📚 Как составить понятную инструкцию?

Инструкция помогает разобраться, как выполнять задачу или работать с инструментом, будь то новая программа или процесс на работе. Чтобы инструкция была полезной, она должна быть простой и понятной. В этой статье разберем, как правильно ее составить.

📚 Что такое инструкция?

Инструкция — это документ, который объясняет, как что-то делать, шаг за шагом или в виде рекомендаций. Понятная инструкция использует простой язык, чтобы любой мог разобраться. Многие руководства слишком сложные, и люди читают их, только когда что-то ломается.

Но игнорирование инструкций может привести к проблемам. Например, сотрудник неправильно настроил кофемашину в офисе, из-за чего она сломалась. Чтобы избежать ошибок, важно тщательно подойти к созданию инструкции.

📚 Основные виды инструкций

Инструкции бывают разными, но их пишут по схожим правилам. Научившись составлять одну, вы легко сделаете другую. Например, если вы знаете, как написать инструкцию по использованию принтера, вы сможете подготовить руководство для работы с мессенджером.

📖 Пошаговая инструкция

Этот тип описывает действия для повторяющихся задач. Процесс делится на шаги с пояснениями. Например: как отправить письмо по email, как заправить кофе в кофемашину или как действовать при отключении света.

Вот краткий пример пошагового руководства по замене аккумулятора в беспроводной мыши Logitech MX Anywhere 3:

1. Откройте заднюю крышку мыши, сдвинув ее вниз.
2. Извлеките старый аккумулятор, аккуратно поддев его.
3. Вставьте новый аккумулятор, убедившись в правильной полярности (плюс к плюсу).
4. Закройте крышку, сдвинув ее вверх до щелчка.
5. Подключите мышь к компьютеру через USB для зарядки.
6. Проверьте работу: если индикатор не загорается, повторите шаги 1–5. Если проблема не исчезла, обратитесь в IT-отдел.

📖 Инструкция по использованию

Это рекомендации по работе с устройствами, например, как пользоваться микроволновкой. Такие мануалы помогают разобраться с техникой дома или на работе.

В отличие от пошаговой, здесь акцент на правильной эксплуатации. Вот пример для микроволновки Samsung ME83KRW:

1. Убедитесь, что посуда подходит для микроволновки (без металла).
2. Установите мощность: для разогрева еды хватит 600 Вт.
3. Поставьте блюдо в центр и закройте дверцу.
4. Нажмите кнопку "Старт" после выбора времени (например, 1 минута).
5. Внимание! Не включайте пустую микроволновку — это может ее повредить.
6. После использования протрите внутреннюю камеру влажной тряпкой.

📖 Должностная инструкция

Это документ, описывающий обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Пишется для всех должностей — от охранника до директора. Обычно составляется с юристом.

Пример раздела обязанностей для курьера компании "Доставка":

1. Доставлять посылки клиентам по указанным адресам.
2. Проверять целостность упаковки перед передачей.
3. Заполнять отчет о доставке в приложении.
4. Соблюдать график: с 9:00 до 18:00.
5. При необходимости помогать с сортировкой посылок на складе.

Должностная инструкция — скорее юридический документ. Для обучения часто создают отдельное "Пособие по работе", где простым языком объясняют задачи и KPI. Его загружают на платформу для обучения.

📚 Общие правила составления

Для всех инструкций действуют одинаковые принципы:

• Учитывайте аудиторию. Пишите так, чтобы новичок понял. Избегайте сложных слов.
• Соберите информацию. Разберитесь в теме или проконсультируйтесь с экспертом.
• Определите начало и конец. Например, задача — настроить почту, результат — отправленное письмо.
• Организуйте текст. Для пошаговой инструкции — шаги, для должностной — блоки обязанностей.
• Указывайте на риски. Выделяйте предупреждения жирным шрифтом или цветом, особенно если есть угроза здоровью.

