Программа «1С:ERP» представляет собой комплексную систему управления предприятием, которая включает модули для учёта и управления разными аспектами бизнеса, включая и складскую логистику. Ключевая особенность - возможность использования ордерных схем документооборота на складе. В нашей новой статье подробно рассмотрим, что такое ордерные склады в решении «1С:ERP», как они работают, какие преимущества предоставляют.
Что такое ордерные склады в «1С:ERP»?
Ордерные склады в программе «1С:ERP» — расширенная схема складского учёта, при которой движение всей продукции и оформляется отдельными складскими ордерами. А это позволяет тут точно контролировать приёмку, размещение, перемещения и отгрузку продукции. Данная схема особенно актуальна для всех предприятий с распределённой логистикой, адресным хранением, а также требованием к высокой точности складских операций.
Отличие ордерной схемы от безордерной
В «1С:ERP» применяются две схемы документооборота: безордерная и еще ордерная. Различие заключается в разделении или объединении функций оформления бухгалтерских документов и фактического движения товаров.
При безордерной схеме все документы, такие как «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг», одновременно выполняют две функции: фиксируют финансовую операцию и отражают движение товара. Это означает, что при проведении накладной происходит списание или же оприходование товара и без участия кладовщика. Подход оправдан, когда склады и офис расположены в одном помещении, товарооборот невелик, а сотрудник выполняет и функции менеджера, и ответственного за отгрузку.
А в ордерной схеме документооборота финансовые документы выполняют исключительно свою роль: отражают факт закупки и продажи, не влияя на складские остатки. Складские движения фиксируются здесь и отдельными ордерами: приходными/расходными. Позволяет контролировать, какие же товары, в каком количестве и в какой момент поступили, были отгружены.
Ордерная схема документооборота в «1С:ERP»
В «1С:ERP» используется ордерная схема документооборота эффективного управления движением продукции. А в отличие от безордерного учёта, где движение товаров фиксируется напрямую через бухгалтерские документы, то ордерная предполагает разделение финансовых и складских операций.
Разберем в чем суть схемы. Менеджер и оформляет накладные документы, такую как «Приобретение товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг». Фактическое перемещение товаров на складах подтверждают кладовщики, используя тут складские документы: «Приходный ордер на товары» — при поступлении и «Расходный ордер на товары» — при отгрузке. Этот подход позволяет отслеживать каждый этап обработки товаров, снижает ошибки, а также усиливает контроль над всеми складскими операциями компании.
Все преимущества ордерной схемы документооборота в ПП «1С:ERP»:
- отслеживание движения товаров: схема позволяет фиксировать каждый этап движения, что способствует эффективному управлению операцией;
- минимизация ошибок: разделение и финансовых, и складских операций снижает вероятность ошибок, которые связаны с неправильным учётом.
- усиленный контроль: контроль каждого этапа обработки товаров здесь обеспечивает и высокую степень ответственности и контроля операций.
- гибкость настройки: схема может быть настроена индивидуально и для каждого склада, что позволяет адаптировать систему и под потребности.
- адресное хранение: схема эффективна при адресном хранении, что тут и способствует эффективному использованию всего пространства склада.
Настройка ордерной схемы в «1С:ERP»
Для применения ордерной схемы документооборота в программе «1С:ERP Управление предприятием» надо активировать опцию. А это выполняется через меню «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Склад и доставка». После же установки флажка «Ордерные склады» здесь становится доступна настройка параметров схем в разрезе каждого склада.
Формирование ордеров в «1С:ERP» может осуществляться и по-разному. По умолчанию: приходные, а также расходные ордера оформляются вручную кладовщиками по факту выполнения операций на складе. Автоматическое создание: допускается включение автоматического создания ордеров при записи документов, которые инициируют, например, заказов покупателей, реализаций, заданий на перевозку. Ручное формирование: возможно тут и ручное формирование ордеров менеджером логистических или складских подразделений. Добавление же в ордерную схему приходных и расходных ордеров позволяет и не только разделить здесь финансовый и физический учёт, но также обеспечить точную фиксацию этапов движения продукции.
Поступление товара на склады и при использовании ордерной схемы в 1С выполняется в два этапа. А сначала оформляется документ приобретения, который фиксирует факт закупки. Затем оформляется и приходный ордер, фиксирующий факт фактического поступления номенклатуры. А действия кладовщика выполняются через рабочее место «Приёмка». Процесс здесь начинается с оформления заказа поставщику, на основании которого тут и создаётся документ «Приобретение товаров и услуг». В заказе необходимо будет указать ордерные склады, а в табличной части — перечень товаров.
При безордерной схеме проведение документа «Приобретение товаров и услуг» приводит к немедленному оприходованию товара на склад. Однако при использовании ордерной схемы движение по складу не выполняется. В отчёте «Остатки и доступность товаров» эти позиции будут отображаться в статусе «Ожидается». А для фактического оприходования товаров нужно сформировать документ «Приходный ордер на товары». Это выполняется и через рабочее место «Приёмка» («Склад и доставка» — «Ордерный склад» — «Приёмка»). В интерфейсе тут и выбирается склад, ячейка для приёмки и распоряжение, на основании которого создаётся приходный ордер. После проведения приточного ордера товару присваивается статус «В наличии». А это можно и проконтролировать, повторно сформировав данный отчёт.