В этой статье:
- Риски и проблемы в кадровом учете: что выявляет внутренний аудит кадров
- Какие документы и процессы включает кадровый аудит
- Типовые ошибки и примеры из практики кадрового аудита
- Рекомендации по организации кадрового аудита
- Внедрение результатов: эффекты и преимущества
В современных организациях корректное ведение кадровой документации и правильное оформление трудовых отношений критически важны для минимизации рисков — как юридических, так и финансовых. Ошибки в кадровых документах могут привести к штрафам, судебным спорам, конфликтам с сотрудниками, а в ряде случаев — к доначислению налогов или признанию трудовых отношений фиктивными. По этой причине внутренняя проверка документов и аудит персонала становятся инструментами, которые позволяют бизнесу заранее выявлять и устранять риски.
Внутренний аудит кадров — это системный подход к оценке состояния кадровых процессов, корректности оформления документов и соответствия действующему трудовому законодательству. Для финансовых директоров, главных бухгалтеров, собственников бизнеса и специалистов по внутреннему контролю важно не только избежать штрафов, но и обеспечить прозрачность, управляемость и эффективность работы с персоналом. Кадровый аудит позволяет выявить узкие места в кадровом учете, повысить уровень защищенности компании и улучшить бизнес-процессы.
Риски и проблемы в кадровом учете: что выявляет внутренний аудит кадров
Внутренний аудит кадров позволяет системно выявлять типичные ошибки и нарушения. На практике такие проверки нередко показывают:
- оформление трудовых отношений без письменного заключения договора;
- несоответствие документов требованиям Трудового кодекса и локальных нормативных актов;
- отсутствие или неправильное ведение трудовых книжек, личных дел, приказов по кадрам;
- неполное оформление трудовых договоров, соглашений, дополнительных соглашений;
- отсутствие обязательных инструктажей и подписей сотрудников;
- неправильное оформление приема, перевода, увольнения работников;
- ошибки в ведении табеля учета рабочего времени, графиков отпусков, командировочных удостоверений.
Нарушения оформления кадровых документов вызывают не только вопросы со стороны ГИТ и ФНС, но также могут усложнить разрешение трудовых споров и спорных ситуаций с сотрудниками. Поэтому аудит персонала — не формальность, а ключ к снижению потенциальных издержек.
Какие документы и процессы включает кадровый аудит
При проведении внутреннего аудита кадров специалисты анализируют следующие документы и положения:
Основные виды кадровых документов
- трудовые договоры (включая дополнительные соглашения);
- приказы по приему, переводу, увольнению сотрудников;
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД);
- личные карточки Т-2;
- трудовые договоры с дистанционными работниками;
- локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, коллективные договоры);
- табели учета рабочего времени, графики отпусков;
- журналы по охране труда, инструктажам, медицинским осмотрам.
Основные кадровые процессы для проверки
Аудитор обращает внимание на проработку и оформление:
- приема новых сотрудников, оформления их анкет, личных карточек, согласий на обработку персональных данных;
- оформления и учета испытательных сроков;
- перевода работников на другую должность или режим работы;
- увольнения, правильности оформления документов при расторжении;
- ведения кадровых резервов, учета отпусков, командировок, больничных.
Чек-лист для самостоятельной проверки
Перед кадровым аудитом целесообразно самостоятельно проверить:
- Наличие всех трудовых договоров (и дополнительных соглашений при изменениях).
- Своевременное и корректное оформление приказов по приему, переводу, увольнению.
- Полноту и актуальность личных дел сотрудников.
- Соответствие локальных нормативных актов актуальным требованиям законодательства.
- Учтены ли все отпуска, больничные, командировки документально.
- Корректность работы с персональными данными.
- Заполнение всех обязательных реквизитов документов.
Типовые ошибки и примеры из практики кадрового аудита
На практике внутренний аудит кадровых документов часто выявляет следующие недостатки:
- невнесение обязательных изменений в трудовые договоры при переводе сотрудника на дистанционную работу;
- отсутствие подписей сотрудников в журналах инструктажа;
- оформление отпусков «задним числом»;
- работники допускаются к работе без приказа о приеме и отсутствия ознакомления с должностной инструкцией;
- неправильное оформление дополнительных соглашений при изменении условий труда.
Пример: В одной компании при аудите выявлено, что при приеме сотрудников на дистанционную работу не заключались дополнительные соглашения, в результате чего возникли споры по оплате труда и компенсациям. После внедрения процедуры кадрового аудита этот риск был устранен на уровне документов, что снизило потенциальные затраты на судебные споры и повысило лояльность персонала.
Рекомендации по организации кадрового аудита
H3: Пошаговый алгоритм внутренней проверки кадровой документации
- Определить перечень проверяемых документов и процессов.
- Оценить соответствие трудовых договоров и приказов по приему установленным требованиям.
- Проверить полноту и актуальность личных дел сотрудников.
- Проанализировать исполнение локальных нормативных актов.
- Оценить порядок ведения учета отпусков, командировок, больничных.
- Провести выборочную проверку журналов инструктажей, ознакомительных листов.
- Подготовить рекомендации и план корректирующих мероприятий.
Кому поручить проверку
— Эксперту по внутреннему аудиту, обладающему компетенциями в трудовом праве и документообороте.
— Специализированной аутсорсинговой firmе, обладающей практикой в проведении кадрового аудита.
Внедрение результатов: эффекты и преимущества
Результаты внутреннего аудита кадров позволяют не только устранить текущие нарушения, но и выработать алгоритмы для их профилактики. К примеру, внедрение типовых форм, автоматизация документооборота и обучение кадровиков часто приводят к сокращению ошибок, прозрачности рабочих процессов и снижению рисков для бизнеса.
Преимущества регулярного кадрового аудита
- Минимизация юридических и финансовых рисков.
- Снижение вероятности проверок со стороны контролирующих органов.
- Повышение управляемости и прозрачности работы HR-службы.
- Формирование единого стандарта ведения документов.
Вывод
Проверка кадровой документации и трудовых отношений — это не только часть обязательных процедур, но и залог устойчивости бизнеса. Внутренний аудит кадров помогает своевременно выявлять и устранять риски, формировать эффективную систему управления персоналом и снижать административную нагрузку.
Если вы хотите получить гарантированно качественный кадровый аудит или остались вопросы — обратитесь за бесплатной консультацией к аудитору. Главное наше отличие от других аудиторских фирм — вас сразу консультирует аудитор, а не менеджер. Позвоните по телефону: +7 (495) 070 35 14.