Предпринимателю полезно знать среднее количество сотрудников за месяц или год. Эта информация поможет оформить льготы или избежать штрафов при сдаче отчетов. Чтобы ее получить, считают среднесписочную численность сотрудников.
В статье расскажем, чем еще полезен этот показатель и как его рассчитать.
Что такое среднесписочная численность работников и для чего она нужна
Среднесписочная численность — это среднее число работников компании за определенный период. Обычно показатель считают:
- за месяц;
- квартал;
- год.
Вам нужно знать среднесписочную численность, если хотите:
✅ Получать господдержку. Число сотрудников за прошлый год — это один из критериев для включения в реестр МСП. Предприниматели и компании, которые включены в реестр, пользуются множеством льгот:
- применяют специальные налоговые режимы;
- получают гранты и льготные кредиты;
- берут налоговые каникулы;
- снижают страховые взносы;
- бесплатно консультируются в центрах поддержки бизнеса.
К малому бизнесу относятся компании и ИП со среднесписочной численностью до 100 человек (ст. 4 ФЗ № 209-ФЗ).
☝🏼 Это интересно
Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства: что это такое и как в него попасть
✅ Подавать отчетность без ошибок. Некоторые отчеты нужно сдавать только электронно, а другие — только в бумажном виде. Иногда это зависит от числа работников за период. Если нарушить требование, можно получить штраф.
Так, форма ЕФС-1 для Социального фонда России сдается электронно, если численность работников больше 10 (ст. 8 ФЗ 27-ФЗ). Если же сдать печатную форму, ведомство назначит штраф 1000 рублей (ст. 17 ФЗ 27-ФЗ).
✅ Принимать точные решения. Если вы ставите конкретные цели в бизнесе, средняя численность подскажет, как их достичь. Допустим, насколько нужно увеличить штат, чтобы получать на 20% больше выручки.
Пример
Среднее число работников клинингового агентства «Блеск» — 14,5 за год. Выручка компании — 30 млн рублей. Это значит, что каждый сотрудник принес компании 2,07 млн рублей за год.
Чтобы увеличить выручку до 40 млн рублей, на следующий год нужно нанять еще пятерых сотрудников (10 ÷ 2,07 = 4,83).
Важно. Показатель может быть дробным. Число округляют до 2 знаков после запятой.
Если сделать такой расчет не по среднему числу сотрудников за год, а по их числу на конкретную дату, то выводы будут неточными. Они только запутают руководителя и не помогут достичь планов.
Пример
Допустим, 31 декабря в агентстве «Блеск» работало только 9 человек. Тогда при расчете выходит, что для нового плана директору достаточно нанять всего троих человек (10 ÷ 3,33 = 3).
Как найти среднесписочную численность
В расчете учитывают не всех сотрудников компании. Также различаются формулы расчета за месяц и за год. Поэтому определите:
- кого вам нужно исключить из расчета;
- за какой период вы хотите узнать численность.
Какие сотрудники не учитываются при расчете
Список сотрудников, которых не нужно считать, есть в ст. 17 и 18 Приказа Росстата от 16.12.2024 N 647. Из категорий, которые часто встречаются, это:
- сотрудники других компаний, которых приняли по совместительству;
- работники, с которыми вы сотрудничаете по договорам ГПХ;
- собственники, если они не получают зарплату;
- работающие студенты, которые взяли отпуск без содержания;
- женщины в декретном отпуске.
Как рассчитать показатель за месяц
Порядок расчета есть в ст. 16 Приказа Росстата № 647.
Среднее число сотрудников за один месяц ищут следующим образом:
Среднесписочная численность = Сумма численности за каждый день месяца ÷ Количество дней в месяце
Чтобы правильно посчитать показатель:
- Возьмите табельное число работников за каждый день.
- Приравняйте число работников в нерабочие дни к их числу в последний рабочий день. Например, для субботы и воскресенья берите данные за пятницу.
- При расчете показателя за выходные не учитывайте работников, которые уволились в последний рабочий день. Например, если сотрудник уволился в пятницу, в расчет за субботу он не пойдет.
Пример
Бухгалтер ООО «Магнит» считает среднее число работников за июль 2025 года. По данным табеля и приказов:
- с 1 по 14 июля в компании числилось 4 сотрудника;
- 15 июля менеджер Екатерина ушла в декрет, и 6 дней было 3 сотрудника;
- 21 июля на место Екатерины оформили Семена, до конца месяца в команде снова было 4 человека.
