Отпускной сезон — это всегда особое время для бизнеса. Многие компании сталкиваются с необходимостью обеспечить бесперебойную работу и при этом дать сотрудникам возможность отдохнуть и восстановить силы. Эффективная организация работы в этот период требует продуманного подхода, гибкости и учета особенностей каждого бизнеса. В статье рассмотрим основные стратегии, которые применяют российские компании, а также роль экспертов в оптимизации этого процесса.
Планирование и распределение ресурсов
Одним из ключевых этапов является предварительное планирование. Российские компании уделяют особое внимание составлению графиков отпусков заранее, чтобы избежать перебоев в работе. В большинстве случаев руководители координируют отпускные периоды с учетом сезонных пиков и необходимости выполнения важных проектов. Это позволяет равномерно распределить нагрузку и сохранить эффективность работы.
Гибкость и адаптивность
Для успешной организации работы в отпускной период важна гибкость. Многие российские компании внедряют дистанционные формы работы, особенно в сферах, где это возможно. Это дает сотрудникам возможность совмещать отпуск и выполнение отдельных задач, а руководству — оперативно перераспределять обязанности. В условиях современной цифровой среды удаленная работа стала одним из ключевых инструментов для обеспечения непрерывности бизнеса.
Автоматизация и цифровые инструменты
Российские компании активно используют современные цифровые платформы для управления рабочими процессами, планирования и коммуникации. Это позволяет своевременно отслеживать выполнение задач, координировать команду и избегать возможных сбоев. В частности, внедрение систем управления проектами, корпоративных мессенджеров и облачных решений помогает поддерживать связь между сотрудниками и руководством, даже если часть команды находится в отпуске.
Роль российских экспертов
В подготовке и организации работы в отпускной период важную роль играют эксперты российских компаний. Ведущие специалисты делились своими знаниями и опытом на тематических конференциях, семинарах и вебинарах. Они предоставляли ценные рекомендации по оптимизации процессов, внедрению цифровых решений и управлению командой в условиях сезонных отпусков.
Эксперты подчеркивали, что ключевым фактором успеха является проактивное планирование и коммуникация. Благодаря их советам многие компании смогли не только сохранить эффективность, но и повысить мотивацию сотрудников за счет гибких условий и поддержки.
Артем Ступак, сооснователь и коммерческий директор ООО «АйдоЛаб»:
Мы занимаемся импортом пакетов для отбора проб Вихрь и пакетов для гомогенизации Interscience из США и ЕС в условиях санкций. Около 80% бизнес-процессов у нас оцифрованы и автоматизированы, поэтому сотрудники отдела продаж и маркетинга могут работать удаленно. Что позволяет менеджерам по продажам контролировать работу со своими клиентами из любой точки в России. А во время отпускного периода замещающему сотруднику доступна вся информация необходимая для ответа клиенту.
В связи с сезоном отпусков, увеличили срок отгрузки товара со склада до 7-10 рабочих дней, вместо 3-5 дней. Для клиентов изменения в сроках не являются критическими. Учитывая, что и у самих заказчиков временные изменения режима работы в летний период, то никаких проблем из-за увеличения сроков поставки пакетов для отбора проб для них нет.
В тоже время, в пик отпускного периода мы ощутили снижение клиентской активности всего до 5%. Что нестандартно мало для этого периода. В прошлые годы в летний период активность продаж бы снижалась на 20-30%.
Виталий Абрамов, основатель бренда VARSEAS:
Как организовать работу в летний период без ущерба для бизнеса? Для меня это – один из ключевых вопросов сезона: ведь наши клиенты из индустрии косметики и БАДов не останавливаются ни на день, и мы не можем позволить себе паузу. Более того, одно из направлений нашего бизнеса – контрактное производство, мы поставляем сырьё для создания пищевых добавок, БАДов и активы для косметической продукции. Здесь особенно важно непрерывное сопровождение: любая задержка отражается на сроках запуска конечного продукта на рынок, а значит, мы должны держать процесс под контролем 365 дней в году.
Поэтому летние месяцы – это не только время заслуженного отдыха для сотрудников, но и период, когда клиенты ждут от нас прежней скорости и качества. Мы выстроили систему, которая позволяет совмещать оба этих аспекта:
- Планирование
Наши HR-специалисты формирует детальный график отпусков минимум на квартал вперёд, согласовывая его с руководителями ключевых направлений. Такой подход позволяет нам заранее распределить зоны ответственности и быть уверенными, что каждая функция будет закрыта.
- Перекрёстное обучение и наставничество
Мы сознательно инвестируем время в то, чтобы менеджеры и логисты владели смежными компетенциями. У каждого ключевого клиента есть два закреплённых специалиста – основной и «дублёр». Это обеспечивает полное понимание задач и бесперебойное ведение проектов, даже если один из сотрудников в отпуске.
- Регламенты и цифровая экосистема
Вся информация по заказам, спецификациям и текущим задачам аккумулируется в наших CRM- и ERP-системах. Любой ответственный сотрудник может быстро войти в курс дела, поднять историю взаимодействий и решить вопрос без задержек. Так мы минимизируем человеческий фактор и зависимость от личной вовлечённости.
- Проактивность
Маркетинг формирует планы кампаний и контент заранее. Благодаря этому летом мы не «догоняем» задачи, а просто активируем уже готовые механизмы. Лиды поступают стабильно, а дежурная команда качественно их отрабатывает.
Елена Усачева, генеральный директор Qugo:
HR-департамент Qugo совместно с руководством компании следят за тем, чтобы дать отпуск всем желающим отдохнуть летом, но не в ущерб бизнесу и не создавая пересечений по функционалу. Например, чтобы больше двух руководителей не уходили в отпуск одновременно. Работу платформы нельзя останавливать: мы как доменная печь — отпуск отпуском, но наши клиенты живут в режиме 24/7, а вместе с ними так функционируем и мы. Большую долю клиентов Qugo составляют компании из сегмента логистики последней мили, а это значит, что заказы на курьерскую доставку осуществляются бесперебойно. К тому же, наши клиенты раскиданы по более чем 260 городам России во всех 11 часовых поясах. Поэтому мы очень серьёзно относимся к графику отпусков.
