ФСБУ 27/2021 «ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»
Стандарт ФСБУ 27/2021 вступил в силу в 2022 году
Ключевые вопросы:
1. Изменение в регулировании первичных документов;
2. Реквизиты обязательные для признания документа в налоговом учете;
3. Оформление документов и исправлений;
4. В каком виде необходимо хранить документы?
5. Последствия утраты документов.
6. Связь кассового чека с первичными документами.
Основная цель ФСБУ 27/2021 – установить нормативные требования к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета, порядок их исправления и хранения, правила документооборота в бухгалтерском учете.
Стандарт ФСБУ 27/2021 распространяется на все экономические субъекты за исключением организаций бюджетной сферы.
Стандарт устанавливает требования только:
-к первичным документам;
-и регистрам бухгалтерского учета.
Стандарт не распространяется на бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также на иные документы бухгалтерского учета.
Нормативные документы:
Федеральный закон 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете. (ст. 9);
ФСБУ 27/2021, утв. Приказом Минфина РФ от 16.04.2021 № 62;
НК РФ: ст. 252, 313, 54.1, 120;
Информационно сообщение Минфина РФ от 10.06.2021№ ИС-учет-33;
ФЗ от 22.05.2003 № 54- ФЗ – о применении ККТ.
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» называется «Первичные учётные документы».
Некоторые положения статьи:
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учётным документом. Запрещено принимать к бухгалтерскому учёту документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Обязательные реквизиты первичного учётного документа:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта.
Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
1. ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: суть и значение.
Первичный документ – это основа учета. Он подтверждает факт хозяйственной жизни (ст. 9 № 402-ФЗ) и служит основание для бухгалтерского и налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Первичный учётный документ (первичка) — это письменное или электронное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции. Такие документы фиксируют финансовые события в организации: покупку товаров, продажу услуг, выплату заработной платы, перемещение материальных ценностей и так далее.
Функции первичных документов:
Финансовая — служат основанием для отражения доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учёте.
Юридическая — подтверждают факт сделки, их используют в досудебных разбирательствах и в суде при споре с контрагентами.
Налоговая — позволяют обосновать расходы перед ФНС, чтобы избежать доначислений.
Контрольная — незаменимы во внутреннем аудите и управленческом учёте.
Виды
К первичным документам относятся документы по разным направлениям работы компании — по учёту кадров, торговых и кассовых операций, основных средств и нематериальных активов и т. д.
Примеры:
- По учёту торговых операций: товарная накладная, универсальный передаточный документ (УПД), акт о списании товара.
- По учёту кассовых операций: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, авансовый отчёт.
- По учёту кадровых документов: штатное расписание, график отпусков.
Важно: договор и счёт на оплату не относятся, к первичным документам так как в договоре и счёте прописаны намерения, а не факт хозяйственной операции. Договор и счет на оплату могут быть признаны первичными учетными документами если содержат все обязательные реквизиты.
Требования к оформлению
- Некоторые требования к оформлению первичных учётных документов:
- Наличие обязательных реквизитов: наименование, дата составления и номер документа, наименование организации, которая составила документ, подписи ответственных лиц, объём предмета сделки и его денежное выражение.
- Способ оформления: на бумаге или в электронном виде. Компания самостоятельно принимает это решение и фиксирует его в учётной политике.
- Язык: русский. Если документ оформлен на иностранном языке, необходим построчный перевод на русский.
- Валюта: российские рубли. Выражение стоимости в иностранной валюте может быть указано дополнительно.
ФСБУ 27/2021 закреплены понятия (п.2 ФСБУ 27/2021):
*Документы бухгалтерского учета;
*Документооборот;
*Оправдательный документ;
Документы бухгалтерского учета. Под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;
Документооборот. Под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Согласно п. 28 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», за организацию документооборота в компании отвечает руководитель экономического субъекта.
Оправдательный документ самостоятельный акт, содержащий информацию о сделке.
Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учёта, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Вот типичные представители оправдательных документов:
-договор;
-кассовый чек;
-квитанция об оплате;
-счет;
-судебный акт
При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учёте, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приёмку другой.
Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учёту без составления отдельного первичного документа. Это распространённая практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приёмки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учёта. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учёту или списания, бухгалтер может это использовать.
Первичные учётные документы могут составляется на основе оправдательных. Например, чтобы отразить в бухучёте списание дебиторской задолженности подотчётного лица, нужен первичный документ — авансовый отчёт. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчётника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.
Если первичный учетный документ составляется на основании оправдательного документа он должен содержать ссылку на оправдательный документ.
