

Для собственника компании важно не только легально вывести деньги, но и выбрать такой способ, который будет оптимальным по налогам, рискам и удобству. Основные варианты:

Зарплата собственника

• Плюсы:- стабильный ежемесячный доход; — идут пенсионные и социальные отчисления (будущая пенсия, пособия); — банкам проще оценивать вашу платежеспособность, если вы хотите взять ипотеку или потребительский кредит.
• Минусы:- высокая налоговая нагрузка: НДФЛ 13% + страховые взносы работодателя (около 30%); — для малого бизнеса может быть дорого содержать «зарплату собственника» на уровне рынка.

Кому подходит:

начинающим предпринимателям, которые хотят «белый» доход и подтвержденный стаж, а также тем, кто планирует личные кредиты или ипотеки.

Дивиденды

• Плюсы:- налог ниже — всего 13% НДФЛ (или 15%, если доходы высокие); — нет страховых взносов, экономия на выплатах; — выплата возможна раз в квартал, полугодие или год — удобно для распределения прибыли.
• Минусы:- дивиденды можно платить только из чистой прибыли компании после уплаты всех налогов и обязательных платежей; — нельзя начислять себе «дивиденды ежемесячно» без формального распределения прибыли; — нет пенсионных и соцотчислений.

Кому подходит:

компаниям, которые уже устойчиво работают и регулярно получают прибыль. Это выгодный инструмент налоговой оптимизации.

Комбинация: зарплата + дивиденды

Многие собственники бизнеса используют смешанный подход.

Пример:

собственник назначает себе зарплату 60 тысяч ₽ в месяц (для стабильности и соцгарантий), а раз в полгода распределяет дивиденды в размере 1 миллиона ₽ (налог 13%).

Распространенные ошибки при ведении учета

Даже опытные предприниматели совершают типичные ошибки, которые мешают бизнесу расти. Вот самые частые:

1. Смешивание личных и бизнес-денег.Многие новички оплачивают из одного кошелька и покупки в супермаркете, и рекламу бизнеса. В итоге непонятно, где расходы семьи, а где — компании. Это приводит к путанице, невозможности рассчитать прибыль и конфликтам с налоговой. Решение простое — открыть отдельный банковский счет для бизнеса.
2. Отсутствие управленческого учета.Ограничиваться только бухгалтерией — значит вести бизнес «для налоговой», а не для себя. Управленческий учет дает живую картину: сколько реально пришло денег, куда они ушли и хватит ли на налоги и зарплаты.
3. Игнорирование мелких расходов.«Подумаешь, подписка на сервис за 500 ₽», — думает предприниматель. Но таких подписок и мелких платежей может накопиться десятки тысяч в месяц. В итоге маржа «тает», хотя кажется, что тратишь немного. Выход — фиксировать абсолютно все траты, даже самую маленькую комиссию банка.
4. Отсутствие анализа финансовых показателей.Записать доходы и расходы — это полдела. Главное — анализировать: какие каналы продаж окупаются, какие проекты убыточные, где слишком высокие расходы. Без анализа цифры превращаются в «мертвый груз», который не помогает принимать решения.
5. Неправильное планирование налогов.Частая история: предприниматель радуется крупной сделке, тратит всю выручку, а через месяц приходит налог на прибыль или НДС. Возникает кассовый разрыв. Чтобы этого не случалось, лучше всегда откладывать часть поступлений на налоговый счет.

📷

Как предпринимателю рассчитать маржинальность

Читать по теме

Часто задаваемые вопросы об учете денег в бизнесе

Достаточно ли вести только бухгалтерский учет?

Нет. Бухгалтерский учет нужен налоговой, а предпринимателю важнее управленческий учет для контроля бизнеса.

Можно ли вести учет в Excel?

Да, но для растущего бизнеса больше подходят сервисы, которые автоматизируют процессы.

Нужно ли малому бизнесу управленческое планирование?

Обязательно. Даже небольшой бизнес получает выгоду от управленческой отчетности.

Как понять, что бизнес убыточный?

Если выручка стабильно ниже точки безубыточности и появляются кассовые разрывы.

Как часто анализировать результаты?

Минимум раз в месяц, лучше еженедельно для малого бизнеса.

Вывод

Ведение учета — это не просто требование закона, а основа эффективного бизнеса. Предпринимателю важно разделять бухгалтерский и управленческий учет, регулярно считать точку безубыточности, анализировать движение денежных средств и принимать управленческие решения на основе данных.

Грамотный учет помогает контролировать доходы, избегать кассовых разрывов и планировать развитие. А значит — бизнес становится более устойчивым, а его владелец увереннее управляет финансами и знает, сколько денег можно безопасно вывести для себя.

Читайте также:

• Каким будет курс рубля в сентябре 2025 года
• Что изменится для автомобилистов с 1 сентября 2025 года
• Нетрезвых водителей будут проверять по-новому: когда и как это будет работать

Подпишитесь на наш канал, если статья была полезной