Помимо этого, у разных отделов в нашей компании существуют свои специфические наработки в связи с отбытием в отпуск сотрудников. Например, департамент клиентского сервиса не может позволить бросить кого-то из клиентов без персонального менеджера или подвесить какие-то их текущие вопросы, поэтому в этом отделе ввели обязательную систему “завещаний”. Возможно, это звучит пугающе или даже кровожадно, но на деле это ноу-хау очень дисциплинирует и позволяет прибывшим из отпусков сотрудникам максимально легко влиться в рабочий процесс. Как это работает? В предпоследний рабочий день перед отпуском сотрудник готовит “завещание”. В групповом канале отдела человек публикует сообщение о том, где он будет отдыхать, а также в какие даты он будет без связи. Но самое главное — он указывает все свои текущие задачи и ответственных по ним коллег, которым он их делегировал. Правда, есть определенные правила: например, уходя в отпуск, нельзя переложить все свои задачи только на одного человека — они должны быть распределены минимум на троих коллег по цеху. Когда счастливчик, отбывающий в отпуск, делит свой клиентский портфель на кусочки между коллегами, он в обязательном порядке фиксирует текущие статусы по задачам, подсвечивает вопросы, требующие решения, и указывает сроки. Если требуется — прикрепляет скриншоты, которые помогают быстрее включиться в проблему. Другими словами, это “завещание” — это супер подробная инструкция для коллег.
Самим сотрудникам эта практика очень нравится: они красиво оформляют свои “завещания”, украшают их мемами и колкими замечаниями. Еще бы им это не нравилось! Ведь эта система помогает сохранить уровень оказываемого сервиса, потом быстрее включиться в работу и не потерять никаких важных моментов, когда человек, отгуляв положенный отпуск, возвращается в строй. Раньше, до внедрения этой процедуры, все возвращались, обнулившись. Когда ты, как белый лист, тебе требуется много времени, чтобы войти в рабочий режим. С системой “завещаний” на адаптацию требуется кратно меньше времени. К тому же, после возвращения сотрудника все, кого он оставил ответственными по своим задачам, пишут отдохнувшему коллеге короткое summary.
Такие “завещания” составляются накануне последнего рабочего дня, чтобы у коллег, которые будут бэкапить отпускника, было достаточно времени ознакомиться с поручениями, задать вопросы или запросить необходимые контакты или доступы.
Ирина Белова, директор по персоналу компании "Нордтекс":
Компания "Нордтекс" - производственно-торговая, соответственно, наши подразделения очень отличаются по задачам, виду деятельности, корпоративной субкультуре. Эти отличия заметны в том числе и в организации работы людей в летний отпускной сезон.
Например, сотрудники наших текстильных предприятий, которые частично берут на себя задачи вышедших в отпуск коллег, должны обладать нужной квалификацией и сдать технику безопасности. Поэтому мы очень приветствует горизонтальное развитие работников - овладение сразу несколькими смежными профессиями. Безусловно, с точки зрения организации труда в этот период мы четко придерживаемся трудового законодательства - это оплата дополнительной нагрузки в полуторном или двойном размере, в зависимости от того дневная это или ночная смена. Мы также должны заранее (еще в начале года) четко распланировать выход людей в летний отпуск и не допускать серьезных изменений графика, ведь производство не может остановиться.
В случае с офисным персоналом, мы можем действовать более гибко. Конечно, не следует отпускать на отдых одновременно, например, всех бухгалтеров. Но в целом мы понимаем - необходимо, чтобы работа была выполнена и отпуск одного сотрудника не отразился на эффективности других. То есть человек может планировать свои действия и контролировать их более самостоятельно, выполняя заранее какие-то задачи, чтобы освободить себе время. Здесь мы всегда идем навстречу, зная, что сотрудник осознанный и ответственный и полностью подготовился к отсутствию на рабочем месте в течение отпуска. Мы также просим офисных сотрудников оставаться на связи, если в крайнем случае нам придется к ним обратиться. Но все знают, что у нас не принято этим злоупотреблять. Здесь значительно реже бывают ситуации, когда мы просим кого-то официально заменять коллегу и оформляем это как дополнительную нагрузку. При этом мы видим такие случаи как возможность для того, кто заменяет, освоить новые компетенции, стать более универсальным специалистом.
Период отпусков мы стремимся также соединить с необходимыми техническими работами - например, профилактикой оборудования, ремонтом или иными подобными необходимыми действиями, способными повлиять на работу. В отсутствие сотрудников это проходит безболезненно для всех трудовых процессов.
Ирина Лубанец, исполнительный директор компании «Аравия»:
В нашей компании более 750 сотрудников, которые работают в разных регионах России и стран СНГ: в офисе, на производственно-складской площадке и в фирменных учебных центрах. Специфика каждого подразделения уникальна и требует индивидуального подхода к организации процессов, но есть общие моменты, которые актуальны для всех команд.
Ключевой элемент бесперебойной работы – это планирование. Как и во многих компаниях, в конце каждого года мы заполняем график отпусков на следующий год. Важно соблюдать этот план, но, конечно, со временем он может корректироваться: приходят новые коллеги, случаются важные жизненные события, кто-то уходит в декрет или увольняется. Мы всегда стараемся идти навстречу сотрудникам, если им необходимо перенести отпуск. Но просим не злоупотреблять этим и заранее сообщать об изменении планов, чтобы оперативно отрегулировать график и не нарушить работу подразделений. Например, на нашем производстве работают более 400 человек, и постоянные сдвиги отпусков могут создать хаос.
