Наименование статьи: "Бизнес-процесс "Проведение совещания с управленческим составом".
Автор статьи: Азат Хабибуллин.
Целевая аудитория статьи: Директора компаний и их заместители, руководители структурных подразделений, помощники директора (секретари организаций).
Связанные статьи (подборки статей): "Бизнес-процессы", "Практические кейсы", "Инструкции", "Совещание с управленческим составом", "Планирование",
"Статьи для руководителей".
🚩 Введение
Многие руководители успешных компаний понимают важность управления основными бизнес-процессами. Данная задача сегодня должна быть основой стратегии любой организации.
Для того, чтобы эффективно управлять бизнес-процессами, их нужно выделить из общей массы задач (функций) и правильно описать. О том, для чего и как это делается, читайте здесь.
В настоящей статье я приведу очередной пример описанного бизнес-процесса, владельцем которого является руководитель компании - "Проведение совещания с управленческим составом". Другие мои статьи о проведении совещания руководителя компании с подчиненными (управленцами) можно прочитать здесь.
🚩 Описание бизнес-процесса
Перечислим основные положения бизнес-процесса "Проведение совещания с управленческим составом":
📌 Подтверждение даты и времени проведения совещания (информирование лица, ответственного за организацию совещания).
📌 Получение планов и отчетов управленцев (заместителей директора и/или руководителей структурных подразделений) - в электронном или бумажном варианте.
📌 Поочерёдное изучение планов и отчетов управленцев вместе с последним протоколом совещания, в том числе:
- фиксирование замечаний к предоставленным планам и отчётам (перечень и сроки запланированных задач, результаты исполнения запланированных задач и поручений);
- подготовка перечня новых задач для управленцев.
📌 Получение информации о сборе всех участников совещания в комнате переговоров и выход к ним.
📌 Приветствие управленческого состава.
📌 Поочерёдное обсуждение с каждым управленцем:
- замечаний по сданным отчётам и планам работ, в том числе с учётом последнего протокола совещания;
- новых задач - поручений, которые вносятся в новый протокол совещания;
- вопросов других участников совещания к работе управленца или его подразделению (направлению работы);
- вопросов самого управленца к директору или к другим управленцам.
📌 Озвучивание всему управленческому составу общей информации, требований и/или пожеланий к работе.
📌 Пожелание удачной рабочей недели управленческому составу.
📌 Рассмотрение представленного проекта протокола совещания, озвучивание замечаний.
📌 Утверждение окончательной редакции нового протокола совещания.
Кстати, ранее я описывал бизнес-процесс секретаря (помощника руководителя) - "Организация совещания руководителя с управленческим составом". Прочитать об этом можно здесь.
Рекомендации
Изучение директором компании планов и отчетов управленцев значительно сокращает время проведения совещания - участнику совещания не нужно озвучивать доклад (перечислять все что выполнено и запланировано), директор сам задаёт вопросы, причём только по тем запланированным или выполненным задачам, по которым у него возникли вопросы, дополнения или замечания.
О том, как управленцам составлять планы и отчёты, можно узнать здесь.
Рекомендую руководителям компаний:
👉 Установить для проведения совещаний следующий день недели: понедельник или первый рабочий день недели. Вторник или второй рабочий день недели необходимо закрепить в качестве резервного время для совещания (на случай наступления форс-мажорной ситуации, не позволяющей провести совещание в отведённое для этого время).
Аргументы. Управленцы должны своевременно и чётко понимать: свои планы на новую неделю (корректировки + новые поручения директора), правильность выполнененных задач (оценка директора), получить ответы на свои вопросы (согласования директора). В противном случае возникнет ситуация неопределённости, которая будет тормозить работу подразделения (проекта, направления работы) и компании в целом.
👉 Установить для проведения совещаний следующее утреннее время: +1 час к началу рабочего времени (например, вместо 09:00 назначить 10:00).
Аргументы. Утреннее время позволяет управленцам оперативно включиться в работу и получить нужные инструкции на рабочую неделю, которые нередко по цепочке доводятся до подчиненных. Время совещания "+1 час к началу рабочего дня" позволяет исключить опоздания управленцев на совещание, а также предоставляет возможность директору и всем управленцам подготовиться к совещанию.
👉 Использовать для подготовки к совещанию (изучение планов и отчетов, формирование перечня замечаний и новых задач) один час до начала совещания (например, с 9 до 10 часов понедельника) или последний час до завершения рабочей недели (например, с 17 до 18 часов пятницы).
Примечание. В этих целях рекомендуется установить время для сдачи планов и отчетов управленцами - "за 1 час до окончания рабочей недели" (до 17 часов пятницы).
🚩 Заключение
В настоящей статье мы рассмотрели:
✅ пример описания бизнес-процесса для руководителей компаний - "Проведение совещания с управленческим составом";
✅ рекомендации для руководителей компаний, касающиеся времени проведения совещания и подготовки к нему.
Если вам понравилась статья или она оказалась полезной - поддержите автора канала донатом (добровольным финансовым пожертвованием) на любую 💰 сумму.
Рекомендую подборки статей:
Подпишитесь на мой канал и читайте статьи для руководителей, офисных работников, маркетологов, hr-сотрудников, арендодателей, а также соискателей.
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#совещание#директор
#бизнеспроцесс#управленец
#управленческийсостав#команда
#сотрудник#работник
#подразделение#руководитель
#план#отчет#поручение#протокол
#задача#мероприятие#результат
#эффективность#результативность
#исполнительность
#своевременность
#планирование#организация
#контроль#координация
#мотивация#персонал
#система#работа#процесс
#управление#компания
#предприятие#организация
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин#казань
#azatkhabibullin#kazan#8