Контроль собственных средств — одна из ключевых задач для любой организации, независимо от сферы деятельности и масштаба. От правильности отражения активов в бухгалтерском учете зависит возможность принимать обоснованные управленческие решения, проходить аудиторские проверки и подтверждать финансовую устойчивость перед внешними структурами: банками, контрагентами, налоговыми органами.
Современные технологии позволяют автоматизировать контроль активов, снизить риск ошибок и упростить работу бухгалтерии. Одно из эффективных решений в этой области — мобильное приложение DM.Invent из линейки DataMobile, разработанное специально для учета имущества с помощью терминалов сбора данных.
Почему учет собственных основных средств — стратегически важная задача каждой организации
Активы компании можно условно разделить на две категории. Это денежные ресурсы (включая уставный и добавочный капитал, резервные и накопительные фонды) и основные средства (ОС), находящиеся в собственности предприятия. Оба вида активов нуждаются в точном и своевременном учете.
К основным фондам относят имущество, которое организация использует в своей работе дольше года: здания, техника, оборудование, мебель, транспорт и другие средства. Они формируют материальную основу любой компании. В бухгалтерском балансе ОС отражаются как внеоборотные активы, имеющие остаточную стоимость. Без их точного учета невозможно объективно оценить финансовое состояние предприятия.
Ошибки в отражении основных фондов искажают данные в бухгалтерском балансе, дают неверную информацию для руководства, подвергают рискам при взаимодействии с банками, инвесторами или налоговыми органами. Ответственность за достоверность сведений о собственных активах предприятия лежит на главном бухгалтере.
Поддерживать порядок в отчетах и не допускать искажения информации помогает регулярная инвентаризация. Но когда у компании в собственности множество активов, проводить ее вручную становится сложно, поэтому все больше организаций прибегают к автоматизации учета имущества.
Зачем автоматизировать учет активов
Бухгалтерский учет — система контроля за активами и обязательствами. Если сведения о собственности устарели или введены с ошибками, это искажает реальную картину и мешает принимать управленческие решения. Поэтому контроль ОС — не разовая задача, а непрерывный процесс.
По мере появления новых объектов, списания устаревших, изменения их стоимости или перемещений между подразделениями — данные в учетной системе организации должны регулярно обновляться. При этом важно не только отражать фактическое наличие имущества, но и отслеживать его состояние, срок службы, степень износа. Это напрямую влияет на остаточную и балансовую стоимость активов в бухгалтерском учете. Компании, которые продолжают вести учет собственного имущества вручную, сталкиваются с рядом проблем:
- Проведение инвентаризации занимает много времени и требует участия большого количества персонала.
- Высокие трудозатраты при ручном переносе сведений из бумажных ведомостей в «1С».
- Нет единой картины по активам. Неизвестно, где находится то или иное оборудование, в каком оно состоянии, используется ли вообще.
- Устаревшая или неполная информация в отчетах. Руководство не получает актуальных данных для принятия управленческих решений.
- Ошибки и авралы при подготовке к налоговой или аудиторской проверке.
Автоматизация позволяет решить эти проблемы. Достаточно один раз внедрить систему учета на базе терминалов сбора данных (ТСД) и специализированного ПО, чтобы снизить риск ошибок, ускорить формирование отчетов и «разгрузить» работу бухгалтерии.
Учет собственных средств с помощью мобильных терминалов сбора данных и ПО DataMobile
Программное обеспечение DataMobile — линейка продуктов для автоматизации бизнес-процессов с помощью мобильных терминалов на базе штрихкодирования или радиочастотной идентификации объектов (RFID). Среди них есть несколько программ, которые подходят для учета имущества:
- DataMobile — универсальное приложение для автоматизации процессов, в том числе инвентаризации, на складе и торговом зале. Можно использовать для учета ТМЦ.
- DM.ТОиР — решение для контроля за состоянием оборудования и управления ремонтами. Позволяет отслеживать жизненный цикл машин и механизмов, планировать их техобслуживание, вести учет активов.
- DM.Invent — специализированное приложение, предназначенное для работы с основными фондами компании.
Программа DM.Invent специально создана для того, чтобы обеспечить полный контроль за собственными активами компании: от компьютеров и мебели до производственного оборудования.
Учет собственных средств организации в программе DM.Invent
Если учет денежных средств (не только из уставного капитала, но и кредитных, и заемных) в организациях, как правило, ведет финансовый отдел, то учет собственных (с помощью приложения DM.Invent) можно передать в зону ответственности бухгалтерии или материально ответственных лиц (МОЛ).
Программу устанавливают на мобильные терминалы и выполняют интеграцию с учетной системой «1С», в которую выгружают итоги инвентаризации. DM.Invent поддерживает подключение к типовым конфигурациям:
- «1С:Бухгалтерия»;
- «1C:Управление производственным предприятием»;
- «1C:Комплексная автоматизация»;
- «1C:ERP Управление предприятием» и другим.
Бухгалтерский учет требует точности, поэтому мы разработали приложение, которое позволяет исключить расхождения между фактическими данными и записями в «1С». Применение DM.Invent для учета собственных средств компании — это возможность:
- полностью автоматизировать процесс инвентаризации;
- быстро получить информацию обо всех активах;
- отследить изменения стоимости имущества в процессе эксплуатации;
- ускорить формирование отчетов для руководства;
- провести пересчет имущества без бумажных ведомостей;
- исключить ошибки, дублирование или потерю данных.
ПО позволяет вести учет ОС в разрезе МОЛ, мест хранения. Основные функции приложения:
- Проведение инвентаризации по заданию из «1С» либо с созданием нового документа на ТСД.
- Назначение или изменение материально ответственного сотрудника, месторасположения ОС.
- Списание изношенного оборудования с фотофиксацией и указанием причины.
- Формирование отчетов, сличительных ведомостей.
- Создание шаблонов этикеток со штрих-кодами для маркировки ОС и отправка задания на печать.
- Быстрый поиск объектов учета по радиометкам, в том числе на открытых площадках, в больших помещениях (при подключении дополнительного программного модуля RFID).
Программа подходит как для небольших предприятий, где учет активов ведет один специалист, так и для крупных организаций с разветвленной сетью офисов, складов, филиалов.
Как выглядит работа с приложением DM.Invent на практике
В основе работы с DM.Invent — простая и логичная схема. Ответственный сотрудник получает на терминал сбора данных список объектов для инвентаризации. Вот как выглядит типичный сценарий:
1. Сотрудник авторизуется в приложении, открывает задание на инвентаризацию или создает новый документ.
2. Сканирует штрих-код или RFID-метку с объекта.
3. При необходимости уточняет МОЛ, местоположение, списывает актив, добавляет фото, оставляет комментарии.
4. Переходит к следующему объекту.
5. По завершении отправляет результаты в учетную систему, где на их основе автоматически создается сличительная ведомость и акт инвентаризации.
Процесс полностью исключает бумажные документы и ручной ввод данных, что в 5–10 раз ускоряет проведение «ревизии». Система легко масштабируется: ее можно использовать как в одном офисе, так и в десятках разрозненных филиалов. Вся информация стекается в центральную базу данных и доступна для анализа и формирования отчетов.
Использование ТСД и DM.Invent делает работу с активами контролируемой и прозрачной. При этом стоимость внедрения нашего ПО доступна даже для малого бизнеса, нет необходимости в сложной интеграции — решение работает «из коробки» и быстро приносит результат.
Подпишитесь на канал, чтобы быть в курсе наших публикаций о мобильной автоматизации учета по штрих-кодам и RFID-меткам. В следующем материале расскажем, как автоматизировать учет компьютерного оборудования.