Штатное расписание помогает руководителю предприятия грамотно выстроить рабочий процесс. Документ должен быть в любой компании: его отсутствие является нарушением российского законодательства. РБК Life рассказывает, что представляет собой штатное расписание, для чего оно нужно и как его составить.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — это документ, в котором отражен численный состав сотрудников компании. В нем указывают наименования должностей постоянных работников, количество вакансий, размер окладов и особенности оплаты, а также структуру предприятия [1].
Наличие штатного расписания обязательно для любой организации. Это закреплено в законодательстве. Согласно статье 57 Трудового кодекса (ТК) России, в трудовом договоре должна быть прописана трудовая функция сотрудника — работа по должности в компании в соответствии со специальностью и штатным расписанием [2].
Документ не стоит путать со штатной расстановкой — списком сотрудников, работающих в компании на должностях согласно штатному расписанию. Закон не требует обязательного составления такого перечня. Документ удобен для руководителя. Благодаря штатному расписанию можно проверить, кто и какие места занимает в организации, какие сотрудники требуются предприятию. Единой утвержденной формы у списка нет, поэтому каждая организация имеет право разработать структуру документа самостоятельно.
В штатное расписание включают только сотрудников, работающих по трудовому договору.
Для чего нужно штатное расписание
Штатное расписание выполняет ряд функций, необходимых для эффективного управления компанией:
- Фиксирует организационную структуру — перечень должностей, подразделений и их иерархию;
- Определяет фонд оплаты труда (ФОТ) — утверждает оклады, ставки и надбавки;
- Регламентирует кадровые изменения — добавление, сокращение или переименование должностей;
- Помогает спланировать бюджет — распределить денежные средства на зарплаты сотрудников;
- Позволяет контролировать штат — следить за количеством сотрудников на конкретных должностях и наличием вакантных мест;
- Оптимизирует рабочие процессы — способствует эффективному использованию трудовых и финансовых ресурсов.
Как составить штатное расписание
Предприятие может разработать собственную структуру штатного расписания или воспользоваться унифицированной формой Т-3 [3]. Бланк утвержден Госкомстатом России 5 января 2004-го и носит рекомендательный характер.
Чтобы правильно заполнить форму Т-3 штатного расписания в 2025 году, нужно внести данные в каждую строку и десять столбцов таблицы:
- В верхней строке укажите название организации.
- Введите код по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
- Введите номер и дату составления документа.
- Пропишите период действия расписания.
- Укажите номер и дату подписания приказа, которым утверждено штатное расписание. Напишите число сотрудников компании.
- Заполните таблицу. В первый столбец внесите названия структурных подразделений: например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел рекламы и внешних связей».
- Введите код подразделения.
- Укажите должность — специальность, разряд, квалификационную категорию сотрудников.
- Напишите число штатных единиц по каждой должности. Полная ставка приравнивается единице, полставки — к 0,5. Вносить в список работающих по договору ГПХ подрядчиков не нужно.
- Добавьте размер оклада — тарифную ставку за месяц.
- В столбцах с 6-го по 8-й пропишите размер надбавок — премий, доплат за стаж или сложные условия труда. Если сотрудники получают только оклад, заполнять эти графы таблицы не нужно.
- Укажите полную зарплату структурного подразделения. Для этого сложите оклад и все надбавки и умножьте на количество штатных единиц: (значения из столбцов 5 + 6 +7 + 8) x значение из столбца 4.
- Если нужно, добавьте примечания: например, сведения об открытых вакансиях.
- В нижней строке таблицы подсчитайте итоговые данные для столбцов с 4-го по 10-й.
- Документ должны подписать руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
В качестве примера приведен образец штатного расписания в вымышленном рекламном агентстве «Амплитуда» со штатом в размере 12 человек. Помимо перечисленных сотрудников, в компании работают еще и дизайнеры, но они не включены в перечень, поскольку трудятся по гражданско-правовому договору.
Принцип составления штатного расписания во всех организациях одинаковый, однако в некоторых случаях могут быть нюансы.
Кто утверждает и подписывает
Составлять штатное расписание может любой уполномоченный работник: бухгалтер, сотрудник отдела кадров, HR-специалист. Документ утверждают внутренним приказом. Он должен быть подписан директором или сотрудником, которому руководитель компании предоставил такое право.