Согласно ФСБУ 27/2021 к первичным документам могут относится:
-Унифицированные формы: кассовые и банковские документы;
-Документы, разработанные организацией самостоятельно;
-Оправдательные документы;
2. РЕКВИЗИТЫ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ПРИЗНАНИЯ ДОКУМЕНТА В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ;
Требования и обязательные реквизиты (ПУД-первичных учетных документов):
-Документы составляются на русском языке (Если документ оформлен на иностранном языке, необходим построчный перевод на русский);
-Денежные величины выражаются в рублях;
-ПУД должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 402-ФЗ):
*наименование акта;
*дата оформления (дата подписания уполномоченными лицами, совершившими сделку и ответственными за ее исполнение. Перечень уполномоченных подписывать ПУД устанавливает руководитель экономического субъекта) Согласно пункту 8 ФСБУ 27/2021«Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», датой составления первичного учётного документа считается дата его подписания ответственным лицом.;
*содержание операции
*величину натурального и/или денежного измерения сделки;
*название должности сотрудника, оформляющего сделку и/или ответственного за ее проведение, а также его (или их) ФИО и подпись;
Чтобы избежать расхождения между датой создания ПУД и датой фактического совершения хозяйственной операции следует вводить локальными документами дополнительный реквизит в применяемой первичной документации (подп. «в» п. 8 Стандарта 27/2021, ч. 2 ст. 9 402-ФЗ)
Подп. «в» п. 8 Федерального стандарта бухгалтерского учёта (ФСБУ) 27/2021 устанавливает требование указывать в первичном учётном документе информацию, позволяющую идентифицировать оправдательный документ, если обязательные реквизиты включены в него на основании другого документа, содержащего сведения о факте хозяйственной жизни.
Пример.
Накладная на отгрузку товара имеет дату составления 2 марта 2024 года. При этом товар фактически был передан покупателю 4 марта 2024 года, что подтверждается датой списания накладной ответственными лицами покупателей-продавца.
В бухгалтерском учёте покупателя и продавца операции по списанию и поступлению товара (соответственно) будут отражены 4 марта 2024 года.
Федеральный стандарт (ФСБУ) 27/2021определяет некоторые допущения в отношении первичных документов, а именно:
-Несколько связанных между собой событий экономической жизни предприятия можно оформлять единым первичным актом. Это означает, что если несколько событий, тесно связанных между собой, являются частью одной хозяйственной операции, то нет необходимости составлять отдельные первичные документы для каждого события;
Например, при продаже товара в кредит связанными событиями могут быть отгрузка товара, выставление счета на оплату и передача товара покупателю. Все эти события можно зафиксировать в одном первичном документе, например, в универсальном передаточном документе - УПД.
Сокращение документооборота, упрощение учета, снижение вероятности ошибок при многократном дублировании информации является преимуществом.
-Длящиеся или повторяющиеся события в хозяйственной жизни. Например, начисление процентов или поставка товаров партиями в разные даты по одному договору. Допустимо оформлять не сразу после их завершения, а с определенной периодичностью, наиболее оптимальной для каждого конкретного случая.
То есть это упрощает учёт для операций, которые происходят регулярно на протяжении длительного периода. Вместо оформления первичного документа на каждое начисление процентов или на каждую поставку можно формировать документы с определенной периодичностью, например, ежемесячно, ежеквартально.
Важно закрепить выбранную периодичность в счетной политике организации. Например, начисление процентов по кредиту. Можно оформлять акт начисления процентов ежемесячно, а не ежедневно. Поставка товаров по договору поставки. Можно оформлять акт приема-передачи товаров в конце месяца, отражая суммарный объем поставок за период.
Здесь очень важно отметить следующее. Периодичность должна быть разумной и обеспечивать своевременное и достоверное отражение хозяйственных операций в учете.
-Несколько сделок, совершаемых участником биржевых торгов с разными партнерами, можно теперь оформлять единым документом.Данное положение специфично для участников биржевых торгов. Учитывая высокую интенсивность сделок и большое количество контрагентов на бирже, разрешено оформлять несколько сделок с разными партнерами одним первичным документом.
Это значительно упрощает учет операции. Важное условие. Документ должен содержать всю необходимую информацию о каждой сделке, включая наименование контрагента, предмет сделки, цену и количество.
-В качестве первичных документов разрешается использовать документы, полученные в процессе функционирования организации.
