Если платёж подписал человек «не из карточки» или акт у контрагента подписал менеджер «без доверенности», банк видит риск и ставит операции на паузу. Ниже – короткий план на 7 дней, чтобы навести порядок в полномочиях и пройти проверку без паники.
Почему это важно сейчас
Комплаенс смотрит на связку: кто подписывает → на каком основании → как это подтверждено в документах и в системе банка. Несовпадение карточки подписей, просроченная доверенность, неверные реквизиты на акте – частые причины запросов и приостановок. Хорошая новость: 80% кейсов решаются документами и процедурой, а не «перепиской в стиле объяснений».
План на 7 дней (действие → результат)
День 1. Инвентаризация полномочий внутри компании
Действие.
- Проверьте устав, протокол о назначении директора, приказы о праве подписи.
- Актуальна ли карточка образцов подписей в банке? Кто имеет право второй подписи/подтверждения платежей?
- Сверьте, у кого действующая квалифицированная электронная подпись для «Клиент-Банка».
Результат. Понимаете, кто реально имеет право подписывать платежи и договоры сейчас.
День 2. Приведите документы в соответствие
Действие.
- Обновите приказы о праве подписи (директор, главный бухгалтер, замещающие лица).
- Оформите доверенности на сотрудников, которые подписывают акты, накладные, заявки, счета.
- В доверенности укажите: круг действий, срок, право передоверия (если нужно).
Результат. У каждого «подписанта» появилось законное основание.
День 3. Обновите настройки в банке и доступы
Действие.
- Подайте в банк новую карточку подписей (при смене состава).
- Перепривяжите электронные подписи и права в системе: кто создаёт платеж, кто утверждает.
- Уберите доступы бывших сотрудников.
Результат. В банке и в «Клиент-Банке» – ровно те же люди, что и в приказах/доверенностях.
День 4. Сверьте «внешний контур» с контрагентами
Действие.
- Проверьте, кто у них подписывает договоры и акты: директор (по уставу/выписке) или представитель по доверенности.
- Попросите копии доверенностей и проверьте срок, объём, подпись руководителя.
- На актах и накладных просите реквизиты доверенности: номер, дата, кем выдана.
Результат. Ваши первичные документы подписаны уполномоченными лицами контрагента.
День 5. Протяните «нитку» в платёжных документах
Действие.
- В назначении платежа указывайте договор/спецификацию/этап и код сделки (короткий код, который есть в договоре и в первичке).
- Проверьте, чтобы подписант платёжного поручения совпадал с карточкой банка.
Результат. Банк видит прослеживаемость и не задаёт лишних вопросов.
День 6. Подготовьте «пакет прозрачности»
Действие. Сложите в папку пять файлов:
- устав и протокол о назначении директора;
- приказы о праве подписи;
- доверенности действующих подписантов (внутри и у контрагента);
- договор + спецификация + акты/накладные с реквизитами доверенностей;
- скрин настроек «Клиент-Банка» (кто утверждает платежи).
Результат. Готов ответ на возможный запрос комплаенса «в один клик».
День 7. Закройте уязвимости и дайте ответ (если пришёл запрос)
Действие.
- Исправьте карточку подписей/доверенности, если нашли разрывы.
- Дайте банку короткий ответ по схеме «Вопрос → Ответ» со ссылками на файлы из папки (не «объясняйте», а покажите документы).
Результат. Проверка завершается быстрее, операции возвращаются в график.
Дисклеймер: материал информационный; проверяйте нюансы под вашу организационно-правовую форму и условия банка.
Что именно проверять (чек-лист на 10 минут)
- Директор назначен и действует? Протокол/решение в наличии.
- Есть приказы о праве подписи на платежи и первичку (и на замещающих лиц).
- Доверенности сотрудникам выданы, срок и объём полномочий свежие и точные.
- В «Клиент-Банке» только действующие сотрудники с корректными правами.
- В договоре и актах контрагента – подпись директора или представителя по доверенности (с реквизитами доверенности).
- В назначении платежа – договор/спецификация/этап и код сделки; текст читабельный.
- Папка «Полномочия и подписи» собрана: устав, протокол, приказы, доверенности, скрин настроек.
- На печатных актах – расшифровка подписи, должность, дата.
Частые ошибки и как их избежать
1. «Подписывает, потому что всегда так было».
Обновите приказ и доверенность; без основания подпись – «пустая».
2. Просроченная доверенность в акте контрагента.
Проверяйте дату, номер и полномочия; просите свежую доверенность и переподпись.
3. Несовпадение подписанта платёжки с карточкой банка.
Переоформите карточку, перепривяжите электронную подпись, повторно отправьте платёж.
4. В назначении платежа общие слова.
Всегда указывайте договор/спецификацию/этап и код сделки — так проще пройти проверку.
5. Доступы бывших сотрудников в «Клиент-Банке».
Снимайте права в день увольнения; ведите реестр доступов.
Мини-кейс: было → сделали → стало
Было. Платежи зависли: платёжку подписывал замдиректора, в банке его нет в карточке; у контрагента акты подписаны менеджером без доверенности.
Сделали. Обновили карточку подписей и приказы, оформили доверенности, переподписали спорные акты у контрагента, добавили код сделки в назначение платежей, собрали «пакет прозрачности».
Стало. Проверка закрыта, платёж прошёл, банк рекомендовал «сохранять такой формат».
Что сделать прямо сейчас
- Откройте приказы и доверенности: действуют ли они сегодня?
- Сверьте карточку подписей банка с реальным кругом подписантов.
- Попросите у контрагента копии доверенностей и переподпишите спорные акты.
- Включите код сделки во все платежи и первичку.
Экономическое обоснование сделки на 1 страницу: форма, которую понимают банки
«Назначение платежа» без стопов: как писать так, чтобы банк понял с первого раза
Нужна быстрая проверка ваших полномочий и доверенностей? Напишите «ПОДПИСАНТ» – пришлю чек-лист под вашу компанию и дам два точных совета.