Цифровая трансформация бизнеса: сегодня это уже не фора, а стартовый свисток
Сегодня вопрос автоматизации кадрового делопроизводства, зоны повышенной ответственности и рутины, стоит особенно остро. Многие компании признают преимущества кадрового электронного документооборота (КЭДО): скорость, прозрачность, безопасность и экономию. Но путь перехода кажется тернистым из-за множества юридических и технических нюансов. Страх допустить ошибку парализует и заставляет откладывать внедрение этой перспективной и эффективной технологии.
Мы собрали топ-5 самых острых вопросов, которые останавливают руководителей и HR-директоров, и подготовили на них четкие ответы.
1. Что делать с «бумажным наследием»?
- Проблема: В организации годами копились бумажные локальные нормативные акты (ЛНА). Они юридически значимы, но не интегрированы в новую цифровую систему. Как продолжать ими пользоваться и знакомить с ними новых сотрудников без риска оспаривания?
- Решение: Законодательство позволяет создавать электронные дубликаты таких документов. Для этого бумажный оригинал сканируется, а электронная копия заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обладателя(ей) исходного документа. Важно, чтобы дубликат полностью соответствовал исходнику по содержанию и форме, а также имел метку доверенного времени. Это придает ему полную юридическую силу, и вы можете работать с ним в системе КЭДО, например сервисе 1С:Кабинет сотрудника, наравне с изначально электронными документами. Отправка электронного ЛНА на ознакомление займет не более 5 минут.
2. Когда знакомить сотрудника с ЛНА: до или после подписания договора?
- Проблема: Несвоевременное ознакомление с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и т.д.) — распространенное нарушение, ведущее к штрафам.
- Решение: Согласно ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить нового сотрудника со всеми ЛНА до подписания трудового договора. Современные системы КЭДО позволяют автоматизировать этот процесс. Распространенные кейсы: для каждой должности или подразделения настраивается персональный пакет документов, которые сотрудник получает и визирует электронной подписью еще на этапе оформления.
3. Как правильно получить согласие на обработку персональных данных?
- Проблема: Требования Роскомнадзора ужесточаются. Бумажная форма согласия неудобна для удаленных сотрудников, легко теряется и сложно доказуема в случае проверки.
- Решение: Согласие на обработку персональных данных можно и нужно получать в электронном виде с использованием УКЭП для "удаленных" сотрудников. Это не только соответствует 152-ФЗ, но и интегрирует процесс в общую цифровую среду компании. Данные передаются по защищенным каналам, а доступ к ним строго регламентируется. Для остальных же сотрудников — согласие на КЭДО оформляется в бумажной форме, согласно последним разъяснениям Минтруда. Для сотрудников, которые впервые трудоустраиваются с 01.01.2022 г. согласие получать не требуется.
4. Как уведомлять Роскомнадзор о работе с персональными данными?
- Проблема: Многие компании не понимают, когда нужно подавать уведомление в Роскомнадзор, и допускают нарушения. Это ведет к крупным штрафам.
- Решение: Уведомление требуется при намерении обрабатывать такие данные сотрудников и в том числе перед оформлением трудовых отношений. Его подают через сайт Роскомнадзора. Подробнее об уведомлении РКН написали в отдельной статье👉.
5. Станет ли КЭДО обязательным для всех?
- Проблема: Компании медлят с внедрением, надеясь, что эта участь их минует.
- Решение: Анализ государственной политики (стратегия развития информационного общества, эксперименты с КЭДО, разработка единых форматов документов и бесплатного приложения «Госключ») однозначно указывает на вектор на тотальную цифровизацию. Вопрос не в том "случится ли это?", а в том "когда это произойдет?". Компании, которые внедрят КЭДО сейчас, получат конкурентное преимущество и избегут аврального перехода под давлением новых обязательных норм.
✔ Чек-лист для подготовки к внедрению КЭДО
Проведите аудит «бумажного наследия»: определите, какие ЛНА и кадровые документы подлежат переводу в электронные дубликаты.
- Проведите аудит кадровых процессов.
- Разработайте и утвердите ЛНА по КЭДО, регламентирующее все процессы.
- Подготовьте шаблоны согласий на обработку персональных данных и на ведение электронного документооборота.
- Обеспечьте сотрудников средствами ЭП (получите УКЭП для руководителя и кадровика, рассмотрите варианты для сотрудников).
- Выберите программное решение, которое полностью соответствует 63-ФЗ, 152-ФЗ и 407-ФЗ.
Или выберите Центр компетенций по кадровому ЭДО 1С:Кабинет сотрудника ООО "НЭП", который поможет вам качественно и быстро реализовать все этапы!
Внедряйте КЭДО с профессионалами, а не методом проб и ошибок
Теоретически, внедрение кадрового ЭДО можно попытаться провести силами внутренних IT-специалистов. Но этот путь чреват скрытыми затратами, юридическими рисками и бесконечной доработкой системы «под себя».
Профессиональный подход кардинально иной. Он начинается не с покупки ПО, а с глубокого аудита бизнес-процессов и юридической экспертизы. Специалисты не просто устанавливают программу, а:
- Настраивают маршруты согласования и подписания документов в соответствии с вашей организационной структурой.
- Интегрируют КЭДО с другими системами компании (1С, Госуслуги).
- Обеспечивают юридическую значимость каждого документа и действия в системе.
- Обучают ваших сотрудников работе в новой среде.
- Предоставляют постоянную техническую и методологическую поддержку.
Именно такую комплексную услугу — «под ключ» — предлагает компания ООО «НЭП». Мы берем на себя все этапы: от консультации и выбора оптимального решения до внедрения, обучения и дальнейшего сопровождения. Наша экспертиза позволяет избежать типичных ошибок и получить работающий, защищенный и законодательно выверенный инструмент с первого дня.
Переход на кадровый электронный документооборот — это неизбежный и стратегически важный шаг для любого современного бизнеса
Основные барьеры на этом пути — не технические, а скорее организационные и психологические. Все юридические вопросы уже имеют четкие и прописанные решения.
Не откладывайте цифровую трансформацию вашей кадровой службы в долгий ящик. Начните с аудита ваших процессов и консультации со специалистами.
Оставьте заявку на нашем сайте, и эксперты ООО «НЭП» проанализируют ваши бизнес-процессы и подготовят индивидуальный план перехода на КЭДО, который сэкономит ваше время, деньги и убережет от юридических рисков. Сделайте вашу работу проще, безопаснее и эффективнее уже сегодня!