Другая особенность и даже правило, которое работает в течение всего года, а не только летом, – это ответственность за результат и взаимозаменяемость. Когда сотрудник офиса уходит в запланированный отпуск, он предварительно стремится закрыть основные задачи и передает остальные дела своим коллегам, например в Битриксе. В случае неожиданного отсутствия, например больничного, руководители перераспределяют приоритетные проекты между другими работниками и переносят несрочные до возвращения сотрудника.
В нашей компании нет ограничений по месяцам, в которые желательно или нежелательно брать отпуск. Но важно, чтобы сотрудники, работающие на одной позиции или над одним проектом, не отсутствовали всей командой одновременно. Летом вопрос пересечений отпусков бывает актуален, особенно когда кто-то уже забронировал билеты или тур, но, как правило, коллеги договариваются между собой и находят компромисс по датам.
В нашей корпоративной культуре не принято беспокоить сотрудников в отпуске или на больничном, за редким исключением форс-мажоров или заранее оговоренных ситуаций. Также у нас можно настроить автоответы на рабочей почте, а за несколько дней до выхода в отпуск в профиле сотрудника появляется надпись с датами отсутствия, чтобы другие коллеги были предупреждены и не планировали совместную работу на этот период. В некоторых подразделениях есть традиции креативно встречать коллег из отпуска – с украшениями рабочего места и юмором. Это помогает с позитивом вернуться в трудовые будни :)
Алексей Никонов, председатель совета по развитию предпринимательства в Международной ассоциация развития Маркетплейсов и Предпринимателей:
Каждый год лето вызывает у руководителей один и тот же вопрос: «Что делать, если половина команды уходит в отпуск?»
Я смотрю на это по-другому: если бизнес парализует отсутствие одного сотрудника, значит, процессы построены неправильно.
В нашей компании мы сделали так:
- Ротация и взаимозаменяемость
Никто не является единственным носителем знаний. Каждый сотрудник готовит коллег к тому, что в его отсутствие базовые задачи будут закрыты.
- Планирование графика.
Отпуска согласуются заранее. Мы составляем «шахматку» так, чтобы не выпадал целый отдел, и чтобы у каждого было право на отдых без ущерба для процессов.
- Опора на систему.
Регламенты, CRM, чек-листы и шаблоны помогают нам держать стабильность даже тогда, когда часть команды на отдыхе.
- Ответственность перед отпуском.
У нас принято: отпуск — это святое, в нём никто никого не дёргает. Но подготовка к отпуску — тоже часть работы. Человек должен передать задачи так, чтобы коллеги не разбирали «разгром».
И, пожалуй, самое важное — отдых мы воспринимаем как инвестицию. Люди, которые умеют по-настоящему отключаться от рабочих задач, возвращаются более мотивированными и энергичными. А это куда ценнее пары лишних рабочих дней «на износ».
Анна Лопушняк, вице-президент коммуникационной группы "Аймарс":
Вопреки расхожему мнению, лето для нас далеко не "низкий сезон". Первую половину лета мы живем подготовкой к ПМЭФ и отработкой коммуникационных задач по его итогам. Затем следует короткий период передышки, и мы с новой силой включаемся в работу, набирая обороты по мере того как приближаемся к осени и, в частности, к Восточному экономическому форуму, с которого традиционно начинается деловой сезон.
Для того чтобы войти в сентябрь в идеале без рывков, уже в июле начинаем настраивать планы и маршруты реализации проектов. При этом часто летом возникают и внеплановые срочные задачи.
Что касается работы команды летом, мы ведем общий календарь отпусков и матрицу взаимозаменяемости линейных сотрудников. На период отпуска ключевых сотрудников также перераспределяем задачи и роли. В целом, мы придерживаемся этого подхода не только летом - благодаря этому команда работает по понятным регламентам, где каждый сотрудник знает - кто принимает решения, какие должны быть сроки согласований, в каких каналах идёт коммуникация с клиентом.
Перед отпуском сотрудники передают дела коллегам, прописывая все актуальные статусы, риски и контакты. На каждое активное направление назначаем дежурную связку сотрудников, предоставляя коллегам все необходимые вводные для работы.
Главный принцип — не беспокоить сотрудников в отпуске без особой на то причины. Рабочее взаимодействие с отпускниками возможно только при форс-мажоре, который, однако, в нашей суперактивной сфере может случиться в любую минуту.
В результате такого подхода, клиенты получают стабильную коммуникацию и результаты, а сотрудники возвращаются с новыми силами и вдохновением для работы.
Михаил Колесников, основатель ГК «Benza»:
Для большинства лето ассоциируется с отдыхом. Но для нас, производителей мобильных АЗС, в эти месяцы кипит работа над новыми проектами, которые должны быть готовы к сдаче уже осенью. Чтобы обеспечить непрерывность и качество производства, мы сделали ставку на короткие, двухнедельные отпуска. Сотрудники успевают полноценно отдохнуть, но не выпадают из рабочего ритма на долгий срок.
Руководители лично отвечают за подготовку своих заместителей. Все дела они передают только письменно в системе коммуникации с копией вышестоящему руководству.
Чтобы избежать ошибок и не «дергать» ответственного во время отпуска, на каждый процесс в компании прописаны четкие инструкции. Замещающему сотруднику проще вникнуть в задачу или круг новых обязанностей, когда есть регламент. Это наиболее эффективная защита от субъективных трактовок и отклонений от стандартов при отсутствии основного ответственного лица.
Сочетание коротких отпусков, правило письменной передачи дел и база регламентов позволяют нам сохранять эффективность производства вне зависимости от количества сотрудников в отпуске.
Агаева Екатерина, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru:
- Были ли перегрузки или спад в работе летом?
Лето — сезон отпусков. В компании составили план отдыха, чтобы в каждом отделе оставалось не менее половины сотрудников. Добавили буфер в пару дней — перед уходом в отпуск человек передаёт задачи коллегам, которые уже вернулись к работе.
Общий темп задач снизился, но нагрузка на каждого осталась прежней. Распределение помогает развивать проекты без переработок. Отдохнувшие сотрудники возвращаются полными сил.