При этом необходимым условием является наличие в них обязательных реквизитов, это чеки, договоры, платежные квитанции и так далее. Это означает, что организация может использовать в качестве первичных документов любые документы, которые формируются в ходе ее деятельности, если они содержат все обязательные реквизиты, установленные законом для первичных учетных документов:
*наименование документов;
*даты составления;
*наименование экономического субъекта;
*содержание факта хозяйственной жизни;
*величину натурального или денежного измерения;
*наименование должностных лиц, совершивших сделку;
*подписи указанных лиц.
Например, кассовый чек подтверждает факт оплаты товара, услуги или работы. Договор подтверждает факт совершения сделки между двумя сторонами. Платёжное поручение подтверждает факт перечисления денежных средств.
Необходимо убедиться, что используемые документы содержат все обязательные реквизиты. Если какой-то реквизит отсутствует, документ не может быть признан первичным учётным документом.
Первичные учетные документы могут оформляться как на бумаге, так и в электронном виде. Электронные документы должны быть подписаны электронной подписью, и она должна быть возможность предоставить их копию на бумаге. Использование скан-образов допускается в исключительных случаях, например, для оперативного отражения информации в учете. Однако для целей налоговой проверки потребуются оригиналы документов.
Скан образы не заменяет оригиналы, а лишь служит временной мерой. Федеральный стандарт допускает определенную гибкость в отношении первичных документов. Главное требование — обеспечение достоверности и своевременности отражения информации о хозяйственных операциях. Важно закрепить порядок оформления первичных документов в учетной политике организации.
В случае использования электронных документов необходимо обеспечить наличие электронной подписи и возможность распечатки копии. Сканы образы не заменяют оригиналы документов, и их использование должно быть обосновано.
Требования, предъявляемые федеральным стандартом к системе регистра бухгалтерского учета:
1-Полнота данных. Это означает, что система регистров бухгалтерского отчета должна отражать абсолютно все хозяйственные операции, которые совершил налогоплательщик за определенный период. Не должно быть пропущенных, не учтенных или намеренно скрытых операций. Полнота данных является основой для формирования достоверной финансовой отчетности.
Как это обеспечивается? Прежде всего, правильным организованным документооборотом.
Все первичные документы должны быть своевременно поступать в бухгалтерию и регистрироваться в учетной системе. Налогоплательщик должен проводить регулярную сверку данных между первичными документами, регистрами учета и финансовой отчетностью, а также использовать современные бухгалтерские программы, которые минимизируют риск ошибок и допусков.
2-Хронологический порядок отражения объектов и сделок на счетах. Это означает, что все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в той последовательности, в которой они фактически произошли. Это необходимо для отслеживания движения активов и обязательств во времени и для формирования правильной картины финансового состояния на любую дату.
Это обеспечивается ведением журналов регистрации хозяйственных операций. В этих журналах операции фиксируются в хронологическом порядке с указанием даты, содержания и суммы операции, а также это обеспечивается использованием автоматизированных систем учета. Современные бухгалтерские программы автоматически упорядочивают операции по дате. Первичные документы должны обрабатываться и регистрироваться своевременно.
3-Систематичность аккумулирования информации о фактах хозяйственной жизни в бухгалтерском учёте. Это означает, что информация о каждой хозяйственной операции должна систематически накапливаться и обобщаться в разрезе определённого счета бухгалтерского учёта. Это позволяет формировать аналитические данные и отчётность, необходимые для управления организацией и контроля за её финансовым состоянием.
Систематичность предполагает, что каждая операция отражается на соответствующих счетах бухгалтерского учета в соответствии с установленными правилами и принципами. Для этого используется план счетов бухгалтерского учета. План счетов представляет собой систематизированный перечень счетов, предназначенный для отражения хозяйственных операций.
Каждая операция должна быть правильно отражена на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту. Кроме того, необходимо формировать оборотно-сальдовые ведомости - ОСВ. Эти ведомости позволяют обобщить информацию по каждому счету бухгалтерского учета и проверить правильность отражения операции. Следующее требование к системе регистров бухгалтерского учета – это ведение синтетического и аналитического учета.
4-Ведение синтетического и аналитического учета.
*Синтетический учет – это учет в обобщенном виде, который ведется на синтетических счетах т.е. счетах первого порядка. Например, счет 01-«Основные средства», счет-10 «Материалы», счет «Расчеты с поставщиками». Синтетический учет дает общее представление о состоянии активов, обязательств и капиталов;
Синтетический учёт в бухгалтерском учёте — это учёт обобщённых данных о видах имущества компании, её обязательствах и хозяйственных операциях по определённым экономическим признакам. Ведётся на синтетических счетах бухгалтерского учёта.
