При оформлении поставки товаров может возникнуть ситуация, при которой количество товаров, зарегистрированное в финансовом документе Приобретение товаров и услуг, не совпадает с фактически принятым количеством. Предусмотрена возможность регистрировать данные о расхождениях и печатать сопутствующие документы: Акт о приемке товаров (ТОРГ-1) и Акт о расхождениях при поступлении товаров (ТОРГ-2, ТОРГ-3).
Для того чтобы регистрировать расхождения при поставке товаров, необходимо установить флажок Акты о расхождениях после приемки (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок).
При обнаружении расхождений при приемке товаров необходимо оформить документ Акт о расхождениях после приемки. Документ может быть оформлен по одному или нескольким документам поставки.
Порядок работы по регистрации расхождений при приемке товаров зависит от того, каким образом происходит приемка товаров;
- 1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад).
- 2-й вариант. Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад).
- 3-й вариант. Приемка товаров производится без финансовых документов (по договору). Регистрация финансовых документов производится позже. Расхождения регистрируются комплексно, по всем оформленным поставкам.
Рассмотрим порядок действий пользователей по регистрации расхождений при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.
1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад)
В документе Приобретение товаров и услуг на странице Товары заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.
При заполнении информации о фактически принятом товаре менеджер может использовать сканер штрихкодов или терминал сбора данных. Предусмотрена также возможность использования электронных весов для взвешивания весового товара. Предварительно все эти устройства должны быть подключены, а их параметры должны быть определены в обработке Подключаемое оборудование (раздел НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование). После заполнения информации о фактически поступивших товарах менеджер производит сверку поступивших товаров с теми позициями, которые указаны в печатной форме накладной поставщика.
Допустим, что в результате проверки обнаружилась: поставщик поставил нам товар «Вентилятор оконный» на одну штуку больше, а «Туалетный столик» на одну штуку меньше. Таким образом, есть расхождения между фактической поставкой и теми данными, которые указаны в печатной форме накладной. Для фиксации расхождений менеджер вводит на основании документа Приобретение товаров и услуг документ Акт о расхождениях после поступления товаров.
Документ вводится в статусе Не согласовано. При оформлении документа необходимо определить, как будут регистрироваться расхождения: будем мы исправлять текущую накладную или оформлять новый документ Корректировка поступления товаров. Использование того или иного варианта зависит от достигнутых соглашений с поставщиком: согласен он изменить документы поставки и откорректировать факт поставки товаров или нет. Будем считать, что в данном случае поставщик согласен изменить документы и скорректировать информацию о поставках товаров, поэтому установим вариант Изменить поступление.
Для фиксации информации о расхождениях перейдем на закладку Товары.
В колонке Факт введем информацию о фактически принятом товаре. При этом будет автоматически заполнена информация о расхождениях. Допустим, что мы согласны принять лишние товары и не требовать перепоставки. Введем комментарий для поставщика и отправим ему акт на согласование. После того как поставщик пришлет нам свое согласие на оформление расхождений, в документе Акт о расхождениях после поступления товаров нужно установить статус Отрабатывается и указать, как должны быть отработаны расхождения.
Варианты возможных способов отработки расхождений выбираются из списка, который открывается по команде Как отработать расхождения. Для разных строк можно установить различные варианты расхождений. Варианты расхождений задаются для выделенных строк документа.
В рассматриваемом примере поставщик согласился изменить накладную без переоформления поставки. Поэтому для недостач и излишков товаров выбираем вариант регистрации расхождений Оформить.
Получить консультацию по продуктам 1С вы можете -> здесь
После проведения документа Акт о расхождениях после поступления на закладке Основное появится гиперссылка Оформить документы.Используя ее, можно посмотреть список тех документов, которые необходимо изменить. В нашем примере будет предложено изменить документ Приобретение товаров и услуг.
При выполнении команды Изменить будет автоматически откорректирован документ Приобретение товаров и услуг. Недостача (разница в цене товаров) будет учтена в дальнейших взаиморасчетах с поставщиком.
На основании зарегистрированных данных о расхождениях можно распечатать акт о приемке товаров (ТОРГ-1), акты о расхождениях (ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если поставщик не признает ошибки при поставке товаров, то тогда следует выбрать вариант корректировки расхождений Недостачи (Излишки) при поступлении не согласованы с поставщиком. Недостачи можно списать за наш счет или за счет сторонней компании-перевозчика, а излишки отнести на прочие доходы. При выборе такого варианта корректировки расхождений будет предложено оформить документы Списание недостач товаров и Оприходование излишков товаров.
