Возможно, вы уже сталкивались с ситуацией, когда важный документ просто теряется или не возвращается от контрагента в срок. Стресса добавляют еще и налоговые проверки — когда нужно быстро найти нужную бумагу.
Но есть ли способ всегда быть уверенным, что все на месте? На самом деле решение уже есть, и оно намного проще, чем вы думаете. И название ему – штрихкодирование документов.
Как работает штрихкодирование
Штрихкодирование — это эффективный способ отслеживать каждый документ на всех этапах его движения. Рассмотрим, как это работает.
- Выгрузка документа. Найдите нужный документ в базе, распечатайте его и нанесите уникальный штрихкод.
- Отправка контрагенту. Отправляете документ контрагенту на подпись.
- Возврат документа. При возврате документа его штрихкод считывается с помощью сканера или вручную вводятся последние цифры.
- Регистрация возврата. После сканирования документ автоматически возвращается в архив, и вы получаете уведомление о его наличии.
- Хранение. Документ сохраняется в архиве, доступен для поиска и использования.
Почему стоит использовать штрихкодирование?
Каждый раз, когда вы не можете найти нужный документ или переживаете о его возврате, появляются лишние проблемы. Штрихкодирование решает все эти задачи.
Как именно оно помогает? Перечислим.
- Полный контроль. Вы всегда знаете, где находится каждый документ.
- Мгновенный поиск. Найдите документ за секунды с помощью штрихкода.
- Быстрая регистрация. Получили подписанный документ — быстро сканируйте его и возвращайте в архив.
- Актуальные данные. Знайте, какие документы актуальны, а какие нужно обновить.
- Подготовка к проверкам. Готовьте документы для налоговых проверок за считанные минуты.
Этот функционал реализован в решении для «1С» – «Скан-Архив». Если интересно, как именно это работает, мы можем провести для вас индивидуальную демонстрацию.
Остались вопросы? Мы всегда готовы ответить на них – вы можете написать нам здесь.