Почему сотрудники нарушают тревел-политику, и как это исправить

Корпоративные правила командировок прописаны в тревел-политике. Это свод регламентов и правил организации и проведения деловых поездок сотрудников. Она устанавливает нормы и лимиты для бронирования билетов, проживания и других услуг в командировках, а еще определяет ответственность сторон, порядок отчетности и помогает оптимизировать расходы.

Подсказка:

Контролировать соблюдение тревел-политики в компании может HR, финансовый директор или тревел-менеджер. Это зависит от того, как сильно в компании востребованы командировки и от готовности руководства выделить под задачу должность или отдел.

Если соблюдать правила, то компания сможет оптимизировать расходы, сделать прозрачным организацию командировок и снизить возможные риски, связанные с выездами сотрудников.

Команда Telegram-канала «ВТБ для бизнеса» вместе с сервисом Trivio разобрались в причинах нарушений и способах решения. Вот наиболее частые ситуации, когда правила компании могут нарушаться.

Причина № 1 — расплывчатые формулировки в тревел-политике

Когда правила прописаны в разных документах и требуют постоянных уточнений — сотрудники не понимают, что и как должно работать.

Что делать:

✅ Создать единый документ, где будут прописаны четкие лимиты трат в каждой категории бронирования, разрешенные классы обслуживания.

✅ Интегрировать тревел-политику в процесс бронирования — с автоматическими ограничениями.

Причина №2 — жесткие лимиты на расходы

Даже при максимальной экономии — покупке билетов на лоукостеры с пересадками, аренде дешевого жилья, вариантов в пределах бюджета может не оказаться. Тогда нарушения становятся вынужденной мерой, особенно в высокий сезон или при срочной поездке.

Что делать:

✅ Пересмотреть ограничения с опорой на реальные рыночные цены.

✅ Разрешить превышение лимитов по согласованию с руководителем.

Причина №3 — долгий процесс согласования

Когда каждая поездка проходит несколько кругов одобрения, брони устаревают: цены растут, а места заканчиваются. Итог один — переплаты и нарушения тревел-политики.

Что делать:

✅ Сократить количество согласующих лиц.

✅ Использовать онлайн-сервисы, которые позволяют настроить удобные схемы согласования и утверждать поездку в один клик.

Причина №4 — отсутствие контроля за нарушениями

Если в компании нет человека, который централизованно следит за всеми бронированиями, сверка бюджета случится только постфактум — бухгалтерия и HR-отдел заметят переплату и отклонение от правил только после поездки.

Что делать:

✅ Настроить автоматический контроль на этапе бронирования.

✅ Получать уведомления о нарушениях в режиме реального времени.

Причина №5 — разрозненная система бронирований

Сотрудники не хотят сравнивать цены на сайтах разных поставщиков и покупают билеты там, где им удобнее. А превышение трат списывают на «других вариантов не было». Без централизованной системы проверить это невозможно.

Что делать:

✅ Внедрить единую платформу для бронирования с актуальными предложениями и фильтрами по политике.

✅ Обеспечить прозрачность выбора: чтобы всегда было видно наличие альтернатив.

Таким образом, можно урегулировать процессы, связанные с поездками, бюджетом и обязанностями сторон. А если вам некогда самостоятельно вникать в вопрос — передайте задачу сервису ВТБ «Автоматизация командировок», и он автоматизирует управление командировками.