Автоматизация любых процессов бизнеса положительно влияет на скорость работы сотрудников, уровень их удовлетворённости, качество выполненной работы и в конечном счёте на прибыль компании. Рассказываем про наше новое решение по автоматизации внутреннего документооборота.
Что мы сделали
Мы создали модуль для внутреннего документооборота, который позволяет подписывать документы компании из Битрикс24 с помощью сервиса электронной подписи Сайн.Смарт.
Зачем это нужно
Ожидание рукописной подписи руководителя, дорогостоящие отправки важных бумаг курьерской службой, поездки в другие города для подписания внутренних документов или длительные отправки файлов в головной офис по почте. Знакомо?
Мы создали удобный модуль для автоматизации работы с внутренними документами компании, чтобы эти проблемы вас больше не беспокоили.
Наш сервис не заменяет кадровый электронный документооборот, а расширяет его возможности, эффективно решая задачи по подписанию внутренних документов бизнеса.
Решение позволяет отправлять документы организации из единого корпоративного портала Битрикс24 и подписывать их в мобильном приложении Sign.Me прямо со смартфона из любой точки мира. Например, компания сможет подписывать приказы и распоряжения со своими сотрудниками из других городов онлайн без необходимости встречаться лично. Всё, что понадобится бизнесу для внедрения: «Профессиональный» тариф в Битрикс24, подписка на Битрикс24 Маркетплейс и пакет лицензий в сервисе Сайн.Смарт от Sign.Me.
- Документы будут отправляться на подписание из Битрикс24. Это платформа для организации работы компании, включающая разные инструменты для автоматизации бизнес-процессов: CRM, трекер, мессенджер и многие другие.
- Документы будут подписываться в Сайн.Смарте. Это сервис документооборота с физлицами в мобильном приложении. Сервис использует усиленную электронную подпись с криптозащитой (УНЭП), которую невозможно взломать или подделать.
Почему именно УНЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – золотой стандарт для подписания повседневных документов бизнеса. Она обладает юридической силой для подписания внутренних документов компании как со стороны бизнеса, так и со стороны сотрудника, а выпустить её можно онлайн, не вставая с кресла.
Преимущества подписания документов из корпоративной системы
- Пользователи смогут удобно работать в привычном интерфейсе Битрикс24 в режиме одного окна.
- У всех сотрудников будет единая преднастроенная система ведения бизнес-процессов.
- Сотрудникам не нужно будет привыкать к дополнительной системе.
Как использовать решение
После интеграции модуля для внутреннего документооборота у всех сотрудников появляется раздел «Документооборот» в боковой панели Битрикс24. В этом разделе каждый сотрудник может выбрать файл для подписания и адресатов, отправить документ на подпись и хранить результат.
Отправлять документы на подписание можно двумя способами: из раздела «Документооборот», где уже настроены смарт-процессы Битрикс24, которые будут осуществлять передвижение документов по этапам в соответствии со статусом подписания или через чат-бота в Битрикс24. Бот позволяет работать с документами прямо в чате Битрикс24 без необходимости заходить в интерфейс системы.
Как работать с документами из Битрикс24
Работа с документами через смарт-процессы Битрикс24
1. Сотрудник создаёт карточку документа, который ему нужно подписать в Битрикс24 из нового интеграционного раздела «Документооборот».
2. Вкладывает файл.
3. Добавляет адресатов – коллег, которые должны подписать документ. Система позволяет выбрать одного или нескольких адресатов и назначить очерёдность, в которой они будут подписывать документ.
4. Сохраняет карточку.
5. Отправляет документ на подписание из раздела «Документооборот», перетащив его со стадии «Начало» на «Подписание». В этом разделе удобно отсматривать статусы всех документов от начала работы с ними до полного подписания всеми участниками. В разделе «Комментарии» в карточке документа можно посмотреть, на каком этапе находится документ, и кто его уже подписал.
6. Подписание документов происходит в мобильном приложении Sign.Me с помощью сервиса Сайн.Смарт одним движением. Ниже расскажем о процессе подписания.
7. Результат сохранится в карточке и будет доступен для скачивания по итогу подписания документа всеми участниками. Он включает в себя исходный файл и электронную подпись каждого участника в формате sig, а также печатную форму подписанного документа с визуализацией электронной подписи.