- Запуск новых продуктов и услуг летом: что изменилось и чем это полезно
Летом команда GdeRabota.ru внедрила несколько новинок, чтобы сделать платформу удобнее для соискателей и работодателей. Вот что появилось и как это помогает:
Новые посадочные страницы. Созданы страницы, которые упрощают поиск вакансий по конкретным запросам, например, для несовершеннолетних или участников СВО. Также добавлены страницы для графиков работы 2/2, 3/3, 1/3. Это помогает соискателям быстрее находить подходящие предложения, а работодателям — привлекать целевых кандидатов.
Реклама в Яндекс (РСЯ). Запустили новые баннеры и провели эксперимент, чтобы понять, какие работают лучше. Это увеличило видимость вакансий, привлекая больше откликов от соискателей и помогая компаниям быстрее закрывать вакансии.
Публичный RESTful API. Разработан интерфейс для внешних систем с документацией (Swagger/OpenAPI), аутентификацией (OAuth2, JWT) и поддержкой webhooks для событий, таких как новые отклики или статусы вакансий. Безопасность обеспечена через HTTPS, валидацию данных и ограничение запросов. Это позволяет работодателям интегрировать платформу с их системами, автоматизируя найм и экономя время.
Улучшенный семантический поиск. Оптимизирована ML-модель (Sentence-BERT), что повысило скорость и точность поиска. Соискатели быстрее находят релевантные вакансии, а работодатели получают более подходящие отклики.
Интеграция с ЮKassa. Подключён платёжный шлюз для оплаты услуг. Это упрощает процесс покупки дополнительных функций, таких как продвижение вакансий, делая платформу удобнее для компаний.
Эти изменения делают поиск работы и сотрудников проще, быстрее и эффективнее, поддерживая баланс интересов соискателей и работодателей
- Как изменилась работа команды в отпускной период?
В период отпусков отношения в коллективе GdeRabota.ru остаются тёплыми. Отделы совместно решают задачи. Благодаря планированию, никто не дергает отдыхающих.
Раз в две-три недели команда собирается на квизы или тимбилдинг. Начало лета отметили корпоративом. Провели два киновечера — фильмы выбирали голосованием, сеансы провели за два часа до окончания рабочего дня.
В жару рекомендуем не ходить в офис — коммуникация растягивается, но гибкий график помогает сохранить работоспособность. Однако некоторые скучают по атмосфере в офисе и общению.
- Какие новые знания получили сотрудники?
Маркетинг изучил новые инструменты в Яндекс Директ и CPA-сетях, прошёл курсы по анализу рынка. SEO-команда отточила сбор семантики, оптимизацию и аналитику, прошли тренинги по продвижению.
Все подразделения, включая разработчиков и отдел контента усилили навыки работы с ИИ и современными инструментами.
- Какие планы на ближайшее время?
Маркетинг-отдел сократит стоимость регистраций и откликов, увеличит их число. Создаст новые концепции для продвижения.
Отдел разработки GdeRabota.ru готовит улучшения для платформы.
Обновлённый мониторинг (Observability Stack). Команда углубит контроль за работой платформы. Сайт будет работать быстрее и стабильнее, без сбоев. Соискатели смогут искать вакансии без задержек, а работодатели — более оперативно получать отклики.
Автоматическая проверка вакансий и резюме (ML-модерация). Новая система на основе машинного обучения будет проверять вакансии и резюме автоматически. Она быстро выявит неподходящий контент и либо заблокирует его, либо отправит на проверку модератору. Это ускорит публикацию вакансий и облегчит задачу модераторов.
Сбор обратной связи для улучшения. Модераторы смогут оставлять комментарии о работе системы, чтобы дообучить её. Это сделает проверку ещё точнее, а платформу — надёжнее для всех пользователей.
SEO-отдел повысит трафик через новые страницы и информационные запросы. Проанализирует выдачу, юзабилити, коммерческие и поведенческие факторы. Проведёт онпейдж-оптимизацию и найдёт новые точки роста.
- Что можно улучшить в будущем?
Главный вызов — планирование задач накануне отпусков. Иногда сотрудники берут слишком много проектов и часть дел переносится на коллег или остаётся «хвостом» после отдыха. Первый вариант требует ввода в курс, второй — ухудшает ощущения от отдыха.
Представитель пресс-службы компании Герофарм:
Сезонная программа стажировок в ГЕРОФАРМ значительно повышает эффективность рабочего процесса в период отпусков. Стажеры берут на себя часть задач, что позволяет сохранить стабильный рабочий темп даже в период отпусков. Студенты получают ценный опыт первой работы в реальных условиях, а компания - возможность познакомиться с потенциальными кадрами и обучить их непосредственно в процессе работы, адаптируя под существующие бизнес-процессы.
Евгения Яновицкая, операционный директор digital-агентства icontext:
Планирование отпусков — это одна из ключевых управленческих задач в любой компании. С одной стороны, мы обязаны соблюдать трудовое законодательство и предоставить сотрудникам полноценный отдых. С другой — бизнес не должен останавливаться, процессы должны идти бесперебойно, а клиентский сервис оставаться на высоком уровне.
Поэтому мы в icontext выстраиваем этот процесс системно и поэтапно. Планирование отпусков на следующий календарный год начинается в ноябре, а к первой неделе декабря сотрудники должны определиться с датами. Более ранний запуск мы считаем неэффективным: практика показывает, что в конце года планы получаются наиболее достоверными и совпадают с реальностью. Сначала свои графики формируют руководители, после чего они передаются командам. Такой порядок позволяет сбалансировать отпуска как по срокам, так и по функциям, избежать наложений внутри команды и критических пересечений между разными отделами.
Руководители следят за тем, чтобы:
- не было наложений отпусков внутри одной структурной единицы;
- сотрудники не уходили в отпуск один за другим в пределах одной команды;
- не пересекались отпуска ключевых специалистов, работающих над одним клиентом или проектом;
- были учтены высокие сезоны (в такие периоды отпуск нежелателен — это обсуждается заранее).