Расчет показателя: (14*4 + 6*3 + 11*4) ÷ 31 = 3,81
Как рассчитать показатель за год
Формула расчета среднесписочной численности за год выглядит так:
Среднесписочная численность = Сумма среднемесячного числа работников за каждый месяц ÷ 12
Среднее число работников всегда делится на 12 месяцев, даже если компания открылась ближе к концу года.
Пример
ООО «Меркурий» начало работу 1 ноября 2024 года. Среднесписочная численность за ноябрь — 5 человек, за декабрь — 6,5 человек. Значит, показатель за год составит: (5 + 6,5) ÷ 12 = 0,96.
Как учитывать работников на неполном рабочем дне
Если в компании есть сотрудник, который работает неполный рабочий день, это влияет на расчет. Таких работников учитывают пропорционально тому времени, которое они отработали.
Это нужно сделать по следующей схеме:
1. Найдите число отработанных дней сотрудником. Для этого разделите его рабочие часы за месяц на продолжительность рабочего дня. Продолжительность возьмите из таблицы:
2. Найдите среднее число работников неполного дня. Для этого разделите значение из пункта 1 на количество дней в месяце.
Пример
В ООО «Симфония» большинство сотрудников работает 40-часовую неделю и 5 рабочих дней, а буфетчик работает с 12-00 до 16-00. В июле 2025 года по табелю буфетчик отработал 92 часа.
1. Число рабочих дней буфетчика: 92 ÷ 8 = 11,5;
2. Средняя численность: 11,5 ÷ 31 = 0,37.
Это значит, что буфетчика нужно учесть в показателе не как единицу, а пропорционально тому времени, которое он работал — 0,37.
Если в компании есть несколько сотрудников с неполным рабочим днем, удобнее считать показатель по всем работникам в человеко-часах.
☝🏼 Это интересно
Что такое человеко-часы и как их правильно рассчитать
Как и когда сдавать данные о среднесписочной численности
Отдельного отчета по показателю нет. Среднее число работников указывается:
Как правильно сдавать отчеты и когда это делать, смотрите в таблице.
5 ошибок при работе со среднесписочной численностью
Собрали пять ситуаций, с которыми предприниматели путаются чаще всего. Читайте, чтобы не повторять чужих ошибок и сдавать отчеты правильно.
❌ Ошибка 1. Не подавать сведения, если сотрудников нет.
✅ Как правильно. Даже если наемных работников нет, ставьте «ноль» в графу среднесписочной численности. И обязательно отправляйте отчетность по страховым взносам и форму ЕФС-1.
❌ Ошибка 2. Путать среднесписочную численность со списочной.
✅ Как правильно. Запомните главное отличие: среднесписочная численность считается за период, а списочная — на конкретную дату. Также при расчете берутся разные категории работников. Подробнее смотрите в ст. 17 и 18 Приказа Росстата от 16.12.2024 N 647.
❌ Ошибка 3. Считать среднюю численность за год с месяца регистрации компании.
✅ Как правильно. Даже если компания работает с декабря, для расчета включайте все месяцы года. То есть, когда считаете среднюю численность за год, всегда делите на 12.
❌ Ошибка 4. Не учитывать женщин, которые получают пособие по уходу за ребенком.
✅ Как правильно. Сотрудницу в декрете учитывать не нужно. Но если она вышла на неполный рабочий день или работает удаленно, — ситуация меняется. Включайте ее при расчете, даже если она продолжает получать пособие по уходу за ребенком.
❌ Ошибка 5. Учитывать рабочие дни, а не календарные.
✅ Как правильно. Всегда включайте при расчете выходные и праздники. То есть делите численность на количество дней по календарю — 31, 30, 29 или 28.
Коротко
- Среднесписочная численность — это среднее число сотрудников, которые работали в компании или у ИП за период. Этот показатель — один из критериев включения в реестр СМП. Еще его используют, чтобы правильно сдать отчетность и планировать результаты работы.
- Не все сотрудники учитываются при расчете. Так, не нужно учитывать внешних совместителей, владельцев компании и женщин в декрете.
- Чтобы рассчитать среднее число сотрудников, нужно сложить табельное количество работников за каждый день, а затем разделить сумму на количество дней в месяце. По году все показатели за месяц делятся на 12. Работники на неполном рабочем дне учитываются пропорционально рабочему времени.
- Данные о средней численности работников подаются разным ведомствам. Например, Соцфонду РФ по форме ЕФС-1, налоговой службе при расчете соцвзносов, Росстату по форме П-4. Если нарушить сроки, можно получить штраф.