Кейс склада сырья для производства продуктов питания. Внедрить WMS или развить текущее решение?

Общая информация

Склад сырья при производстве продуктов питания. На складе компании используется учетная система (не WMS), в которой есть функционал адресного хранения, но он не настроен и не применяется. Товары хранятся на 4-ярусных стеллажах и в напольном хранении. Из особенностей: контроль качества при приемке, учет видов запаса, учет сроков годности и партий, особые требования контрагентов по формируемым паллетам (тип поддона, вес, печатные формы документов). Компания планирует открыть новый склад класса «А». В связи с этим остро встал вопрос автоматизации нового склада, а именно – каким путем следует пойти: настроить и использовать имеющийся в текущем решении функционал адресного хранения или внедрить полноценную систему управления складом?

Компания планирует открыть новый склад класса «А». В связи с этим остро встал вопрос автоматизации нового склада, а именно – каким путем следует пойти: настроить и использовать имеющийся в текущем решении функционал адресного хранения или внедрить полноценную систему управления складом?

Вопросы, с которыми пришел заказчик

• Позволит ли стандартный функционал текущего решения не только настроить адресное хранение на новом складе, но также оптимизировать складские процессы и повысить эффективность учета сырья?
• Сможет ли команда, состоящая только из разработчиков, внедрить на складе систему адресного хранения и повысить эффективность учета?
• Как объективно определить потребности склада в том или ином программном обеспечении?
• Следует ли на данном этапе вкладываться во внедрение системы управления складом (WMS) и не потратить деньги и время на систему и функционал, которые не будут полноценно использоваться на складе?
• Как правильно подойти к вопросу выбора программного обеспечения?

Важные вводные

1. На складе применяется только бумажная технология. Адресного хранения нет;
2. В компании приняты регламенты по работе с продукцией и эти регламенты четко соблюдаются сотрудниками склада;
3. Многие операции не отражаются в информационной системе (контроль качества при приемке, внутренние перемещения) ввиду того, что такого функционала в системе нет либо он не настроен;
4. Бизнес-процессы для нового склада не смоделированы и не описаны;
5. Руководство компании четко понимает потребности и готово принимать решения.

Так выглядит действующий склад сырья

Задачи консультанта

1. Изучить бизнес-процессы процессы и порядок взаимодействия с другими подразделениями на примере действующего склада;
2. Выполнить моделирование целевых бизнес-процессов для нового склада в двух вариантах: с системой WMS или без системы WMS (с использованием функционала адресного хранения в текущем ИТ-решении);
3. Выполнить оценку преимуществ и рисков обоих вариантов;
4. Составить перечень функциональных требований к складской информационной системе на новом складе с учетом целевых бизнес-процессов;
5. Изучить рынок и выполнить предварительную оценку сроков и стоимости внедрения системы WMS.

Решение

По итогам изучения бизнес-процессов на текущем складе, а также физических особенностей нового склада мною были предложены изменения в бизнес-процессах, направленные на их оптимизацию и повышение эффективности учета продукции, в том числе с перспективой применения маркировки для системы «Честный знак». Далее было выполнено моделирование целевых процессов для нового склада. При этом, принимались во внимание два варианта работы – с WMS и без WMS. После согласования концепции целевых бизнес-процессов был составлен подробный перечень функциональных требований к складской информационной системе. При этом, мы не привязывались к конкретным системам, а исходили только из потребностей склада, т.е. шли от бизнес-процесса, а не от функционала конкретных решений. Это - крайне важный момент, т.к. одна из причин неудач на многих проектах внедрения любых информационных систем – это игнорирование реальных потребностей бизнеса и подгонка бизнес-процессов под функционал внедряемого решения. Такого допускать нельзя!

План расстановки стеллажей на новом складе

Далее мы проанализировали составленный перечень функциональных требований и сравнили его со стандартным функционалом текущего решения (gap-анализ). Результат показал, что более 80% потребностей могут быть покрыты стандартом текущего решения. Остальное составляет разработку разной степени сложности. В компании работает собственный отдел разработчиков. Для них был выделен перечень разработок, которые были успешно выполнены в текущем решении и этот подход позволил без стресса для бизнеса настроить адресное хранение на новом складе.

В результате заказчик на данном этапе не стал вкладывать средства в покупку системы WMS, функционал которой был бы излишним для склада и не применялся бы в полной мере.

Что получил заказчик

• Полноценное использование стандартного функционала текущего решения на новом складе для настройки адресного хранения, оптимизации складских процессов и повышения эффективности учета продукции;
• Постановку конкретных задач команде разработчиков по настройке и доработкам стандартного функционала используемого решения под специфические потребности склада;
• Обоснованный вывод об отсутствии необходимости вложений в дополнительное программное обеспечение в пользу использования стандартного функционала ранее внедренной системы.
  

Возможно, в будущем компания вернется к вопросу внедрения специализированного решения по управлению складом, если к тому времени возникнет функциональный дефицит в текущем решении и внедрение системы WMS будет финансово оправдано. В таком случае я буду готов применить методологию «Эффективное внедрение» и помочь заказчику получить от проекта внедрения системы управления складом максимум преимуществ с минимизацией рисков и излишних затрат на проект.