Приказ может содержать информацию:
- о дате вступления расписания в силу;
- о том, что предыдущее расписание, если такое было, утрачивает силу;
- об ответственном за исполнение приказа.
В приведенном примере генеральный директор компании утверждает штатное расписание на 12 сотрудников и поручает главному бухгалтеру проследить за исполнением приказа.
Сроки и периодичность
Периодичность составления штатного расписания не регламентируется законом. Организация устанавливает документ самостоятельно. Он действителен до тех пор, пока в него не внесены изменения.
Новое штатное расписание составляют, когда в структуре компании, оплате труда или в кадровом составе предприятия произошли существенные изменения: например, открыли новый отдел или закрыли несколько вакансий. Без надобности обновлять документ ежегодно не имеет смысла.
Сроки хранения штатного расписания отличаются:
- по месту утверждения списка — постоянное хранение;
- на предприятиях, которые не служат источниками комплектования государственных и муниципальных архивов — до ликвидации компании;
- в остальных организациях — три года.
Проект штатного расписания хранится, пока есть такая необходимость [4].
Изменение штатного расписания
Если нововведения не носят массовый характер, не обязательно составлять новое штатное расписание: достаточно внести изменения в действующий документ. Это можно сделать при:
- сокращении вакансии;
- переименовании должности;
- появлении новой должности;
- упразднении подразделения компании;
- открытии нового отдела;
- росте или понижении уровня зарплаты.
Для внесения изменений в штатное расписание необходимо издать соответствующий приказ. Документ составляют в произвольной форме. В нем указывают наименование организации, название приказа и его номер, дату написания, обоснование для внесения изменений и дату начала их действия. Документ подписывают руководитель компании и другие уполномоченные лица — главный бухгалтер или начальник кадровой службы.
В образце приказа об изменениях в штатном расписании руководитель компании переименовывает должность менеджера по рекламе в менеджера по рекламе и внешним связям. За исполнением распоряжения он проследит лично.
Выписка из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это краткие сведения из документа: должность сотрудника и размер его оклада и надбавок. Сотрудник может запросить документ, чтобы предоставить его в налоговую инспекцию, суд, банк, Социальный фонд России (СФР) и другие ведомства.
Чтобы получить выписку, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, указав цель запроса. Иногда разным отделам организации — бухгалтерии или кадровой службе — также требуются сведения из штатного расписания. В таком случае они пишут аналогичное заявление. Работодатель обязан предоставить сотруднику выписку в течение трех рабочих дней [5].
Подготовкой документа занимается бухгалтер или работник отдела кадров. Выписку из штатного расписания составляют в произвольной форме. Иногда за основу берут таблицу из оригинального документа. Под основной частью выписки от руки делают отметку о верности данных с датой и подписью уполномоченного лица.
Ниже представлен образец выписки, выданной секретарю организации. Документ заверен генеральным директором. В конце выписки сотрудник подтверждает ознакомление с выпиской из расписания.
Главное о штатном расписании
- Штатное расписание — обязательный документ, фиксирующий структуру и ФОТ организации.
- Форма Т-3 является рекомендованной, но не строго обязательной для всех организаций.
- Документ утверждается приказом руководителя и хранится не менее трех лет.
- Включает только работников по трудовым договорам, не учитывает ГПХ и ИП.
- Основные функции — фиксация организационной структуры, планирование бюджета, контроль штатной численности и оптимизация рабочих процессов.
- Включает сведения о подразделениях, должностях, штатных единицах, окладах и надбавках.
- Документ утверждается приказом руководителя и подписывается ответственными лицами.
- Обновляется при существенных изменениях.
- Внесение изменений осуществляется приказом при сокращении, добавлении или изменении должностей и зарплат.
- Выписка из штатного расписания — краткая справка по должности и зарплате, запрашивается по необходимости и предоставляется в течение трех рабочих дней.
Читайте также:
В Италии арестовали подозреваемого во взрыве «Северных потоков»
В ЦБ заявили о необходимости «дать передышку» российской экономике
Лавров назвал условия, на которых Путин готов встретиться с Зеленским