Добрый день! Меня зовут Зайченков Илья, я управляющий партнер IT-компании STEIZA. Мы занимаемся автоматизацией контейнерной логистики.
Я хочу рассказать о нашем опыте внедрения программы для автоматизации контейнерного перегрузочного терминала “Терминал-А”.
Что и зачем было нужно?
Помимо пресловутой оптимизации для снижения издержек были вполне конкретные задачи и проблемы (которые, на самом деле, и были основным драйвером к этой всей автоматизации):
- Сложности с контролем лифтовых операций - при перемещении контейнеров между стоками и выдаче количество лифтов учитывалось вручную. Более того, необходимое количество этих операций для того, чтобы “откопать контейнер”, также приходилось считать каждый раз самим.
- Клиенты согласовывали ремонтную смету очень долго, а происходило это по по почте или по телефону, на что уходило много времени у сотрудников. Также контейнер, стоящий в ремонтной зоне, по факту хранился на площадке бесплатно.
- Контейнерные линии начали очень настойчиво просить codeco EDI сообщения о судьбе каждого отдельного контейнера при ввозе / вывозе с терминала. Сodeco EDI — это просто txt файлы с определенной кодировкой, а подобное делать много раз в день, да еще и полностью вручную — просто невозможно
- Нужно было заполнять кучу типовых документов (акты о перетарке, VGM сертификаты и тд). Естественно при больших объемах работы начинал играть свою роль человеческий фактор - некоторые данные заносились некорректно. А цена подобной ошибки может быть очень высока (особенно в экспортной документации).
- На подготовку отчетов для клиентов и руководства уходило слишком много времени. Хотя из предыдущей программы и можно было экспортировать информацию в excel, но сопоставлять кучу информации из разных файлов все еще приходилось своими руками. Долго и неудобно.
Как мы подошли к внедрению программы?
Изначально было понятно:
- сотрудники не готовы уделять много времени на обучение использования новой программы
- руководство терминала опасалось, что внедрение может привести к сбоям в работе
- клиентам терминала должно быть удобно использовать новый личный кабинет
- необходимо было перенести все имеющиеся контейнеры в нашу программу без потери данных тарификации
Отлично! Задача была ясна, возможные ограничения тоже. Так мы смогли составить план для нашей команды
Будем честны, люди всегда откладывают заполнение брифов / крупных форм обратной связи. А со стороны разработчиков важно получать обратную связь по текущим вопросам регулярно на протяжении почти всего срока внедрения продукта.
Так и у нашего заказчика не было возможности выделять слишком много времени на контроль процесса. Чтобы сильно не отвлекать клиента от работы, мы выделили персонального куратора. В формате коротких звонков он собирал всю необходимую информацию и передавал разработчикам.
В процессе внедрения мы:
- Обучили сотрудников, как использовать программу. Кроме текстовых инструкций (которые всем, конечно, лень читать) выдали короткие видео гайды по всем функциям. Более того, создали чат в телеграм, где персональный менеджер отвечал на вопросы в реальном времени.
- Сами перенесли всю информацию о контейнерах, которые уже были на площадке.
- Произвели интеграцию с 1С и системами контейнерных линий.
- Перенесли все необходимые шаблоны документов для автозаполнения.
Такой процесс дал свои плоды, и по итогу внедрения терминал смог получить максимально готовую к боевым условиям программу.
Удобство сотрудников - на первом месте
Нужно понимать одну невероятно важную вещь, про которую почему-то постоянно забывают - финальными пользователями любого корпоративного софта являются далеко не владельцы бизнеса, a операционные сотрудники. Именно оптимизация их рутинных задач и приносит долгожданное повышение эффективности.
Финальному пользователю крайне важно, чтобы условная кнопка “экспорт в эксель“ находилась именно в том месте, где он ожидает / привык ее видеть.
Заветной кнопки нет на ожидаемом месте? → теряется рабочее время → издержки вместо снижения вдруг начинают расти → еще более растет шанс того, что работник вообще перестанет активно пользоваться софтом и вернется к старым методам решения задач.
Поэтому мы уделили особое внимание сбору обратной связи от самих сотрудников. Как в онлайн формате, так и в личном - при выезде на сам терминал.
Что получилось в итоге?
Снижение человеческого фактора
Мы встроили в систему автоматическое заполнение всех типовых документов (акты, сертификаты, реестры), а также фотофиксацию операций, чтобы исключить ошибки и забывчивость сотрудников. Все данные теперь подтягиваются из базы без ручного ввода, а тарифы и скидки считаются автоматически.
Эффект: уровень ошибок при работе с документацией снизился практически до нуля, а сотрудники перестали тратить время на перепроверку данных. Терминал избавился от спорных ситуаций и штрафных рисков, связанных с экспортными документами.
Улучшение клиентского сервиса
Мы внедрили личный кабинет для клиентов, где в реальном времени отображаются все операции по контейнерам, фотографии, акты и сметы. Согласование ремонта теперь происходит онлайн: клиент получает уведомление и может утвердить смету в один клик. Отчёты формируются автоматически и доступны без дополнительных запросов.
Эффект: время согласования смет сократилось, клиенты стали доверять терминалу больше благодаря прозрачности. Количество жалоб снизилось, а сотрудники перестали тратить время на телефонные звонки и пояснения.
Гибкость и масштабируемость без программистов
Мы сделали систему максимально гибкой и управляемой силами самого терминала. Теперь любые изменения можно вносить прямо из интерфейса:
- добавлять и редактировать индивидуальные тарифы для клиентов;
- быстро менять тарифные ставки и правила без участия программистов;
- подключать новые контейнерные площадки и филиалы;
- создавать новые роли и уровни доступа для сотрудников (например, стажёр, логист, менеджер по клиентам);
- внедрять новые услуги и операции в пару кликов.
Эффект: терминал становится гибким к изменениям рынка. Больше не нужно неделями ждать, пока IT-отдел или подрядчик внесёт правки. Руководство само управляет тарифами, услугами и доступами, а бизнес может быстро масштабироваться без риска хаоса и ошибок.
Спасибо за уделенное время!
Мы с радостью готовы предложить варианты, как мы можем помочь именно вашему терминалу. Давайте устроим короткий звонок - переходите на сайт (https://steiza.com) оставляйте Ваши контактные данные или просто напишите нам в мессенджере.