📚 Как создать инструкцию: 9 шагов

Рассмотрим процесс на примере пошаговой инструкции. Ее цель — провести человека от старта к результату через четкие действия. Допустим, нужно научить сотрудников отправлять сообщения в корпоративном чате (например, в Slack).

Шаг 1. Изучить задачу

Поставьте себя на место новичка. Пройдите процесс заново, чтобы заметить мелочи, которые делаете на автомате, например, как найти нужный канал в чате.

Шаг 2. Разделить на этапы

Составьте план от начала до конца. Каждый шаг — это действие с глаголом:

1. Открыть приложение.
2. Найти нужный канал.
3. Написать сообщение.
4. Отправить его.
5. Убедиться, что сообщение доставлено.

Шаг 3. Описать этапы

Объясните каждый шаг просто. Указывайте 1–2 способа, чтобы не запутать. Для новичков избегайте терминов вроде "интерфейс".

Например: «В левой колонке найдите канал с названием #общий_чат и кликните на него.»

Шаг 4. Учесть проблемы

Предусмотрите сложности.

Например: «Если канал не отображается, введите его название в строке поиска вверху.»

Шаг 5. Добавить картинки

Используйте скриншоты или фото. Например, для приложения — снимок экрана с отмеченной строкой поиска. Для физических процессов — фото этапов.

Шаг 6. Придумать заголовок

Название должно быть понятным. Варианты: «Как отправить сообщение в приложении», «Простой гид по чату», «5 шагов для общения».

Шаг 7. Проверить черновик

Пример текста:

Как отправить сообщение в приложении:

1. Откройте приложение на компьютере или телефоне.
2. В левой колонке кликните на канал #общий_чат.
3. Внизу экрана в поле «Сообщение» введите текст.
4. Нажмите клавишу Enter или кнопку «Отправить».
5. Проверьте, появилось ли сообщение в чате. Если нет, проверьте интернет или перезагрузите приложение.
6. Если проблема осталась, обратитесь к администратору (тел. 123).

Шаг 8. Протестировать

Проверьте текст на ошибки. Попросите коллегу или новичка пройти по инструкции. Задайте вопросы:

• Понятны ли шаги? Да, они простые.
• Учтены ли детали? Да, процесс полностью описан.
• Есть ли сложные этапы? Нет, все шаги короткие.
• Достигается ли результат? Да, сообщение отправляется.

Шаг 9. Обучить сотрудников

Загрузите инструкцию на платформу (например, внутренний портал). Назначьте ее сотрудникам и следите за прогрессом. Добавьте картинки и вопросы для проверки.

📚 Заключение

Понятная инструкция — это инструмент, который упрощает работу, снижает ошибки и экономит время. Следуя простым шагам, вы создадите руководство, которое поможет любому быстро разобраться в задаче. Регулярно обновляйте инструкции на основе отзывов, чтобы они оставались актуальными и полезными.

📚 Нужна понятная инструкция для вашей команды? Мы поможем!

INREAL создаст четкие, простые и эффективные инструкции, которые помогут вашей команде быстро освоить задачи и инструменты!

✅ Разработаем инструкции для любых процессов и устройств.
✅ Разложим действия на простые шаги с учетом уровня подготовки сотрудников.
✅ Сделаем документ, понятный всем — от новичков до экспертов.

📌 Особые задачи? Мы справимся! Адаптируем инструкции под ваши нужды — от работы с программным обеспечением до эксплуатации оборудования, превращая сложные процессы в доступные руководства.

📞 Свяжитесь с нами — создадим инструкции, которые станут надежным помощником для вашей команды!

КОНТАКТЫ ДЛЯ СВЯЗИ 👇🏻

📱 + 7 (933) 333 - 02 - 23

🌐 САЙТ

📣 TELEGRAM КАНАЛ

🚀 INREAL — когда инструкции ведут к успеху без лишних вопросов!