Цель синтетического учёта — получить информацию о наличии и движении средств организации: основных средств, сырья, материалов, топлива, денежных средств и остатков на расчётном счёте, в кассе и т. п.
Особенность синтетического учёта — обобщённость, отсутствие разделения на конкретные характеристики средств.
Счета
Синтетические счета — это счета первого порядка, которые содержат обобщённые учётные данные. Номера и названия синтетических счетов закреплены в Плане счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации.
Важно: синтетический учёт ведётся исключительно в денежном выражении.
*Аналитический учет – это детализированный учет, который ведется на аналитических счетах второго, третьего и так далее порядках.
Аналитический учёт в бухгалтерском учёте — это система бухгалтерских записей, которая детализирует информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.
Задача аналитического учёта — предоставить дополнительную информацию по показателям синтетического учёта. Пользователями такой информации могут выступать:
руководство и собственники предприятия — для принятия управленческих решений;
инвесторы и кредиторы — для оценки эффективности вложений;
фискальные органы — для контроля правильности исчисления налогов.
Особенности:
Учёт ведётся не только в стоимостных, но и в натуральных показателях.
Производственные расходы показываются по статьям и объектам калькуляции, что позволяет составлять отчётные калькуляции себестоимости выпускаемой продукции.
Натуральные показатели аналитического учёта дают возможность определять результаты инвентаризации, выявлять излишки или недостачи.
Принцип ведения
Аналитические счета открываются как дополнительные к синтетическим. Они позволяют более подробно отразить показатели, представленные на счетах первого и второго порядка.
Некоторые правила:
Данные по аналитическим счетам должны соответствовать данным синтетического учёта: сумма сальдо по аналитическим счетам равна сальдо соответствующего синтетического счёта, сумма оборотов по дебету аналитических счетов — обороту по дебету соответствующего синтетического счёта и т. д.
Если к синтетическому счёту открыты субсчета, аналитический учёт часто организуют применительно к каждому субсчёту.
Счета
Аналитические счета могут быть:
Количественно-суммовые — учёт ведут не только по стоимостным, но и по количественным показателям. Например, при поступлении товарно-материальных ценностей ведут учёт и стоимости, и количества.
Суммовые — учёт ведут исключительно в денежном эквиваленте.
Требований по унификации аналитических счетов нет, каждое предприятие самостоятельно определяет глубину детализации расходов и выбирает наименование счетов.
Пример. К синтетическому счету материалы могут быть открыты аналитические счета по видам материалов, местам хранения.
Сумма остатков по аналитическим счетам должна соответствовать сумме остатка по соответствующему синтетическому счету.
5-Системность накапливания, хронологии и отражения на счетах информации, касающейся экономической жизни организации;
6-Достоверность сведений, то есть их соответствие данным первичных документов;
7-Своевременность отражения информации т.е. соответствие информации периоду, когда она необходима пользователям;
8-Юридическая значимость отражаемых актов, произведённых в учёте. Записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта.
РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ТИПЫ ОШИБОК В БУХГАЛТЕРСКИХ РЕГИСТРАХ:
-Арифметические ошибки - неправильное суммирование, вычитание или иные математические расчёты при формировании итоговых данных в регистрах.
Например:
*ошибки при подсчёте оборотов по счетам;
*неверный расчет остатков;
*неправильное определение сумм подлежащих переносу в другие регистры;
-Ошибки разноски - неправильное перенесение данных из первичных документов в бухгалтерские регистры.
Например:
*неверное указание номера счета;
*неверная корреспонденция счетов;
*пропуск записи;
*дублирование записи;
*неверная сумма;
-Ошибки классификации – неправильная классификация хозяйственных операций, приводящая к отражению их на неправильных счетах бухгалтерского учета.
Пример:
*ошибочное отнесение расходов на материалы к расходам на оплату труда;
*неверная классификация активов, например отнесение основных средств к материалам;
-Ошибки хронологии – нарушение хронологической последовательности отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах.
Пример:
*отражение операций задним числом;
*пропуск операций за определенный период;
*отражение операций до момента их фактического совершения.
-Неправильное применение методов оценки активов и обязательств:
*неправильная оценка запасов;
*неверное определение амортизации основных средств;
*ошибки при переоценке активов и обязательств;
-Ошибки, возникающие в результате неправильной настройки, использования или обновления бухгалтерских программ.