График мы формируем в Google Docs, и он открыт для всех сотрудников. Это важно: коллеги видят не только отпуска внутри своего отдела, но и планы других команд. Так проще учитывать взаимозависимости и предотвращать сбои в межфункциональных процессах. Например, если с одним клиентом одновременно работают менеджер клиентского сервиса и специалист из производства, то очевидно, что они не могут уйти в отпуск в одно и то же время. Мы также учитываем периоды высокого сезона, когда количество отпусков нужно минимизировать, и заранее указываем эти ограничения.
После финального согласования руководителями график передается в HR-отдел. Далее система работает автоматически: за две недели до отпуска сотрудник получает напоминание, подтверждает даты или при необходимости подает заявление на корректировку, согласовывая её с руководителем. Руководитель повторно проверяет, не возникает ли критических пересечений в графике команды.
Отдельный важный этап — процедура передачи дел. Минимум за неделю до отпуска начинается подготовка: назначается замещающий сотрудник, сопоставимый по уровню компетенций, чтобы он мог взять на себя задачи коллеги. Ему предоставляют доступы к чатам, документам и инструментам, добавляют во все переписки. Если речь идет о клиентском сервисе, заместителя обязательно представляют клиенту; если нет — команде. Составляется бэклог задач с дедлайнами, при необходимости готовятся инструкции. В некоторых отделах для этого даже есть свои шаблоны. У нас есть такая практика: за два рабочих дня до начала отпуска замещающий уже полностью ведет коммуникацию и задачи, но пока под контролем уходящего коллеги. Это позволяет убедиться, что всё понято и ничего не упущено. Если нагрузку невозможно возложить на одного человека, задачи распределяются между несколькими сотрудниками, а руководитель особенно тщательно следит, чтобы распределение прошло без сбоев.
Есть и организационные мелочи, которые тоже имеют значение. Например, перед отпуском сотрудник обязательно настраивает автоответчик в почте и мессенджерах, чтобы перенаправлять запросы к заместителю. Руководители, в свою очередь, уведомляют коллег из других отделов, если чья-то работа связана с уходящим сотрудником. Это минимизирует риски сбоев в межфункциональных процессах. В период отпусков усиливается контроль за загрузкой команды: руководитель корректирует приоритеты и перераспределяет задачи, чтобы никто не оказался перегружен.
При этом для нас принципиально важно уважать право сотрудников на отдых. Если в отпуске человека будут постоянно отвлекать, он не сможет восстановиться, а значит, снизится его эффективность после возвращения. Системный процесс передачи дел помогает этого избежать. И ещё один момент: руководитель обязан следить, чтобы каждый сотрудник использовал все положенные 28 дней. Иногда люди сами не хотят уходить в отпуск, но усталость всё равно накапливается, и наша задача — не допустить выгорания.
В icontext мы выстроили стройную систему: предварительное планирование, прозрачный процесс согласования, контроль пересечений и передачи дел, внимание к загрузке команды и, самое главное, уважение к праву людей на полноценный отдых. Всё это позволяет нам сохранять высокий уровень сервиса для клиентов, не терять темп работы и при этом обеспечивать сотрудникам возможность полноценного восстановления.
Ольга Анохина, генеральный продюсер форума «Персонал Экспо»:
Чтобы рабочие циклы не нарушались и тем более не прерывались, в крупных компаниях составляется график отпусков. Когда говорят про средний и малый бизнес, почему-то считается, что там такое планирование не обязательно — сложился стереотип, что в таких компаниях вопросы летнего отдыха и организации работы менее формализованы, а подходы — более лояльны. Всё случается по принципу «когда хочешь, тогда и иди в отпуск». На деле готовиться к сезону отпусков важно в любой компании, независимо от ее масштаба и численности — от этого зависит продуктивность процессов. Впрочем, численность всё же важна: если команда небольшая и в ней в основном штучные специалисты, прежде чем отпустить их в отпуск, просто необходимо сначала настроить процессы так, чтобы они функционировали в их отсутствие. Например, у вас один старший маркетолог, и заменить его некем. Вам нужна стратегия, которая гарантирует, что дела не встанут. И тогда вы либо обсуждаете с сотрудником возможность другого периода для его отпуска, когда плотность срочных задач будет ниже, либо распределяете его работу между другими людьми, предварительно подготовив их и заручившись их согласием.
Для команды «Персонал Экспо» и его партнёрских проектов лето — пора насыщенной работы — в это время мы активно готовимся к осеннему форуму. Поэтому планируем отпуска так, чтобы в эти три месяца наш состав был максимально в сборе. Если у вас так не получается и кто-то всё равно пойдёт летом, можно попробовать распределить задачи по приоритетности. Срочные поручите сотруднику закрыть до отпуска — особенно если от их выполнения зависит работа других отделов. И попросите его не отвлекаться на ту работу, которая может подождать. Важно, чтобы перед уходом на каникулы он концентрированно поработал и наперёд сделал всё необходимое: передал дела коллегам, которые возможно будет его замещать, написал инструкции, что в каких случаях делать и где что искать, оставил все файлы в открытом доступе и в порядке, показал, где лежат необходимые презентации или документы, которые могут понадобиться. Лучше всего предложить сотруднику собрать памятку и предусмотреть в ней все вопросы и сложности, которые могут возникнуть в его отсутствие, оставив на эти случаи пошаговые рекомендации.
Юлия Буданова, директор по маркетингу и стратегическому развитию в компании Sloplast:
Летний период в этом году для меня, как для директора по маркетингу и стратегическому развитию в компании Sloplast, был полон интересных вызовов: я работаю в компании с февраля, и как раз к летнему (пиковому в нашей отрасли) сезону я набрала новую, но очень заряженную команду маркетинга.
Как руководитель, я всегда внимательно планирую летний период, чтобы баланс между эффективностью и благополучием сотрудников был оптимальным. Мы внедряем понятную политику планирования и прозрачные ожидания: заранее согласованные окна отпусков, приоритеты задач на ближайшие недели и механизмы перераспределения ресурсов. Такой подход позволяет снизить риски срыва сроков и сохранить высокий уровень качества работы, не перегружая команду в пиковые летние моменты.
