Кадровый учёт — очень важная составляющая работ любого предприятия, независимо от размера, деятельности. Он включает множество процессов: приём на работу, переводы на другую должность, увольнение, а также еще учёт времени, отпусков/больничных, формирование штатного расписания и кадровой отчётности. Ведение учёта вручную может быть трудоёмким и времязатратным процессом, поэтому автоматизация с помощью решения «1С:Зарплата и управление персоналом» (КОРП) и становится популярной.
«1С:Зарплата и управление персоналом» — это очень мощный инструмент, который и позволяет автоматизировать кадровый учёт и упростить работу кадровой службы. В нашей новой статье подробно и рассмотрим основные возможности для кадрового учёта, а также и все ключевые этапы ведения.
Первичная настройка «1С:ЗУП» для кадрового учета
Перед началом работы с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно будет сначала провести настройку под специфику вашей организации. Это включает: настройку параметров расчёта зарплаты сотрудников, налогов и взносов, а также еще всех необходимых параметров для кадрового учёта:
- Настройка параметров расчёта заработной платы. В решении «1С:ЗУП» и можно настроить необходимые параметры расчёта заработной платы работников: тарифные ставки, оклады, надбавки, доплаты. Это позволит и автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников на основе их табеля учёта рабочего времени, а также и других важных документов.
- Настройка параметров налогов и взносов. В программе «1С:ЗУП» можно также еще настроить и все необходимые параметры расчёта налогов и взносов: НДФЛ, страховые взносы и т. д. Это позволит пользователям 1С автоматически формировать все отчёты и платежи в налоговые органы.
- Настройка параметров кадрового учёта. В решении «1С:ЗУП» можно еще настроить параметры кадрового учёта: штатное расписание, должности, подразделения и т. д. Позволит вести учёт работников, их перемещений.
Ведение личных карточек сотрудников в «1С:ЗУП»
Каждый работник должен быть зарегистрирован в базе данных. В «1С:ЗУП» (КОРП версии) для этого и используется специальный документ «Приём на работу», в котором нужно указать данные по сотруднику: ФИО, паспортные данные, табельный номер, должность/подразделение, размер оклада или сдельная ставка, условия труда, график работы, а также еще вид занятости.
А уже после оформления система автоматически создаёт личную карточку сотрудника, которая содержит нужную информацию. В ней можно указать дополнительные данные: адрес, телефон, образование, опыт работы и т. д.
Штатное расписание/кадровые изменения в «1С:ЗУП»
Для корректного ведения кадрового учёта в решении «1С:ЗУП» надо будет настроить штатное расписание, где указываются: должности/оклады, а еще количество штатных единиц, а также структура (подразделения, филиалы).
При каких-либо изменениях условий труда тут используется специальный документ «Кадровый перевод», который фиксирует в программе 1С смену должности, оклада или же рабочего графика. Это полезно при повышении сотрудника, переводе в другое подразделение или изменении условий ТД.
Учёт рабочего времени в программе «1С:ЗУП»
Контроль рабочего времени в решении «1С:ЗУП» можно вести с помощью: табелей учёта рабочего времени (учёт отработанных часов, переработок и выходных), графиков работы сотрудников (сменные, пятидневные, гибкие), а также и интеграции с другими системами учёта рабочего времени (СКУД).
Это позволяет автоматически рассчитывать заработную плату сотрудника, учитывать различные отклонения (прогулы, больничные и командировки). Например, если сотрудник работал в выходной день, то тогда система 1С и учтет это при расчете зарплаты, добавит соответствующую сумму к окладу.
Оформление отпусков и больничных в «1С:ЗУП»
В программе «1С:ЗУП» реализован удобный механизм расчета отпускных и больничных. Для оформления отпуска тут создается документ «Отпуск», где указываются даты и основание. Для учета временной нетрудоспособности используется уже документ «Больничный лист», который автоматически и рассчитывает выплаты в зависимости от стажа, а еще среднего заработка.
При оформлении отпуска система учитывает то количество дней, которые сотрудник может взять, исходя из стажа и условий, которые и прописаны в трудовом договоре. Если сотрудник берет больничный, система автоматом рассчитывает всю сумму выплат на основе его среднего заработка и стажа.
Увольнение сотрудников в программе «1С:ЗУП»
При увольнении сотрудника в программе «1С:ЗУП» оформляется документ «Увольнение», где указываются: дата и причина увольнения, а также еще и расчет компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено). Система автоматом формирует расчетный лист, сведения для отчетности в налоговые органы. Это позволяет оперативно рассчитать все выплаты, которые должен получить сотрудник при своем увольнении.
Подготовка кадровой отчетности в решении «1С:ЗУП»
В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» можно формировать разные полезные отчеты для внутреннего использования, а также и государственных органов. Это: штатная численность сотрудников, движение кадров (принятые/уволенные/переведенные работники), формы СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ для ПФР, справки 2-НДФЛ/6-НДФЛ для налоговой службы.
Это позволяет контролировать разные кадровые процессы, быстро сдавать обязательную отчетность. Например, отчет движения кадров показывает, сколько сотрудников было принято и уволено за определенный период, а также что может быть полезно для анализа кадровой политики компании.
Дополнительные возможности программы «1С:ЗУП»
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (КОРП) предоставляет дополнительные возможности для управления персоналом предприятия. Это: расчёт заработной платы с учётом всех начислений и удержаний, учёт премий, бонусов, других дополнительных выплат, расчёт налогов, взносов в фонды, формирование платёжных ведомостей и расчётных листов, а еще интеграция с другими продуктами, системами (например, с системами БУ).
Они же позволяют автоматизировать расчёт зарплаты и взаимодействие с госорганами, что сильно упрощает работу кадровой службы и бухгалтерии.
Заключение
Программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» является мощным инструментом для автоматизации кадрового учёта предприятий. Оно позволяет не только вести учёт сотрудников, но еще оптимизировать разные процессы начисления заработной платы, подготовки отчётности и управления персоналом. Правильная настройка, использование помогает сократить трудозатраты, а еще повысить эффективность кадровой службы.
Наша компания предлагает услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем эффективно настроить, а также и использовать 1С для автоматизации всех процессов, связанных с расчётом зарплаты, учётом времени, кадровым учётом и управлением персоналом.