В 90% офисов многофункциональное устройство (МФУ) — это просто рабочая лошадка, от которой требуют три вещи: печатать, копировать и сканировать. В итоге мощный сетевой компьютер, которым является современное МФУ, используется лишь на 20% от своих реальных возможностей. В это же время бизнес продолжает тонуть в бумажных документах, которые теряются, согласования затягиваются, а сотрудники тратят драгоценные часы на рутинные операции.
Ваш сетевой МФУ — это спящий гигант в центре офиса. Давайте его разбудим и заставим работать на ваш бизнес по-настоящему эффективно.
Функция №1: интеллектуальное сканирование — первый шаг к офису без бумаги
Забудьте про «скан на флешку» или отправку документа себе на почту с последующей сортировкой. Современное сканирование — это автоматизация.
Простое сканирование создает «фотографию» документа (например, в формате JPG или PDF). Функция OCR (Optical Character Recognition) идет дальше: она распознает на этой картинке текст и превращает скан в полностью редактируемый документ Word или PDF с возможностью поиска.
- Бизнес-кейс: представьте, что вам нужно найти договор с клиентом за прошлый год, но вы не помните ни точной даты, ни номера. С оцифрованным архивом вы просто вводите в поиске название компании или фамилию директора, и система мгновенно находит нужный файл, потому что его содержимое было распознано.
На экране МФУ Konica Minolta можно создать персонализированные кнопки для разных задач. Сотруднику больше не нужно вручную указывать сетевую папку, формат файла и настройки качества.
- Бизнес-кейс: на панели МФУ есть три кнопки: «Счета — в бухгалтерию», «Договоры — юристам», «Заявления — в HR». Сотрудник кладет документ в автоподатчик, нажимает одну кнопку, и МФУ автоматически сканирует его с нужными настройками (например, 300 dpi, PDF/A) и отправляет в правильную сетевую папку или напрямую на e-mail ответственному отделу. Никаких лишних действий и потерянных документов.
Функция №2: железный контроль и безопасность данных
Сколько раз вы видели, как в общем лотке принтера лежат конфиденциальные документы — зарплатные ведомости, финансовые отчеты или личные данные сотрудников? Эту проблему можно и нужно решать.
Как это работает: сотрудник отправляет важный документ на печать, но физически он не распечатывается. Он хранится в памяти МФУ и ждет своего владельца. Чтобы забрать отпечаток, нужно подойти к аппарату, приложить свою персональную карту доступа или ввести уникальный PIN-код на экране.
- Выгода: полная гарантия конфиденциальности. Вы навсегда решаете проблему документов, забытых или перепутанных в общем лотке.
Система позволяет настроить индивидуальные права доступа для сотрудников или целых отделов. Например, можно запретить отделу продаж использовать дорогую цветную печать или ограничить копирование для стажеров. Это позволяет не только повысить безопасность, но и вести детальную статистику: кто, когда и сколько напечатал, чтобы понимать и контролировать расходы.
Функция №3: мобильность — работайте откуда угодно
Современный бизнес не привязан к стационарному рабочему месту. Ваши инструменты документооборота тоже должны быть мобильными.
Благодаря технологиям AirPrint (для Apple), Mopria и фирменному приложению Konica Minolta Mobile Print, любой сотрудник может отправлять документы на печать напрямую со своего мобильного устройства, находясь в той же Wi-Fi сети.
- Бизнес-кейс: менеджер, находясь на встрече с клиентом, получает по почте важный договор. Он тут же отправляет его на печать в офис. К его возвращению бумажная копия уже лежит на столе у юристов, взятая в работу и экономя несколько часов.
Функция №4: интеграция с облачными сервисами
Многие компании уже активно используют облачные хранилища вроде Google Drive, Dropbox или SharePoint. Ваше МФУ может стать полноценной частью этой экосистемы.
Современные МФУ Konica Minolta можно настроить так, чтобы сканированные документы отправлялись напрямую в нужную папку в вашем облачном хранилище, минуя компьютер. Точно так же можно распечатать файл, хранящийся в облаке, выбрав его прямо на панели управления МФУ. Это создает бесшовную рабочую среду.
Функция №5: персонализация интерфейса для ускорения работы
Подумайте об экране вашего МФУ как о рабочем столе смартфона. Зачем держать на нем десятки иконок, которыми никто никогда не пользуется?
Интерфейс МФУ Konica Minolta можно полностью кастомизировать: убрать лишние кнопки, а для самых частых операций создать большие, понятные иконки (как в Функции №1).
- Бизнес-кейс: новый сотрудник подходит к МФУ и видит на экране всего три кнопки: «Копировать паспорт», «Сканировать счет на оплату», «Отправить служебную записку». Ему не нужно проходить долгое обучение, он интуитивно понимает, что нажать. Это кардинально снижает количество ошибок и экономит время.
Правильно настроенное МФУ Konica Minolta перестает быть просто статьей расходов в бюджете. Оно превращается в мощный цифровой хаб — актив, который экономит время сотрудников, автоматизирует рутину, защищает корпоративные данные и реально ускоряет бизнес-процессы.