Еще один момент: выстраивать работу в отделе нужно не индивидуально, а сразу проектными командами, формируя бэкапы. Таким образом, даже в пиковый сезон или при форс-мажорной ситуации уровень стресса сотрудников не повышается: в отделе всегда есть человек или команда, которым не нужно погружаться в проект с нуля, и они могут подхватить задачи.
Что точно важно учесть в летний период?
- Планирование отпусков: это нужно делать заранее, учитывая взаимозаменяемость сотрудников. Важно, чтобы у коллег со смежными обязанностями были разные даты отпусков, чтобы обеспечить бэкапы по проектам.
- Перераспределение ресурсов: нужно заранее обсудить с сотрудниками, кто и какие задачи может подхватить и как корректно снизить темп, чтобы отпуск коллег проходил без стресса и выгорания.
- Приоритизация задач: невозможно сделать все и сразу и при этом не потерять в качестве, особенно когда часть коллектива находится в отпуске. Здесь руководителю очень важно сохранять адекватность и правильно распределить приоритеты: какие из задач можно притормозить, от каких отказаться, а что точно нужно сделать, несмотря на сезон отпусков.
Важнейшее — это культура взаимной поддержки и ответственности. Я подчеркиваю, что о нас судят по итогам работы всей команды, а не по отдельным достижениям. В летний период особое значение имеют планирование резервов и готовность перераспределять ресурсы между проектами без потери качества. Такой подход обеспечивает устойчивую динамику проектов, развитие сотрудников и поддерживает высокий моральный дух коллектива, даже когда наступают жаркие и насыщенные месяцы.
Михаил Горбатов, учредитель и основатель компании ООО «Мастера Профи»:
В отпускной период заранее подготовили шахматный график, чтобы в каждой смене всегда были мастера ключевых направлений электрика, сантехника, отделка. Дополнительно создан резервный пул специалистов на частичной занятости, который подключается при сезоне пиковых заказов и срочных вызовах. Диспетчеризация работает без выходных и позволяет оперативно распределять заявки, соблюдая сроки приезда мастеров.
Качество остаётся на прежнем уровне: все специалисты работают по корпоративным стандартам, в брендированной форме и с бейджами, гарантируя прозрачность и безопасность для клиентов. Цены фиксированные и озвучиваются заране, а на все работы предоставляется гарантия. Для повышения гибкости мастера подстраховывают друг друга по смежным направлениям, избегая задержек даже при неполном составе.
С клиентами поддерживаем постоянную связь, заявки принимают через сайт и телефон, время визита подтверждается в день обращения, статус работ отслеживается. Договорённости фиксируются документально, а обратная связь собирается на основных онлайн площадках (2ГИС, Яндекс Карты, Фламп). Приоритет в назначении отдаётся аварийным заявкам, электрики и сантехники выезжают в первую очередь.
Такая модель работает благодаря многолетнему опыту компании с 2007 года, широкому спектру услуг и локальной диспетчеризации в Новосибирске. Прозрачные условия, узнаваемая форма и системная работа с отзывами помогают удерживать доверие клиентов, даже когда рынок в сезон отпусков часто сталкивается с просадкой по срокам и качеству.
Андрей Великотский, генеральный директор «Акватикс-Про»:
Организация работы в отпускной период — это вызов для любого предприятия, особенно в легкой промышленности, где каждая пара рук на счету. Как и многие наши коллеги по отрасли, мы сталкиваемся с острой нехваткой квалифицированных кадров: профессии конструкторов, швей, сборщиков и клейщиков сегодня стали дефицитными.
В компании «Акватикс-Про» мы заранее анализируем производственные процессы и внедряем систему взаимозаменяемости — сотрудники проходят внутреннее обучение, что позволяет временно перераспределять обязанности и поддерживать стабильную работу даже при отсутствии части коллектива. Это требует усилий и дополнительного времени на внутреннее обучение, но в долгосрочной перспективе позволяет нам сохранять стабильность производства даже в пик отпускного сезона.
Кроме того, мы уделяем большое внимание балансу между работой и частной жизнью сотрудников. Мы понимаем, насколько важно для каждого провести летний отпуск с семьёй, восстановить силы и зарядиться энергией перед новым производственным сезоном. Поэтому мы заранее планируем графики отпусков таким образом, чтобы максимально учесть пожелания коллектива и при этом не допустить простоев на производстве. В этом году удалось организовать процесс так, что все желающие смогли отдохнуть летом, а работа предприятия не останавливалась ни на день.
Мы также поддерживаем внутренние коммуникации — сотрудники знают о предстоящих изменениях в графиках, могут заранее подготовиться к временной передаче своих задач.
Впереди у нас насыщенная осень и выполнение крупного заказа. Благодаря слаженной работе команды в летний период мы уверены в своих силах и готовы к новым задачам.
Валерия Романова, PR-директор digital-агентства «Интериум»:
Как пиарщику уйти в отпуск и одновременно сохранить присутствие в социальных сетях?
Вопрос непростой, поскольку наполнение социальных сетей – работа, требующая практически постоянной вовлеченности и генерации идей.
Так как я отвечаю за контент в каналах агентства, то главная задача, которая передо мной стояла – грамотно распределить написание постов и создание креатива между коллегами.
Для этого я воспользовалась самым удобным (и при этом одним из самых простых) методов – таблицей Excel, в которой я сделала несколько колонок и заполнила их максимально подробно и чётко:
- дата
- тематика поста/рубрика
- основные тезисы
- ответственный за составление поста
- комментарии
Предварительно я проанализировала, кому из коллег какая тема более близка, кто в какой теме более экспертный, и на основании этого назначила ответственных.
До ухода в отпуск я дополнительно устно с каждым обсудила планируемые задачи и посты. По опыту могу утверждать, что устное обсуждение никогда не бывает лишним!