Например:
*некорректная работа алгоритмов расчёта;
*ошибки при формировании отсчетов или сбоя в работе базы данных;
ИСПРАВЛЕНИЯ
ИСПРАВИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСЬ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:
Специальный метод внесения исправительной записи:
-позволяет скорректировать данные непосредственно в регистре, не затрагивая первичные документы, хотя связь между ними должна сохраняться.
Два типа исправительных записей:
-Сторнировочная – на ту же сумму, что и исходная, или на часть этой суммы, но со знаком минус. Сторнировочная запись — это запись, которая полностью или частично аннулирует ошибочную запись. Это делается путем внесения в регистр записи на ту же сумму, что и исходящая ошибка, но с противоположным знаком. Обычно со знаком минус. Что и называется сторнированием. Сторнировочная запись используется, когда необходимо полностью удалить ошибочную запись из регистра. Это может быть необходимо, когда операция была отражена неверно на другом счете или если операция вовсе не должна быть отражена.
Пример: бухгалтер ошибочно отразил расход материалов на сумму 10 000 рублей по дебету счета «Основное производство» (Счет 20 ОП) вместо счета 26 «Общехозяйственных расходы». Для исправления ошибки необходимо сделать сторнировочную запись по дебету счета 20 (ОП) на сумму 10 000 рублей – это аннулирует ошибочную запись. Затем необходимо сделать правильную проводку по дебету счета 26 на сумму 10 000 рублей. При использовании сторно необходимо четко указывать какую именно запись она аннулирует и предоставить ссылку на первичный документ или бухгалтерскую справку, объясняющую причину исправления
-Дополнительная запись – это запись на сумму, дополняющую ошибочную до правильной величины. Дополнительная запись используется для корректировки суммы, отраженной в регистре. Она вносится на сумму, которая дополняет ошибочную сумму до правильной величины. Дополнительная запись применяется, когда нужно увеличить или уменьшить ошибку, отраженную в регистре.
Пример:
Если допущена арифметическая ошибка и сумму указана ниже, чем должна быть.
В регистре бухгалтерского учета была отражена сумма оплаты поставщику в размере 5 000 рублей, хотя фактически было оплачено 7 000 рублей.
Для исправления этой ошибки необходимо внести дополнительную запись на сумму 2000 рублей. Эта запись увеличит сумму оплаты до правильной величины.
Необходимо четко указать какую запись она корректирует.
Общие принципы исправления в регистрах:
-обоснование – документальное подтверждение;
-прозрачность – исправления вносятся так что бы была видна история внесения изменений;
-своевременность – исправление вносят как можно быстрее после исправления ошибки;
-ответственность – за исправление несет бухгалтер или лицо ответственное за ведение бухгалтерского учета.
Согласно ФСБУ 27/2021 исправления допускаются не во всех видах актов:
-нельзя корректировать кассовые и банковские документы.
-под запретом исправления с помощью механических средств – ластика, корректора и т.д.
Такие методы искажают первоначальную информацию и делают документы недействительными.
СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ:
- В бумажных ПУД – неверная запись зачеркивается единой чертой. Сверху делается правильная отметка и обязательно пишется слово «Исправлено». (п.21 ФСБУ 27/2021 допускается только зачеркивание ошибочного значения с сохранением читаемости, указание исправленного текста, пометка «Исправлено», дата и подпись. Подчистки и замазывания запрещены, п. 19-21 ФСБУ 27/2021.
- В электронных ПУД - оформляется новый электронный документ.
Согласно п. 20 ФСБУ 27/2021, исправления в электронных документах допускаются, кроме случаев, когда законодательством запрещено их корректировать (например, кассовые и банковские документы). При этом составляется новый документ, содержащий указание на замену, дату, электронные подписи и идентификацию ответственных лиц.
ХРАНЕНИЕ
-Хранить их нужно в том виде, в котором они составлены;
-Хранить документы бухучета и содержащиеся в них данные и размещать базы этих данных нужно в России;
-Порядок доступа к документам бухучета организация должна разработать самостоятельно;
-Если документы испорчены или утрачены, принимаются все возможные меры для их восстановления;
При хранении бумажных и электронных документов по ФСБУ 27/2021 запрещено:
Согласно пункту 24 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», запрещено переводить бумажные документы для хранения в электронный вид. (Согласно п. 23–24 ФСБУ 27/2021, документы должны храниться в том виде, в каком они были составлены. Перевод бумажных документов в электронную форму для целей хранения запрещен).
Также, если документ изначально был составлен в электронном формате, нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить цифровую версию из базы.