Также в разделе «Документооборот» есть ограничение доступа и удобный поиск: документ доступен только сотрудникам, принимающим участие в его подписании, а инструменты поиска позволяют быстро найти нужные документы.
Работа с документами через чат-бота Битрикс24
1. Сотрудник заходит в бота Битрикс24 и нажимает на кнопку «Подписание документа».
2. Выбирает файл и адресатов.
3. Бот создаёт смарт-процесс, отправляет ссылку на карточку документа в системе и перемещает документ на стадию подписания.
4. Адресатам приходит уведомление о необходимости подписать документ. Дополнительно можно настроить напоминания при отсутствии подписи на документе в определённый срок.
5. Подписание документов происходит в мобильном приложении Sign.Me с помощью сервиса Сайн.Смарт.
6. В результате подписания бот оповещает, что документ подписан.
Также через бота можно искать необходимые документы: после нажатия на кнопку «Поиск по документу» и отправки оригинала документа в чат бот вышлет ссылку на расположение документа в системе.
Как подписывать документы в сервисе Сайн.Смарт
Подписание документов, которые отправили сотрудники из Битрикс24, происходит в мобильном приложении Sign.Me в сервисе Сайн.Смарт.
Для выпуска такой подписи компания приобретает пакет лицензий на себя и своих сотрудников. Затем каждый участник документооборота должен установить мобильное приложение Sign.Me и выпустить ЭП в сервисе Сайн.Смарт – это можно сделать онлайн.
После отправки документа на подписание через смарт-процессы или из чат-бота Битрикс24 адресату придёт уведомление в мобильном приложении Sign.Me с предложением подписать документ. Он ознакамливается с ним и подписывает в приложении одним движением.
Кейсы автоматизации внутреннего документооборота с помощью нового решения
Кейс 1
Компания: компания в сфере электроэнергетики, в которой работают 200 человек.
Проблема: генеральный директор собственноручно подписывал на бумаге около двухсот документов ежемесячно. Также трудности с документами, задержки, потери в процессе пересылки и дополнительные затраты вызвало подписание на бумаге с большим количеством удалённых сотрудников коммерческого подразделения, которые регулярно летают в командировки для заключения сделок.
Решение: автоматизация внутреннего документооборота с помощью интеграционного модуля, направляя документы через Битрикс24 и подписывая в сервисе электронной подписи Сайн.Смарт.
Результат:
- Сотрудники, которые часто ездят в командировки, теперь подписывают в электронном виде 90% всех своих документов.
- В компании уже больше 1 000 подписанных документов без распечатывания, поиска сотрудника, ожидания его приезда, сканирования.
- Подписать документ можно откуда угодно: из поезда, метро, без личного визита в бухгалтерию.
- Ускорение подписания документов.
- Экономия средств на пересылку документов курьерскими службами.
- Значительное уменьшение бумажного документооборота внутри компании.
- Снижение рисков возникновения ошибок в документах.
- Надёжное хранение документов в электронном архиве.
Кейс 2
Компания: банк с филиалами в разных городах, в котором работает 5 000 сотрудников.
Проблема: сотрудники в других городах вынуждены отправлять путевые листы, служебные записки и другие внутренние документы по почте, курьерами или приезжать лично. Это приводит к затягиванию процессов из-за сроков доставки, снижению эффективности работы сотрудников и задержкам в учёте затрат. Также есть риски потери или порчи документов и дополнительные расходы на их отправку.
Решение: внедрение автоматизированного внутреннего документооборота в Битрикс24 с интеграцией сервиса Сайн.Смарт.
Результат:
- Скорость – документы подписываются быстрее, без ожидания доставки курьером или по почте.
- Простота – сотрудники подписывают документы через Битрикс24 в сервисе Сайн.Смарт.
- Контроль – полная прозрачность: всегда видно, на каком этапе документ.
- Экономия – сокращение затрат на бумагу, печать и отправку документов. А также экономия ФОТ.
- Удобство для филиалов – больше не нужно отправлять документы в центральный офис по почте, курьером или даже приезжать лично.
Интеграционный модуль автоматизации внутреннего документооборота может использовать как средний, так и крупный бизнес. Решение удобно для всех, кто уже работает в Битрикс24 или только выбирает инструмент для автоматизации бизнес-процессов, в том числе документооборота.