Кстати, в плане я прописала посты, которые могут появиться и «стихийно» в том числе.
Чтобы коллеги находились в одном информационном поле и смогли в случае форс мажора друг друга подстраховать или оперативно решить какую-то ситуацию, я создала отдельный чат.
В него я также включила коллегу, ответственную за выкладывание контента (постинг) + дизайнера, которая оформляла визуалы для наших публикаций.
На своём примере могу сказать, что эта схема отлично функционирует! Но главный секрет – детальная проработка таблицы, которая поможет сориентироваться коллегам, которые вас замещают на время отпуска.
Анастасия Финченко, руководитель группы контента компании "Он Клиник":
Основная проблема по организации работы в период отпусков, спланировать отпуска сотрудников так, чтобы работа не пострадала. Часто бывает так, что все хотят в отпуск в одно и то же время, и тут задача руководителя распределить отпускное время таким образом, чтобы никакой участок работы не "просел", чтобы взаимозаменяемые работники не отсутствовали одновременно. Когда в команде большая часть сотрудников удаленные, это сделать проще.
Секрет сохранения эффективности отдела – в заранее составленном грамотном детальном плане отпусков (согласованном с самими сотрудниками). Такой график позволяет распределить рабочие силы и отследить, какие участки работы могут остаться без внимания, заранее продумать выход из срочных, экстренных и неожиданных ситуаций. Первоначально составленный график согласовывается со всеми сотрудниками и затем при необходимости корректируется. Чаще всего корректировки все же бывают.
Антон Шестаков, ведущий эксперт в области наркологии, психиатрии и психотерапии:
В нашем центре летом нельзя просто всем разойтись — экстренные экспертизы не ждут. Поэтому еще весной составил график, учитывая специализации. Например, детских психиатров у нас только трое, значит одновременно в отпуск могут максимум двое.Что сделал конкретно:Ввел дежурства — каждый эксперт одну неделю в месяц был на связи, даже в отпуске. За это доплачивал 30% от оклада.
Справедливо — человек не полностью отдыхает.Организовал взаимное обучение. В мае каждый специалист провел мини-семинар по своему профилю. Не все стали экспертами высшего класса, но базовую экспертизу в критической ситуации провести могут.Разделил задачи: осмотры пациентов — только в офисе, а заключения можно писать удаленно. Особенно помогло родителям с детьми.Мотивировал работающих летом — премия 20% каждый месяц, дополнительный выходной когда удобно, приоритет при выборе отпуска на следующий год.
Следил за настроением коллектива. Летом команда сплачивается, но важно не допустить переутомления. Раз в неделю устраивали "мороженое-пятницу" — мелочь, а настроение поднимает.Результат: ни одну экстренную экспертизу не сорвали, коллектив стал более сплоченным, а средняя продолжительность отпусков даже увеличилась за счет дополнительных дней.
Виктория Саулова, руководитель брендингового агентства Saulova Branding:
В Saulova Branding мы организуем работу проектных команд на принципах гибкости и доверия, что стало особенно актуально с 2020 года, когда удаленный формат работы стал распространенным. Мы давно практикуем удаленную работу, и это позитивно влияет на результаты и операционную деятельность. Специфика творческой профессии позволяет участникам проектов оставаться вовлеченными в процессы даже во время отдыха – своего рода "офис с ногами в море". Иногда такой формат оказывается даже более продуктивным, поскольку полноценный отдых – ключ к высоким результатам.
Небольшие проектные команды и взаимозаменяемость специалистов позволяют нам поддерживать бесперебойность бизнес-процессов. Каждый член команды глубоко погружен в проект и обладает необходимой экспертизой. Это обеспечивает эффективное распределение нагрузки и непрерывность работы, даже когда кто-то из команды в отпуске.
Учитывая наше расположение в Крыму и то, что заказчики преимущественно находятся в других регионах России, удаленная работа – неотъемлемая часть нашего бизнес-процесса. Мы не требуем постоянного присутствия команды в офисе, главное – быть на связи и эффективно выполнять задачи.
Особое внимание уделяем планированию. Если сроки проекта совпадают с отдыхом специалиста, перед его отъездом проводим брифинг, распределяем задачи и назначаем ответственных. Такой подход минимизирует риски и синхронизирует команду. В результате достигается баланс между отдыхом и эффективностью. Мы уверены, что удовлетворенность работой – залог продуктивности. А возможность дополнительного заработка во время отпуска – отличная мотивация и вклад в общий успех проекта и агентства.
Татьяна Яухман, генеральный директор трейд-маркетингового агентства «АЛИДИ Продвижение»:
Организация работы в период массовых отпусков — одно из ключевых испытаний для любой компании. Мы заранее формируем график отпусков, чтобы минимизировать пересечения и обеспечить бесперебойную работу бизнес-процессов. Обязательное условие — плановая замена ключевых сотрудников и заблаговременная передача дел: каждый сотрудник знает, кому передавать свои задачи и где найти необходимую информацию.
Особое внимание уделяем планированию — распределяем ключевые задачи и ответственности, чтобы в отсутствии отдельных специалистов процессы не останавливались. В результате даже в пик отпускного сезона мы сохраняем стабильную работу компании и поддерживаем высокий уровень сервиса для наших клиентов.
Алексей Оносов, основатель компании «Юнисофт»:
Лето в самом разгаре, и каждый день сотрудники подходят с заявлениями на отпуск. Знакомая ситуация? У нас в Юнисофт это время превращается в настоящий квест по сохранению работоспособности компании. За 20 лет в бизнесе насмотрелся всякого - от полного хаоса до железной дисциплины, и могу сказать: без четкой системы тут не обойтись.
График отпусков составляем еще в декабре предыдущего года. Звучит банально, но работает безотказно! Собираем всех руководителей отделов, раскладываем календарь на столе и начинаем "тетрис" с датами. Главное правило - из каждого ключевого направления одновременно не уходит больше трети команды. Иначе клиенты начинают нервничать, а проекты буксовать. Конечно, жизнь вносит коррективы, и приходится что-то двигать, но база есть всегда. Важный момент - передача дел начинается за три недели до отпуска, и обязательно с письменной фиксацией всех паролей, контактов и критичных нюансов.