Кроме того, по этому стандарту бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.
При этом, согласно требованию ФСБУ 27/2021, хранить документы и размещать базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.
СВЯЗЬ КАССОВОГО ЧЕКА С ПЕРВИЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
КАССОВЫЙ ЧЕК – может быть признан первичным документов, если содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 закона № 54 ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Если реквизитов не хватает, то может потребоваться дополнительный документ, например товарный чек, УПД, акт.
Чек подтверждает факт расчета, но не факт хозяйственной жизни (письмо Минфина России от 18.02.2019 №03-03-06/1/10344).
Отсутствие первичных документов или ненадлежащее оформление сможет привести к доначислениям:
-налога на прибыль;
-НДС. Налоговые органы вправе отказать в применении налогового вычета по входному НДС если организация не располагает документальным подтверждением принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг. По общему правилу одним из условий принятия к вычету НДС является правильно оформленная счет – фактура, выставленная поставщику как указано в статье 169, п.1 172 НК РФ;
-Налога на имущество – если организация заявила льготу по налогу на имущество которое должно быть использовано по определенному назначению.
Отсутствие первичных документов – это грубое нарушение правил учет доходов и расходов.
Согласно ст. 120 НК РФ
Статья 120 Налогового кодекса РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение организацией правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения.
Под грубым нарушением подразумеваются:
-отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта;
-систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учёта, в регистрах налогового учёта и в отчётности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Штрафы:
-10 тысяч рублей если не было занижения налоговой базы;
-30 тысяч рублей – если нарушения имели место на протяжении более чем одного налогового периода;
-20 % от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 тысяч рублей – в случае занижения налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов).
Статья 15.11 КоАП РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчётности.
Часть 1 статьипредусматривает штраф для должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Часть 2 устанавливает наказание за повторное совершение правонарушения: штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
Под грубым нарушением понимаются, например:
-занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учёта;
-искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчётности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
-регистрация в регистрах бухгалтерского учёта мнимого объекта бухгалтерского учёта или притворного объекта;
-ведение счетов бухгалтерского учёта вне применяемых регистров;
-составление бухгалтерской (финансовой) отчётности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учёта;
-отсутствие у экономического субъекта первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, бухгалтерской (финансовой) отчётности и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов.
Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:
-подали уточнённую налоговую декларацию (расчёт) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьёй 81 Налогового кодекса;
-исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчётности) до утверждения бухгалтерской отчётности.
Анализ достоверности учета:
-Выявление «фиктивных операций»;
-Проверка соответствия учетной политики и реальной практики;
-Понимание учетных связок и проводок:
При покупке товара:
*Дебет счета 41- Кредит счета 60 — это поступление по счету-фактуре;
*Дебет счета 19 – Кредит счета 60 – НДС к вычету;
Если документы отсутствуют – проводка не подтверждается.
-Документальная проверка учета расходов.
Постановление Арбитражного суда Северно-Западного округа от 29.05.2024 № Ф07-5595/2024 по делу № А56-114097/2022;
Суд рассмотрел кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №20 по Санкт-Петербургу на постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.01.2024 по этому делу.
Решение суда: оспариваемое решение инспекции признано недействительным в части доначисления 19 470 734 рублей НДС и соответствующих сумм пени, 2 088 528 рублей налога на прибыль и соответствующих сумм пени, применения налоговых санкций за неполную уплату НДС и налога на прибыль в общей сумме 330 074 рубля.
В остальной части заявленные требования оставлены без удовлетворения. Также с инспекции в пользу общества взыскано 4 500 рублей в возмещение расходов по уплате государственной пошлины
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.08.2024 по делу № А56-33350/2023;
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.08.2024 №Ф07-5946/2024 по делу №А56-33350/2023 оставило без изменения решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 22.09.2023 и постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.01.2024.
Суть дела: общество с ограниченной ответственностью «Энергостройкомплект» обратилось в суд с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №11 по Ленинградской области от 06.10.2022 №3.
Решение: в удовлетворении требования отказано, поскольку в представленных первичных документах содержатся недостоверные сведения. Общество оформило документы по поставке товаров (материалов) от имени поставщика, не осуществлявшего реальной финансово-хозяйственной деятельности, а также сформировало фиктивный документооборот с подрядными организациями, при фактическом выполнении субподрядных работ собственными силами.
Вывод: выводы судов соответствуют фактическим обстоятельствам дела и имеющимся в материалах дела доказательствам, основаны на правильном применении норм материального и процессуального права.