2-й вариант. Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад)
Рассмотрим следующую ситуацию. С поставщиком было заключено соглашение на поставку товаров, оформлен и подтвержден документ Заказ поставщику. В соответствии с перечнем товаров, зарегистрированных в заказе поставщику, поставщик доставил товары на склад. Кладовщик принял эти товары на склад. При приемке был оформлен документ Приходный ордер на товары в соответствии с распоряжением Заказ поставщику. Финансовые документы поставки поставщик прислал позже. Необходимо сверить фактическую поставку товаров с финансовыми документами поставщика.
В заказе поставщику с помощью отчета Состояние выполнения можно проконтролировать, какое количество товаров было принято на склад кладовщиком.
Анализируя информацию о приемке товаров по заказу поставщику с помощью отчета Состояние выполнения, мы видим, что есть несоответствие при поставке вентиляторов. Теперь нужно зарегистрировать информацию о финансовом документе поставки. Финансовый документ поставки оформляется на основании документа Заказ поставщику и полностью ему соответствует.
Будет перезаполнено количество фактически принятого товара и зарегистрированы расхождения.
Далее необходимо выполнить все те действия по фиксации расхождений, которые были описаны в предыдущем случае. По результатам анализа расхождений менеджер должен согласовать с поставщиком дальнейшие действия.
Статьи и новости от наших экспертов 1С:ERP -> перейти в Телеграм
Предположим, что по согласованию с поставщиком нам необходимо вернуть неправильно поставленный товар и оформить поставку недостающего товара. В этом случае выберем соответствующие варианты отработки расхождений:
- Оформить и ожидать поставку – для регистрации недостач товаров;
- Оформить и вернуть – для регистрации излишков товаров.
Следует обращать внимание на тот факт, что в прикладных решениях контролируется количество товаров, поступивших по заказу. Если фактически принято больше товаров, чем указано в заказе поставщику, то прикладное решение не сможет провести данный документ. В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Для добавления новой строки следует использовать команду Заполнить – Подобрать товары.
После регистрации расхождений будет предложено оформить документы Возврат товаров поставщику для возврата перепоставленного товара и Приобретение товаров и услуг для поступления недопоставленного товара.
Предусмотрена возможность откорректировать поставку товаров без оформления финансовых документов. Допустим, мы договорились с поставщиком, что он произведет замену товара без оформления финансовых документов. В этом случае нужно выбрать варианты корректировки расхождений Ожидать допоставку без оформления и Вернуть без оформления. После того как поставщик произвел замену товаров, оформляются соответствующие складские документы. Со склада списывается перепоставленный товар (документ Расходный ордер на товары), а на склад принимается недопоставленный товар (документ Приходный ордер на товары).
3-й вариант. Приемка товаров производится без финансовых документов (по договору). Регистрация финансовых документов производится позже. Расхождения регистрируются комплексно, по всем оформленным поставкам
Рассмотрим пример. С поставщиком «Инструменты 21 века» зарегистрированы соглашение и договор на регулярную поставку электротоваров на склад «Склад бытовой техники». Поставка товаров на склад регистрируется документами Приходный ордер на товары в рамках договора. Для регистрации такой поставки в договоре должен быть установлен вариант приемки По текущему договору (в том числе без документов).
Финансовые документы Приобретение товаров и услуг в рамках этого договора регистрируются бухгалтером. Необходимо зарегистрировать расхождения между фактической поставкой товаров на склад и оформленными финансовыми документами.
Поскольку финансовые документы уже зарегистрированы и по ним оформлены счета-фактуры, то при фиксации расхождений будем использовать вариант отражения расхождений с помощью документов Корректировка поступления.
Новый документ Акт о расхождениях после поступления оформим из списка документов Документы закупки (все) (раздел Закупки).
В новом документе указывается информация о поставщике, соглашении, договоре. Для подбора документов поставки надо нажать на гиперссылку Изменить. После заполнения списка товаров в соответствии с финансовыми документами необходимо заполнить фактическое количество и зарегистрировать расхождения. Эти действия производятся аналогично тому, как это было указано в предыдущих вариантах.
После того как документ будет проведен в статусе Обрабатывается, можно посмотреть список тех документов, которые необходимо оформить в соответствии с выбранными вариантами корректировки расхождений.
Печать акта приемки товаров и акта о расхождениях
В документе Акт о расхождениях после поступления предусмотрена возможность печати регламентированных форм акта приемки товаров (ТОРГ-1) и акта о расхождениях (формы ТОРГ-2, ТОРГ-3).
Если статья оказалась для вас полезной и интересной, поддержите нас своим лайком! 👍🏻 Ваше внимание помогает нам развиваться и создавать ещё больше ценного контента. Спасибо за вашу поддержку!