База знаний - это вообще отдельная история. Сколько времени экономится на вводе замещающих в курс дела... Сейчас у нас есть подробные регламенты по всем процессам, от работы с клиентами до настройки оборудования. Новый человек может взять инструкцию и за пару дней разобраться в задаче. Правда, не все сотрудники любят документировать свою работу - приходится иногда "прижимать" для общего блага.
Что касается связи с отпускниками, тут вопрос деликатный. С одной стороны, человек имеет право на полноценный отдых. С другой - бизнес не должен страдать из-за форс-мажора. Договорились так: экстренная связь только через непосредственного руководителя, и только если вопрос критичный для компании или клиента. Обычные рабочие вопросы помечаем "для прочтения после отпуска" и терпеливо ждем. А вот проверка почты раз в день - это скорее рекомендация, особенно для ключевых специалистов.
Автоматизация в отпускной период работает как спасательный круг. У нас внедрена CRM-система, которая сама распределяет заявки клиентов между свободными менеджерами. Плюс чат-боты на сайте отвечают на 70% стандартных вопросов. Это серьезно разгружает оставшихся сотрудников и позволяет не терять клиентов из-за медленной реакции.
Возвращение из отпуска тоже требует системного подхода. Обратная передача дел происходит в первый же рабочий день: что изменилось в проектах, какие появились новые задачи, с какими проблемами столкнулась команда. Без этого человек неделю приходит в себя и пытается понять, что происходит в его сфере ответственности.
В конце каждого отпускного сезона обязательно анализируем, как прошло замещение. Где были провалы, что можно улучшить в следующем году. Например, поняли, что нужно больше кросс-функциональности в команде - начали обучать сотрудников смежным задачам. Это не только помогает в отпусках, но и развивает людей профессионально.
Михаил Ипатов, директор по развитию ГК «Спецобъединение»:
Еще на этапе запуска производства мы продумали систему обеспечения операционной непрерывности. Помимо прочих условий, мы заложили в нее все риски, связанные с кадровым форс-мажором: больничные, командировочные, увольнения, летние отпуска.
Таким образом, заранее зная потенциальные узкие места, мы применили уже проверенную стратегию, основанную на «трех китах»: раннее планирование отпусков, эффективная ротация обязанностей и активное использование внутреннего кадрового резерва.
Наиболее сложные задачи, требующие высокой ответственности, распределили между опытными специалистами и кадрами из резерва. Их мы подготовила еще весной в рамках кросс-функционального обучения.
Чтобы делегирование задач прошло бесшовно, подстраховались мерами с применением цифровых инструментов. Зафиксировали в CRM электронные чек-листы передачи дел, ввели обязательные мини-брифинги в режиме онлайн, когда перед уходом в отпуск специалист назначает временных дублеров, информирует их и четко разделяет зоны ответственности.
Мы практикуем принцип минимального вмешательства в отпуска коллег - обращения к отдыхающим допускаются в исключительных, заранее оговоренных случаях. И в этом году нам удалось соблюсти это правило, еще продемонстрировав уважение к личному времени сотрудников.
Лето – период, который мы традиционно используем для развития навыков сотрудников резерва и усиления взаимодействия команды. Проводим мероприятия, чтобы проанализировать эффективность конкретных инструментов передачи данных, оценить объем нагрузки на дублеров, чтобы сделать систему еще более комфортной для всех участников процесса.
Дмитрий Дригайло, Медиадиректор агентства Р.И.М.:
Во-первых, алгоритм, как это видно из коммуникационного агентства: Берём клиента и его желание (или формируем ему его желание и ненавязчиво предлагаем). Трясём его на предмет креативной идеи (или предлагаем пару-тройку своих). Получаем от него искомую ЦА. Потом придумываем креативную концепцию, стратегию продвижения, защищаем первые буковки. После этого – дописываем все остальные буковки, рисуем картиночки, схемы, видео, тесты-квизы, карточки, оффлайн-активности, обзваниваем потенциальные площадки… В общем, получаем на выходе вполне добротные коммуникационные проекты, завязанные на датах.
НО
Мы стараемся, наоборот, предлагать заказчикам другое время. Инфоповестка более разреженная. к празднику не привязанная, массового помешательства на скидках нет. Сезонных наценок на площадках тоже нет. Ресурсы на подготовку контента используются более равномерно. Нездорово сидеть летом в тиши три месяца, чтобы осенью в мыле и пене носиться по рынку, пытаясь встроиться в графики, нати инвентарь и выбросить деньги на ветер. Нам кажется, что этот подход слегка устарел. Компании теперь наоборот стараются использовать летние месяцы, весну после 10 марта и до конца апреля, а также сентябрь-октябрь, дабы кормить своих клиентов маркетинговыми активностями более равномерно по году, не допуская сезонного “ожирения”. К чёрту “Чёрную пятницу” и Новый год, 8 марта и 1 мая: там и так не протолкнуться.
Например, реклама недвиги в ТГ в июне-июле уже перебивает февральско-мартовские значения: аудитория летом более активно просматривает рекламные объявления.
Так что рецептура готовки контента и креативов – более-менее стандартная. Ингредиенты плюс-минус все есть. Блюда получаются разные, в зависимости от умений и опыта “поваров”. А вот когда подать на стол – это, мне кажется, самое важное.
Заключение
Организация работы сотрудников в отпускной период — это вызов, который при правильном подходе превращается в возможность повысить эффективность и укрепить командный дух. Российские эксперты играют важную роль в этом процессе, делясь практическими знаниями и рекомендациями. В будущем важно продолжать развивать цифровые инструменты, укреплять коммуникацию и планировать заранее, чтобы обеспечить стабильную работу бизнеса в любой сезон.