Пересечение функционала у офисных работников в одной компании: проблемы и выгоды.
В современных организациях довольно часто встречается ситуация, когда у сотрудников пересекаются должностные обязанности. Это может происходить по разным причинам: нечеткие должностные инструкции, быстрое расширение штата, введение новых проектов без корректировки распределения задач или сознательная политика руководства.
Как часто встречается пересечение функционала
На практике пересечение функционала характерно для средних и крупных компаний, где много подразделений выполняют схожие операции. Особенно часто это заметно в сферах, связанных с документооборотом, коммуникациями с клиентами, подготовкой аналитических данных. В небольших коллективах пересечение функционала проявляется реже, но там сотрудники зачастую совмещают функции «по необходимости», что по сути тоже является пересечением.
Потенциальный вред
1. Размытая ответственность. Если за один и тот же процесс отвечают несколько человек, то велик шанс, что в случае ошибки никто не понесёт ответственность, перекладывая вину на коллег. 2. Конфликты и дублирование. Сотрудники могут выполнять одни и те же задачи параллельно, что приводит к избыточной работе и недовольству. 3. Снижение эффективности. Время и ресурсы тратятся на согласования и уточнения «кто должен делать это на самом деле». 4. Моральное выгорание. Люди устают от постоянных ситуаций, когда их труд оказывается либо незамеченным, либо дублированным другим специалистом.
Возможные выгоды
1. Подстраховка. Если один сотрудник отсутствует (отпуск, болезнь), другой, у кого пересекается функционал, может быстро заменить коллегу. 2. Коллективная экспертиза. При пересечении задач появляется обмен знаниями, сотрудники лучше понимают смежные процессы. 3. Гибкость. Компания быстрее адаптируется к изменениям, потому что несколько человек владеют схожими компетенциями. 4. Повышение качества. При совместной работе над задачей возможно выявить ошибки и предложить новые решения.
Нужно ли бороться с пересечением?
Полностью исключить пересечение функционала невозможно и не всегда нужно — в ряде случаев это обеспечивает устойчивость бизнеса и делает процессы более гибкими. Однако чрезмерное наложение обязанностей приводит к хаосу и конфликтам. Значит, «бороться» нужно не с фактом пересечения как таковым, а с его неуправляемостью.
Инструменты управления ситуацией
Четкое документирование. Регулярное обновление должностных инструкций и схем взаимодействия. Прозрачные зоны ответственности. Важно назначить «ответственного за результат», даже если исполнителей несколько. Системы координации. Внедрение CRM, таск-менеджеров и других инструментов, где видны распределение задач и статус выполнения. Гибкие роли. Формировать практику «основной ответственный + резервный», чтобы совмещать подстраховку и отсутствие путаницы. Культура коммуникации. Поощрять открытое обсуждение того, кто и за что отвечает, без страха упрёков.
Вывод:
Пересечение функционала у сотрудников встречается довольно часто и несёт как риски, так и преимущества. Оно полезно, когда помогает сохранить устойчивость процессов и повышает компетенции коллектива. Но становится вредным там, где приводит к дублированию и конфликтам. Следовательно, управленцам важно не стремиться к полной ликвидации пересечений, а грамотно выстроить прозрачные границы ответственности и механизмы взаимодействия.
